Zo organiseer je een zomerfeest zonder last-minute stress

Begin met de locatie, datum en tijden en werk daarna vooruit naar gasten, eten en leveranciers. Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen, zodat je barbecue, salades en drank gericht kunt plannen. Regel tegelijk een slechtweerplan: partytenten en een alternatieve indeling zijn op de dag zelf lastig te improviseren. Plan de opbouw in vaste blokken en richt buffet, drankpunt, verlichting en muziek vóór de eerste gasten komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie bevestigen
2
Datum en tijden vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers reserveren
7
Weersverwachting controleren
8
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
2 personen
10
Voorraad controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Vlees marineren
2 personen
14
Groenten wassen en snijden
3 personen
15
Sauzen en salades voorbereiden
2 personen
16
Muziek afspeellijst maken
17
Locatie en terrein inspecteren
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
20
Bar en buffet opstellen
3 personen
21
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
22
Verlichting ophangen
3 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Muziek aansluiten
2 personen
25
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
26
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
27
Eten en snacks uitstallen
3 personen
28
Toiletten controleren
29
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

30
Gasten ontvangen
2 personen
31
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
32
Hapjes serveren
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Barbecue aansteken
2 personen
36
Barbecuegerechten bereiden
4 personen
37
Buffet aanvullen
3 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Muziek en verlichting controleren
40
Laatste ronde serveren
2 personen
41
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Eten veilig opbergen
3 personen
43
Barbecue laten afkoelen
2 personen
44
Servies verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Partytenten afbreken
4 personen
48
Versiering verwijderen
2 personen
49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Terrein schoonmaken
4 personen
51
Afval wegbrengen
2 personen
52
Materialen controleren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Grote tangenaantal 4
Mengkommenaantal 5
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegers en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en vraag om een duidelijke aanmelding. Noteer dieetwensen en allergieën meteen in één overzicht, niet verspreid over berichten.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig dan ook het slechtweerplan. Partytenten, tafels en stoelen moeten op tijd beschikbaar zijn; opbouwen kost al snel 1 tot 2 uur.
Doe de boodschappen nadat je het aantal aanmeldingen hebt verwerkt. Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en marineer vlees de avond ervoor, zodat je op de feestdag alleen nog hoeft af te werken.
Bereid groenten, sauzen en salades eerder op de dag en zet serveerschalen, tangen, borden en bestek klaar voordat de barbecue aangaat. Richt het buffet en drankpunt op aparte plekken in, zodat gasten elkaar niet ophouden.
Inspecteer het terrein vóór de opbouw op losse kabels, ongelijke ondergrond en plekken waar water blijft staan. Test muziek, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 1 uur voor aankomst en hang verlichting vóór het donker wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een zomerfeest organiseren?: Leg locatie, datum en tijden bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen 3 tot 4 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen van tevoren.
Hoeveel drank heb je nodig voor een zomerfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast doorlopend water en koel de voorraad uiterlijk 4 uur vooraf.
Wanneer controleer je het weer voor een zomerfeest?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het feest. Bevestig dan de partytenten of andere slechtweeroplossing en pas de terreinindeling aan.
Hoe lang duurt de opbouw van een zomerfeest?: Plan voor partytenten, tafels, stoelen, buffet, drankpunt, muziek en decoratie minimaal 2 uur met meerdere helpers. Test verlichting en muziek uiterlijk 1 uur voordat de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.