Comment organiser un marché d'été sans rien oublier

Un marché d'été se prépare d'abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, les horaires et la répartition de l'espace avant de contacter les exposants. Les autorisations, les réservations et les conditions de participation doivent être réglées assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, coordonnez les inscriptions, le plan des stands, les livraisons et l'accueil, en gardant une solution pour la météo et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Faire les réservations
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Envoyer les conditions de participation
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
9
Distribuer les affiches
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Établir la répartition des stands
2 personnes
13
Envoyer les informations aux participants
14
Vérifier les prévisions météo
15
Confirmer les livraisons
16
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer le plan
19
Préparer la signalétique
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Étiqueter les stands du marché
2 personnes
24
Contrôler le site
2 personnes
25
Réception des livraisons
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Monter les stands de marché
4 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
2 personnes
30
Brancher l’électricité
2 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
34
Aménager le point de restauration
3 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Installer le point de paiement
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Installer la signalisation
2 personnes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

40
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Tenir le stand d’information
2 personnes
43
Accompagner les stands
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le café et le thé
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Garder les tables propres
2 personnes
50
Vérifier les stocks
51
Allumer l’éclairage
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Clôturer la vente et le service traiteur
3 personnes
54
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

55
Démonter les stands du marché
4 personnes
56
Démonter les tentes de fête
4 personnes
57
Rassembler les tables et les chaises
3 personnes
58
Retirer la décoration
2 personnes
59
Trier les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Nettoyer le site
4 personnes
62
Vérifier le matériel
2 personnes
63
Retourner les matériels
2 personnes
64
Ranger le stock restant
2 personnes
65
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
66
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Nappes de tableqté 16
Poids de standqté 24
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Lavabos pour les mainsqté 2

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Lampes à batterieqté 12
Caisses pour espècesqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Mégaphone

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Jardinièresqté 8
Draps de standqté 12
Badges nominatifsqté 40
Supports pour la signalétiqueqté 12
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifiez dès cette étape les autorisations nécessaires et la disponibilité des tentes, stands et tables pliantes.
Donnez aux exposants une date limite d'inscription située 4 à 6 semaines avant l'ouverture. Demandez leurs besoins alimentaires, électriques et d'espace avant d'établir la répartition des stands.
Préparez le plan du marché au moins 10 jours avant l'événement, puis envoyez les informations aux participants. Prévoyez des poids de stand, des rallonges et des caisses de rangement plutôt que de les chercher le matin même.
Contrôlez les livraisons et le stock de matériel 48 heures avant l'ouverture. Mettez les boissons au frais la veille et regroupez la vaisselle, les thermos, les machines à café et les lavabos pour les mains par zone.
Consultez les prévisions météo 3 jours avant, puis à nouveau le matin même. Vérifiez l'ancrage des tentes, préparez les lampes à batterie et gardez un mégaphone pour transmettre rapidement les consignes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d'été ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d'obtenir les autorisations, de réserver le matériel, de contacter les exposants et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché d'été ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue et fixez une clôture des inscriptions 4 à 6 semaines avant l'ouverture. Vous pourrez ainsi établir le plan des stands et envoyer les consignes à temps.
Quand vérifier le matériel d'un marché d'été ?: Faites un inventaire complet 48 heures avant l'événement, puis contrôlez le site et les livraisons le jour précédent. Vérifiez notamment les tentes, les poids, les tables, les rallonges et les moyens de paiement.
Que faire s'il pleut le jour du marché d'été ?: Prenez une décision opérationnelle au moins 24 heures avant, après une nouvelle vérification météo. Contrôlez l'ancrage des tentes, protégez les branchements et gardez des lampes à batterie pour les zones couvertes.

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