Zo organiseer je een zomermarkt zonder last-minute chaos

Een zomermarkt organiseren begint niet met kraampjes neerzetten, maar met een vaste volgorde. Leg eerst datum, openingstijden en terrein vast en regel daarna vergunningen, reserveringen en deelnemers. Zodra de kraamhouders bekend zijn, kun je de indeling, communicatie en catering plannen. In de laatste week draait alles om bevestigen, controleren en klaarzetten: van kraamgewichten en kabelhaspels tot gekoelde dranken, bewegwijzering en betaalmogelijkheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2
Locatie en terrein indelen
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Reserveringen maken
5
Kraamhouders benaderen
2 personen
6
Deelnemersvoorwaarden versturen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie online plaatsen
9
Posters verspreiden
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Kraamindeling maken
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Weersverwachting controleren
15
Leveringen bevestigen
16
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Plattegrond afdrukken
19
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Marktkramen labelen
2 personen
24
Terrein controleren
2 personen
25
Leveringen ontvangen
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Marktkramen opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen plaatsen
2 personen
30
Stroom aansluiten
2 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Infobalie inrichten
2 personen
34
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
35
Hapjes klaarzetten
3 personen
36
Betaalpunt inrichten
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

40
Kraamhouders ontvangen
2 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Infobalie bemannen
2 personen
43
Kramen begeleiden
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee bijvullen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Tafels schoonhouden
2 personen
50
Voorraad controleren
51
Verlichting inschakelen
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Verkoop en catering afsluiten
3 personen
54
Kraamhouders uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Marktkramen afbreken
4 personen
56
Partytenten afbreken
4 personen
57
Tafels en stoelen verzamelen
3 personen
58
Decoratie verwijderen
2 personen
59
Afval sorteren
3 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Materialen controleren
2 personen
63
Materialen retourneren
2 personen
64
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
65
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
66
Locatie netjes opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Kleedjes voor tafelsaantal 16
Kraamgewichtenaantal 24
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Handwasbakkenaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Batterijlampenaantal 12
Contantgeldkistjesaantal 4
Mobiele betaalterminalsaantal 2
Megafoon

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Bloembakkenaantal 8
Kraamdoekenaantal 12
Naamkaartjesaantal 40
Houders voor bewegwijzeringaantal 12
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de kraamindeling pas nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Houd looppaden vrij en stuur de plattegrond en deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf naar alle kraamhouders.
Regel vergunningen en eventuele reserveringen zo vroeg mogelijk; zet voor jezelf een controletermijn van minimaal zes weken vóór de markt. Controleer daarna ook of leveringen en stroomvoorziening zijn bevestigd.
Maak een aparte deelnemerschecklist voor dieetwensen, naamkaartjes en voorwaarden. Vraag ontbrekende informatie uiterlijk twee weken vooraf op, zodat je niet op de opbouwdag nog gegevens hoeft te verzamelen.
Controleer het materiaal twee tot drie dagen vooraf: tel partytenten, marktkramen, tafels, kraamgewichten, bekers en serveermateriaal. Test bovendien verlengkabels, stekkerdozen, betaalterminals en koffiezetapparaten voordat alles naar het terrein gaat.
Plan op de ochtend zelf tijd voor terreincontrole, ontvangst van leveringen en het labelen van de kramen. Zet dranken koud, plaats bewegwijzering en controleer handwasbakken voordat bezoekers arriveren; een half uur speling voorkomt veel gehaast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomermarkt organiseren?: Begin bij voorkeur acht tot twaalf weken vooraf. Leg in de eerste twee weken de datum, openingstijden, locatie en vergunningen vast; daarna benader je kraamhouders en start je de promotie.
Wat moet je regelen voor een zomermarkt bij slecht weer?: Controleer de weersverwachting vanaf een week vooraf en nogmaals 24 uur voor de opening. Zorg dat partytenten stevig met kraamgewichten staan en spreek uiterlijk één dag vooraf af wie beslist over aanpassingen of annulering.
Hoe maak je een goede kraamindeling voor een zomermarkt?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en groepeer kramen die logisch bij elkaar passen. Houd doorgaans minimaal 1,5 meter vrij voor looppaden en stuur de definitieve plattegrond uiterlijk zeven dagen vooraf naar deelnemers.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een zomermarkt?: Reken voor een kleine markt minimaal drie uur opbouwtijd, exclusief de levering van materiaal. Plan extra tijd voor partytenten, stroom, marktkramen, bewegwijzering en een laatste terreincontrole; sluit de controle minstens 30 minuten voor opening af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.