Cómo organizar una fiesta de verano paso a paso

Una fiesta de verano se organiza mejor en este orden: confirma la fecha y el lugar, revisa los permisos y calcula cuántas personas asistirán. Después, cierra la comida, las bebidas, el sonido, las carpas y el programa de juegos. Las últimas 48 horas sirven para preparar los alimentos frescos, enfriar las bebidas y comprobar el tiempo. Así evitas improvisar cuando ya han llegado los invitados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Comprobar permisos
3
Invitar a los vecinos
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Asignar voluntarios
2 personas
7
Seguir la previsión del tiempo
8
Confirmar entregas
9
Crear el programa musical
10
Preparar el programa de juegos
2 personas
11
Hacer la reserva del equipo de sonido
12
Hacer la reserva de carpas de fiesta
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Comprar alimentos no perecederos
2 personas
15
Comprar alimentos frescos
3 personas
16
Enfriar bebidas
2 personas
17
Preparar aperitivos
4 personas
18
Lavar y cortar las verduras
2 personas
19
Porcionar carne y sustitutos de carne
2 personas
20
Preparar ensaladas
2 personas
21
Preparar marinadas y salsas
22
Reunir el material
3 personas
23
Probar las guirnaldas de luces
2 personas
24
Guardar la playlist sin conexión
25
Comunicar el plan meteorológico
26
Inspeccionar el recinto
2 personas
27
Montar tiendas
6 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar mesas de buffet
3 personas
30
Montar la barra
3 personas
31
Colocar la parrilla de forma segura
3 personas
32
Conectar la corriente y los cables
2 personas
33
Montar el sistema de sonido
3 personas
34
Probar el micrófono
2 personas
35
Colgar guirnaldas de luces
3 personas
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Preparar los materiales del juego
2 personas
38
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
39
Colocar las etiquetas del bufé
2 personas
40
Colocar información sobre alérgenos
41
Comprobar los baños
2 personas
42
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
43
Llenar las neveras portátiles
3 personas
44
Preparar café y té
2 personas
45
Preparar las provisiones del bar
2 personas
46
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
47
Hacer visible la entrada
2 personas

Evento

48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Registrar la asistencia
2 personas
50
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
51
Poner música de fondo
52
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
53
Coordinar la ronda del juego
2 personas
54
Reponer los aperitivos
2 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Mantener las mesas limpias y reabastecidas
2 personas
57
Controlar la música y el volumen
58
Atender la barra
3 personas
59
Encender la barbacoa
2 personas
60
Preparar platos de barbacoa
4 personas
61
Servir platos de barbacoa
3 personas
62
Marcar los platos vegetarianos
63
Reponer ensaladas y pan
2 personas
64
Servir café y té
2 personas
65
Reponer el buffet de postres
2 personas
66
Desmontar el programa musical
67
Despedir a los visitantes
3 personas
68
Realizar la última ronda de basura
2 personas
69
Apagar la parrilla de forma segura
2 personas

Seguimiento

70
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
71
Retirar las guirnaldas de luces
3 personas
72
Retirar la decoración
3 personas
73
Recoger la vajilla
3 personas
74
Empaquetar los alimentos de forma segura
2 personas
75
Clasificar y retirar residuos
3 personas
76
Recoger mesas y sillas
4 personas
77
Desmontar las tiendas
6 personas
78
Limpiar el recinto
4 personas
79
Lavar la vajilla
3 personas
80
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
81
Limpiar el mobiliario
2 personas
82
Clasificar los artículos prestados
2 personas
83
Devolver los objetos prestados
2 personas
84
Devolver el equipo de sonido
2 personas
85
Repartir la comida sobrante
2 personas
86
Guardar los objetos perdidos
87
Realizar la revisión final del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 90
Mesas de buffetcant. 4
Mesa alta de barcant. 2
Mantelescant. 10
Mesas con bancoscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 100
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Barbacoas de gascant. 2
Botellas de gascant. 3
Equipo de sonido
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Placas de cocinacant. 2
Megáfono de mano

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 6
Espátulas para barbacoacant. 4
Bandejas de aluminiocant. 12
Cajas de almacenamientocant. 10
Abridores de botellascant. 4
Kur...

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y los permisos. Hazlo con varias semanas de margen y avisa a los vecinos antes de enviar las invitaciones, especialmente si habrá música o mucha gente.
Pide las preferencias dietéticas al confirmar la asistencia. Separa las raciones de carne y sustitutos de carne y etiqueta las ensaladas, salsas y aperitivos para no resolver dudas en plena comida.
Reserva con antelación el equipo de sonido y las carpas de fiesta. Prueba las guirnaldas de luces, los altavoces y los cables al menos un día antes; el día del evento solo debería quedar el montaje.
Calcula las bebidas por tramos: unas 2 o 3 por persona durante la primera hora y después 1 por persona cada hora. Enfría una parte el día anterior y guarda otra en neveras portátiles para reponer sin abrir todo a la vez.
Prepara un plan meteorológico concreto y comunícalo antes del evento. Comprueba la previsión 48 y 6 horas antes, y decide de antemano dónde irán las mesas, la comida y los invitados si empieza a llover.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de verano?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar el lugar, los permisos, las carpas, el sonido y los voluntarios. Deja la compra de alimentos frescos y la preparación final para las últimas 24-48 horas.
¿Cuánta bebida necesito para una fiesta de verano?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por persona por cada hora adicional. Añade agua suficiente y reserva espacio en varias neveras portátiles para mantener la reposición fría.
¿Qué se prepara el día anterior en una fiesta de verano?: El día anterior puedes enfriar las bebidas, preparar aperitivos, lavar y cortar verduras, hacer marinadas y salsas y dejar lista la playlist sin conexión. También conviene probar las luces y reunir todo el material.
¿Qué hago si llueve durante la fiesta de verano?: Decide el plan B al menos 48 horas antes y vuelve a revisar la previsión 6 horas antes. Coloca las carpas de fiesta con espacio para proteger la comida y define quién moverá las mesas, las sillas y el equipo eléctrico.

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