Zo organiseer je een zomerfeest zonder last-minute stress

Begin bij datum, locatie en het aantal gasten; pas daarna leg je programma, catering en materiaal vast. Controleer vroeg of je een vergunning nodig hebt en informeer buurtbewoners voordat uitnodigingen de deur uitgaan. Verzamel dieetwensen en deel vrijwilligers in met duidelijke tijdvakken. In de laatste week draait alles om leveringen, weersverwachting, koeling en een plan voor regen. Zo staan tenten, tafels, geluid en eten in de juiste volgorde klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Buurtbewoners uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Vrijwilligers indelen
2 personen
7
Weersverwachting volgen
8
Leveringen bevestigen
9
Muziekprogramma maken
10
Spelprogramma samenstellen
2 personen
11
Reservering geluidsapparatuur maken
12
Reservering partytenten maken
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Houdbare boodschappen kopen
2 personen
15
Verse boodschappen kopen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
4 personen
18
Groenten wassen en snijden
2 personen
19
Vlees en vleesvervangers portioneren
2 personen
20
Salades voorbereiden
2 personen
21
Marinades en sauzen klaarzetten
22
Materiaal verzamelen
3 personen
23
Lichtslingers testen
2 personen
24
Playlist offline opslaan
25
Weersplan communiceren
26
Terrein inspecteren
2 personen
27
Tenten opbouwen
6 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Buffettafels opstellen
3 personen
30
Bar inrichten
3 personen
31
Grill veilig plaatsen
3 personen
32
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
33
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
34
Microfoon testen
2 personen
35
Lichtslingers ophangen
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Spelmaterialen klaarzetten
2 personen
38
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
39
Buffetlabels plaatsen
2 personen
40
Allergeneninformatie plaatsen
41
Toiletten controleren
2 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Koelboxen vullen
3 personen
44
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
45
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
46
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
47
Ingang herkenbaar maken
2 personen

Event

48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Aanwezigheid registreren
2 personen
50
Welkomstdranken serveren
3 personen
51
Achtergrondmuziek starten
52
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
53
Spelronde begeleiden
2 personen
54
Hapjes aanvullen
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Tafels schoon en aangevuld houden
2 personen
57
Muziek en volume bedienen
58
Bar bedienen
3 personen
59
Barbecue aansteken
2 personen
60
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
61
Barbecuegerechten serveren
3 personen
62
Vegetarische gerechten markeren
63
Salades en brood aanvullen
2 personen
64
Koffie en thee serveren
2 personen
65
Dessertbuffet aanvullen
2 personen
66
Muziekprogramma afbouwen
67
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
68
Laatste afvalronde uitvoeren
2 personen
69
Grill veilig doven
2 personen

Nazorg

70
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
71
Lichtslingers verwijderen
3 personen
72
Versiering verwijderen
3 personen
73
Servies verzamelen
3 personen
74
Voedsel veilig verpakken
2 personen
75
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
76
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
77
Tenten afbreken
6 personen
78
Terrein schoonmaken
4 personen
79
Servies afwassen
3 personen
80
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
81
Meubilair schoonmaken
2 personen
82
Geleende spullen sorteren
2 personen
83
Geleende spullen retourneren
2 personen
84
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
85
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
86
Gevonden voorwerpen bewaren
87
Laatste terreincontrole uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Bartafelaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Biertafelsetsaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Koffiepottenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 3
Geluidsinstallatie
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Kookplatenaantal 2
Handmegafon

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 6
Barbecuespatelsaantal 4
Aluminium schalenaantal 12
Voorraadbakkenaantal 10
Flesopenersaantal 4
Kur...

Tips

Plan partytenten, geluidsapparatuur en eventuele leveringen uiterlijk twee weken vooraf. Test lichtslingers en geluidsinstallatie niet pas op de feestdag, maar zodra het materiaal binnen is.
Maak de gastenlijst uiterlijk één week voor het zomerfeest definitief. Gebruik de aanmeldingen en dieetwensen meteen voor porties, vegetarische opties en de indeling van vrijwilligers.
Koop houdbare boodschappen enkele dagen eerder en haal verse producten pas kort voor het feest. Bereid groenten, salades, marinades en porties vlees of vleesvervangers zo veel mogelijk op de dag ervoor.
Leg per vrijwilliger een starttijd en taak vast, bijvoorbeeld ontvangst, barbecue, buffet of opruimen. Plan ook iemand die tijdens het feest drank koelt en tafels aanvult; dat werk wordt vaak vergeten.
Volg de weersverwachting vanaf vijf dagen vooraf en communiceer het weersplan uiterlijk 24 uur voor aanvang. Zet tenten, tafels en kabels zo neer dat een regenbui niet meteen het buffet of de geluidsinstallatie raakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomerfeest organiseren?: Leg datum, locatie, vergunningen en reserveringen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Regel gasten, dieetwensen en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor het feest.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een zomerfeest controleren?: Controleer het weer vanaf 5 dagen vooraf dagelijks en nogmaals op de ochtend zelf. Deel je definitieve weersplan uiterlijk 24 uur van tevoren met gasten en vrijwilligers.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag van een zomerfeest?: Reserveer minimaal 4 uur voor opbouw, materiaalcontrole, koelen en het klaarzetten van eten. Begin bij voorkeur 5 tot 6 uur voor de ontvangst van de eerste gasten.
Wanneer moet ik drank en eten voor een zomerfeest inkopen?: Koop houdbare boodschappen 2 tot 4 dagen vooraf en verse boodschappen 1 dag vooraf of op de ochtend zelf. Zet dranken minimaal 3 uur voor aanvang in koelboxen of andere koeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.