Zo organiseer je een zomerfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, de gastenlijst en de praktische randvoorwaarden. Zodra je weet hoeveel mensen komen, kun je tafels, stoelen, partytenten, koeling en geluidsapparatuur reserveren. Werk daarna toe naar het eten: verzamel dieetwensen, doe houdbare boodschappen eerder en bereid verse ingrediënten kort voor het feest. Controleer in de laatste week de weersverwachting en deel het slechtweerplan, parkeerinformatie en programma uiterlijk enkele dagen vooraf met je gasten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en gastenlijst vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Parkeerinformatie versturen
6
Weersverwachting controleren
7
Slechtweerplan bekendmaken
8
Tafels en stoelen reserveren
9
Partytenten reserveren
10
Koelboxen reserveren
11
Geluidsapparatuur reserveren
12
Spelmaterialen controleren
2 personen
13
Muziekselectie maken
14
Programma afdrukken
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Houdbare boodschappen doen
2 personen
18
Verse boodschappen doen
2 personen
19
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
20
Vlees en salades koelen
2 personen
21
Groenten wassen en snijden
2 personen
22
Desserts voorbereiden
2 personen
23
Barbecue voorbereiden
2 personen
24
Cateringlabels schrijven
25
EHBO-doos controleren
26
Toiletruimte controleren
27
Terrein maaien en vegen
2 personen
28
Afvalpunten bepalen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Buffettafels klaarzetten
2 personen
33
Bar inrichten
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Muziek testen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Verlichting ophangen
2 personen
38
Spelhoek inrichten
2 personen
39
Kinderhoek inrichten
2 personen
40
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
41
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

42
Barbecue aansteken
2 personen
43
Gasten ontvangen
2 personen
44
Aanwezigheid registreren
45
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Spelronde begeleiden
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
51
Barbecuebuffet serveren
3 personen
52
Salades en brood bijvullen
2 personen
53
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
54
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
55
Dessertbuffet serveren
2 personen
56
Muziek en dans begeleiden
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Eten en drinken opruimen
3 personen
61
Barbecue veilig doven
2 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
64
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
68
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
69
Verlichting verwijderen
2 personen
70
Versiering verwijderen
3 personen
71
Tenten afbreken
4 personen
72
Meubilair terugbrengen
3 personen
73
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
74
Overgebleven eten verdelen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen opbergen
76
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 10
Klapbankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Aluminium schalenaantal 12
Keukenweegschaal
Tafelaanstekersaantal 2
Ovenwantenaantal 4
Keukenhanddoekenaantal 8
Vershoudbakkenaantal 12
Keukenfolieaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Servetdispensersaantal 4

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokeraantal 2
Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 10
Naamkaartjesaantal 70
Menukaartenaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

jeu-de-boulesetsaantal 2
Badmintonsetsaantal 3
Frisbeesaantal 4
Voetbalaantal 2
Kegelsaantal 12
Springtouwaantal 4
Waterpistolenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de gastenlijst uiterlijk twee weken vooraf vast en verwerk aanmeldingen meteen. Vraag tegelijk naar dieetwensen, zodat je cateringlabels en aangepaste gerechten niet op de feestdag hoeft te regelen.
Reserveer meubilair, partytenten, koelboxen en geluidsapparatuur zodra je het verwachte aantal gasten kent. Reken per gast op een zitplaats en controleer of buffet- en bartafels niet dezelfde ruimte nodig hebben.
Doe houdbare boodschappen enkele dagen eerder en plan verse boodschappen voor de dag ervoor. Was en snijd groenten, bereid desserts en koel vlees en salades afgedekt; zet drank pas kort voor ontvangst klaar.
Maak uiterlijk drie dagen vooraf een slechtweerplan en stuur dit samen met parkeerinformatie. Controleer daarnaast de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf, omdat tenten, barbecue en zitplaatsen daarvan afhangen.
Leg programma, naamkaartjes, cateringlabels en spelmaterialen de avond ervoor klaar. Controleer ook de EHBO-doos en zet barbecuegereedschap, serveerschalen, tangen en opscheplepels bij de juiste werkplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je uitnodigingen voor een zomerfeest versturen?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 10 dagen voor het feest, zodat je eten, stoelen en servies op aantallen kunt afstemmen.
Wanneer moet je een partytent voor een zomerfeest reserveren?: Reserveer een partytent zodra de datum en het verwachte aantal gasten vaststaan, liefst 3 tot 4 weken vooraf. Wacht niet tot de weersverwachting betrouwbaar is: tegen die tijd kunnen tenten al vergeven zijn.
Wanneer doe je boodschappen voor een zomerfeest met barbecue?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 4 dagen vooraf en haal vlees, salades en andere verse producten uiterlijk 1 dag vooraf. Bewaar alles gekoeld en controleer op de feestdag opnieuw de temperatuur en houdbaarheid.
Wanneer maak je een slechtweerplan voor een zomerfeest?: Maak het plan uiterlijk 3 dagen vooraf en deel het meteen met de gasten. Controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend van het feest en bepaal dan of tenten, zitplaatsen en barbecue moeten worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.