Sommerfest organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Ein gelungenes Sommerfest beginnt nicht mit dem Einkauf, sondern mit Termin, Gästeliste und einem realistischen Ablauf. Plane zuerst Platz, Sitzgelegenheiten und einen Schlechtwetterplan, bevor du Zelte, Tische und Kühlboxen reservierst. Danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und Ernährungswünsche, damit Mengen und Speisen stimmen. In den letzten Tagen werden haltbare Lebensmittel besorgt, frische Zutaten vorbereitet und Getränke, Fleisch und Salate durchgehend gekühlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Parkinformationen versenden
6
Wettervorhersage prüfen
7
Schlechtwetterplan bekannt geben
8
Tische und Stühle reservieren
9
Partyzelte reservieren
10
Kühlboxen reservieren
11
Tonanlage reservieren
12
Spielmaterialien prüfen
2 Personen
13
Musikauswahl treffen
14
Programm drucken
15
Namensschilder vorbereiten
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
18
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
19
Getränke gekühlt bereitstellen
2 Personen
20
Fleisch und Salate kühlen
2 Personen
21
Gemüse waschen und schneiden
2 Personen
22
Desserts vorbereiten
2 Personen
23
Grill vorbereiten
2 Personen
24
Catering-Etiketten schreiben
25
Erste-Hilfe-Kasten prüfen
26
Toilettenbereich prüfen
27
Gelände mähen und fegen
2 Personen
28
Müllstellen festlegen
29
Zelte aufbauen
4 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Buffet-Tische aufstellen
2 Personen
33
Bar einrichten
2 Personen
34
Musikanlage anschließen
2 Personen
35
Musik testen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
38
Spielecke einrichten
2 Personen
39
Kinderbereich einrichten
2 Personen
40
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
41
Snacks auslegen
2 Personen

Event

42
Grill anzünden
2 Personen
43
Gäste empfangen
2 Personen
44
Anwesenheit erfassen
45
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
2 Personen
47
Spielrunde betreuen
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Mülleimer leeren
2 Personen
50
Barbecuegerichte zubereiten
3 Personen
51
Barbecue-Buffet servieren
3 Personen
52
Salate und Brot nachfüllen
2 Personen
53
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
54
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
55
Dessertbuffet servieren
2 Personen
56
Musik und Tanz begleiten
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Letzte Runde ankündigen
59
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

60
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
61
Grill sicher löschen
2 Personen
62
Geschirr sammeln
3 Personen
63
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
64
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
68
Tonanlage abbauen
2 Personen
69
Beleuchtung entfernen
2 Personen
70
Dekoration entfernen
3 Personen
71
Zelte abbauen
4 Personen
72
Möbel zurückbringen
3 Personen
73
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
75
Fundstücke aufbewahren
76
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
BiertischeAnz. 6
KlappischeAnz. 4
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 6
BuffetischeAnz. 3
TischdeckenAnz. 10
KlappbänkeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare GläserAnz. 100
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 40
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
SchälchenAnz. 20
KannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
AluminiumschalenAnz. 12
Küchenwaage
TischanzünderAnz. 2
OfenhandschuheAnz. 4
KüchentücherAnz. 8
FrischhaltedosenAnz. 12
FrischhaltefolieAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
ServiettenhalterAnz. 4

Ausstattung

GrillfestAnz. 2
GrillzubehörAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdekorationAnz. 10
NamensschilderAnz. 70
SpeisekartenAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

Boule-SetsAnz. 2
BadmintonsätzeAnz. 3
FrisbeesAnz. 4
FußballAnz. 2
KegelAnz. 12
SpringseilAnz. 4
WasserpistolenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Gästeliste mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche vor dem Einkauf auswerten kannst.
Kläre den Wetterplan spätestens 3 Tage vor dem Fest und teile ihn den Gästen mit. Bei einem Fest im Freien müssen Partyzelte, Sitzplätze und der Standort des Buffets auch bei Regen funktionieren.
Reserviere Mietmobiliar und Ausstattung nicht erst in der letzten Woche. Für ein Sommerfest werden neben Tischen und Stühlen oft auch Kühlboxen, Tonanlage und Grillzubehör benötigt.
Teile den Einkauf in haltbare und frische Lebensmittel auf. Getränke können früher besorgt und gekühlt werden; Fleisch, Salate und geschnittenes Gemüse gehören erst kurz vor dem Fest in die Kühlung.
Plane am Veranstaltungstag feste Vorbereitungszeiten ein: Getränke frühzeitig kalt stellen, Grill und Buffet vor dem Eintreffen der Gäste aufbauen und Namensschilder, Programm sowie Erste-Hilfe-Kasten griffbereit halten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sommerfest organisieren?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Gästeliste und Einladungen. Mietmobiliar, Partyzelte und Kühlboxen solltest du möglichst direkt danach reservieren.
Wann sollte man die Einladungen zum Sommerfest verschicken?: Verschicke sie spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung innerhalb von 10 bis 14 Tagen, damit du Mengen, Sitzplätze und Ernährungswünsche planen kannst.
Wann prüft man die Wettervorhersage für ein Sommerfest?: Prüfe die Vorhersage erstmals etwa 7 Tage vorher und entscheide den Schlechtwetterplan spätestens 3 Tage vor dem Fest. Informiere die Gäste sofort, wenn sich Ort oder Ablauf ändern.
Wie lange vorher sollte man Essen und Getränke für ein Sommerfest einkaufen?: Haltbare Lebensmittel und Getränke kannst du 3 bis 5 Tage vorher kaufen. Frische Zutaten, Fleisch und Salate besorgst du am Vortag oder am Veranstaltungstag und lagerst sie bis zum Servieren gekühlt.

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