Cómo organizar una fiesta de verano sin imprevistos

Una fiesta de verano se organiza mejor en este orden: primero fecha e invitados, después espacio y alquileres, y al final comida, bebidas y montaje. En este plan encontrarás 76 tareas y 70 materiales para no dejar fuera detalles como las preferencias dietéticas, la sombra o el hielo. Reserva con tiempo las carpas, mesas, sillas, neveras portátiles y equipo de sonido. La víspera, deja listas las bebidas, las ensaladas y parte de la preparación de la barbacoa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y la lista de invitados
2 personas
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Enviar la información de aparcamiento
6
Comprobar el pronóstico del tiempo
7
Anunciar el plan para mal tiempo
8
Reservar mesas y sillas
9
Reservar carpas de fiesta
10
Reservar neveras portátiles
11
Reservar equipo de sonido
12
Comprobar el material de juegos
2 personas
13
Seleccionar la música
14
Imprimir el programa
15
Preparar tarjetas de nombre
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Comprar productos no perecederos
2 personas
18
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
19
Dejar las bebidas frías listas
2 personas
20
Enfriar la carne y las ensaladas
2 personas
21
Lavar y cortar las verduras
2 personas
22
Preparar los postres
2 personas
23
Preparar la barbacoa
2 personas
24
Escribir las etiquetas de catering
25
Comprobar el botiquín
26
Revisar el área de los baños
27
Cortar y barrer el terreno
2 personas
28
Determinar puntos de residuos
29
Montar tiendas
4 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Preparar las mesas del buffet
2 personas
33
Montar la barra
2 personas
34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
35
Probar la música
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Colgar la iluminación
2 personas
38
Montar el rincón de juegos
2 personas
39
Montar el rincón infantil
2 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Montar aperitivos
2 personas

Evento

42
Encender la barbacoa
2 personas
43
Recibir a los invitados
2 personas
44
Registrar la asistencia
45
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
46
Servir aperitivos
2 personas
47
Coordinar la ronda del juego
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Preparar platos de barbacoa
3 personas
51
Servir el buffet de barbacoa
3 personas
52
Reponer ensaladas y pan
2 personas
53
Servir por separado las comidas dietéticas
2 personas
54
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
55
Servir el bufé de postres
2 personas
56
Coordinar la música y el baile
57
Servir café y té
2 personas
58
Anunciar la última ronda
59
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

60
Recoger comida y bebida
3 personas
61
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Separar y desechar los residuos
3 personas
64
Limpiar mesas y sillas
3 personas
65
Limpiar el recinto
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
69
Retirar la iluminación
2 personas
70
Retirar la decoración
3 personas
71
Desmontar las tiendas
4 personas
72
Devolver el mobiliario
3 personas
73
Devolver el equipo de sonido
2 personas
74
Repartir la comida sobrante
2 personas
75
Guardar los objetos perdidos
76
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de cervezacant. 6
Mesas plegablescant. 4
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Mantelescant. 10
Bancos plegablescant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 80
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 100
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 40
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 20
Jarrascant. 8
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de aluminiocant. 12
Balanza de cocina
Encendedores de mesacant. 2
Guantes de hornocant. 4
Paños de cocinacant. 8
Recipientes herméticoscant. 12
Film de cocinacant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Dispensadores de servilletascant. 4

Equipo

Barbacoacant. 2
Utensilios de barbacoacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 10
Tarjetas de nombrecant. 70
Cartas del menúcant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles LEDcant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Material deportivo

juego de petancacant. 2
Sets de bádmintoncant. 3
Frisbeescant. 4
Fútbolcant. 2
Conoscant. 12
Cuerda para saltarcant. 4
Pistolas de aguacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, la lista de invitados y las inscripciones. Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia y cierra el número definitivo al menos 7 días antes para calcular comida, sillas, vasos y platos.
Resuelve primero lo que depende de reservas: carpas de fiesta, mesas, sillas, neveras portátiles y equipo de sonido. Hazlo con 2 o 3 semanas de margen, sobre todo si la fiesta coincide con un fin de semana concurrido.
Compra en dos fases: los productos no perecederos con varios días de antelación y los productos frescos el día anterior. Lava y corta las verduras, prepara los postres y deja las bebidas frías listas antes de que lleguen los invitados.
No dejes el plan meteorológico para el mismo día. Comprueba el pronóstico 48 horas antes, decide dónde irá la fiesta si llueve y comunica el cambio junto con la información de aparcamiento.
Monta el buffet y la barbacoa por zonas: coloca etiquetas de catering, bandejas, pinzas y cucharones antes de servir. Comprueba también el botiquín y el material de juegos; son detalles que suelen recordarse cuando ya hacen falta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de verano?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, enviar invitaciones y reservar carpas, mesas, sillas, neveras y sonido. Cierra las confirmaciones y las preferencias dietéticas 7 días antes.
¿Cuándo hay que comprar la comida para una fiesta de verano?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes y los frescos el día anterior. Prepara verduras, postres y ensaladas la víspera; deja la barbacoa lista el mismo día.
¿Cuántas bebidas necesito para una fiesta de verano?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por persona por cada hora adicional. Añade agua suficiente y enfría las bebidas con varias horas de margen, no justo antes de empezar.
¿Qué hago si llueve el día de la fiesta?: Decide el plan alternativo 48 horas antes y comunícalo en cuanto el pronóstico sea desfavorable. Las carpas de fiesta deben estar reservadas o confirmadas con tiempo; no esperes a la mañana del evento.

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