Organiser une fête d’été, étape par étape

Commencez par fixer la date et le nombre d’invités, puis construisez le plan autour du repas, de l’espace et de la météo. Pour une fête d’été, les détails extérieurs prennent vite du temps : tables, chaises, tentes, glacières et solution de repli doivent être réservés avant les achats. Prévoyez aussi le suivi des inscriptions et des besoins alimentaires. Les préparatifs culinaires se répartissent ensuite entre produits non périssables, produits frais et mise au froid.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer les infos de parking
6
Vérifier les prévisions météo
7
Annoncer le plan en cas de mauvais temps
8
Réserver des tables et des chaises
9
Réserver des tentes de réception
10
Réserver des glacières
11
Réserver le matériel de sonorisation
12
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
13
Créer la sélection musicale
14
Imprimer le programme
15
Préparer les badges nominatifs
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
18
Faire les courses de produits frais
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Refroidir la viande et les salades
2 personnes
21
Laver et couper les légumes
2 personnes
22
Préparer les desserts
2 personnes
23
Préparer le barbecue
2 personnes
24
Rédiger les étiquettes du traiteur
25
Vérifier la trousse de premiers secours
26
Vérifier les toilettes
27
Tondre et balayer le terrain
2 personnes
28
Déterminer les points de déchets
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer les tables de buffet
2 personnes
33
Aménager le bar
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Tester la musique
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer l'éclairage
2 personnes
38
Aménager l’espace jeux
2 personnes
39
Aménager l’espace enfants
2 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
41
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

42
Allumer le barbecue
2 personnes
43
Accueillir les invités
2 personnes
44
Enregistrer la présence
45
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Animer le tour de jeu
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
51
Servir le buffet barbecue
3 personnes
52
Réapprovisionner les salades et le pain
2 personnes
53
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
54
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
55
Servir le buffet de desserts
2 personnes
56
Animer la musique et la danse
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Annoncer le dernier tour
59
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

60
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
61
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
64
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
68
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
69
Retirer l'éclairage
2 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Démonter les tentes
4 personnes
72
Ramener le mobilier
3 personnes
73
Retourner le matériel audio
2 personnes
74
Distribuer les restes
2 personnes
75
Ranger les objets trouvés
76
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 6
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 6
Tables de buffetqté 3
Nappesqté 10
Bancs pliantsqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 40
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux en aluminiumqté 12
Balance de cuisine
Bougies de tableqté 2
Gants de cuisineqté 4
Torchons de cuisineqté 8
Boîtes de conservationqté 12
Film alimentaireqté 2
Papier aluminiumqté 2
Distributeurs de serviettesqté 4

Équipement

Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 70
Cartes de menuqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Piles de rechangeqté 24

Matériel de sport

jeux de pétanqueqté 2
Sets de badmintonqté 3
Frisbeesqté 4
Footballqté 2
Cônesqté 12
Corde à sauterqté 4
Pistolets à eauqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et envoyez les invitations assez tôt pour obtenir une liste fiable. Relancez les personnes sans réponse au plus tard 7 jours avant la fête, puis notez séparément les besoins alimentaires.
Vérifiez les prévisions météo 5 à 7 jours avant, puis encore la veille. Si une tente ou un espace intérieur est nécessaire en cas de pluie, annoncez ce plan aux invités avant le jour J.
Réservez les tables, chaises, tentes, glacières et matériel de sonorisation dès que la date est fixée. Le mobilier extérieur et les équipements de refroidissement sont souvent les premiers éléments indisponibles.
Faites les courses en deux temps : produits non périssables quelques jours avant, produits frais la veille ou le matin même. Mettez les boissons, la viande et les salades au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient réellement froides au service.
Préparez le barbecue, les légumes, les desserts et les étiquettes du traiteur avant l’arrivée des invités. Gardez les ustensiles de barbecue, les pinces, les plateaux de service et la trousse de premiers secours dans un endroit accessible, plutôt que dans des cartons empilés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête d’été ?: Commencez au moins 3 à 4 semaines avant avec la date, la liste des invités et les réservations de mobilier. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la météo et les achats frais.
Combien de temps à l’avance envoyer les invitations ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la fête pour laisser le temps de répondre. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de prévoir les repas et les besoins alimentaires.
Quand acheter les boissons et les aliments pour un barbecue ?: Achetez les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les produits frais la veille ou le jour même. Mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début de la fête, selon la place disponible dans les glacières.
Que faire s’il pleut le jour de la fête d’été ?: Préparez une solution de repli avant la fête : tentes de réception, espace couvert ou changement d’organisation. Communiquez le plan aux invités dès que les prévisions deviennent défavorables, idéalement 24 heures à l’avance.

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