Zo organiseer je een zomerfeest zonder last-minute stress

Begin met het aantal gasten en werk daarna terug vanaf de feestdag. Regel eerst de locatie, uitnodigingen en barbecues; pas daarna bepaal je menu, drank en materiaal. Verzamel dieetwensen meteen met de aanmeldingen, zodat je voorraad en buffet kunt labelen. In de laatste week controleer je tenten, tafels, stoelen, stroom en verlichting. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: eerst beschutting en veiligheid, daarna eten, drinken, muziek en versiering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatiebevestiging regelen
5
Barbecues reserveren
6
Menu en aantallen bepalen
2 personen
7
Boodschappenlijst opstellen
8
Meubilair en materialen controleren
2 personen
9
Niet-bederfelijke boodschappen doen
2 personen
10
Materialen ophalen
2 personen
11
Dranken koud zetten
2 personen
12
Decoratie sorteren
2 personen
13
Voorraad en dieetwensen labelen
2 personen
14
Locatie inspecteren
2 personen
15
Boodschappen ophalen
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Barbecues veilig plaatsen
2 personen
19
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
20
Muziekinstallatie testen
2 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Buffet en bar inrichten
3 personen
23
Salades en hapjes voorbereiden
3 personen
24
Toilet en handenwasplek controleren
25
Voorraad en afvalpunten klaarzetten
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Hapjes aanvullen
2 personen
30
Barbecue aansteken
2 personen
31
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
32
Barbecuegerechten serveren
3 personen
33
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
34
Afval verzamelen
2 personen
35
Laatste drankronde serveren
2 personen
36
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Barbecues doven en afkoelen
2 personen
38
Eten en dranken veilig opbergen
2 personen
39
Servies en glazen verzamelen
3 personen
40
Locatie opruimen
4 personen
41
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Decoratie verwijderen
2 personen
45
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
46
Materialen schoon en droog opbergen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 70
Serveerbordenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Aluminium grillschalenaantal 6
Vleesthermometersaantal 2

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelkrattenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Plakbandaantal 4
Tafeldecoratieaantal 8

Sportmateriaal

Oudhollandse spelletjesaantal 4
Voetballenaantal 2
Mikadoaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handvegers en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Veiligheid

EHBO-doos
Brandblusdekenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het feest. Vraag in hetzelfde bericht naar dieetwensen en noteer die per gast, niet op losse briefjes.
Bepaal het menu nadat je het definitieve aantal gasten hebt. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet niet-bederfelijke boodschappen enkele dagen eerder klaar.
Controleer 2 dagen vooraf of je voor elke tafel een passende combinatie van borden, glazen, bestek, serveerborden en tangen hebt. Denk ook aan snijplanken en messen voor het voorbereiden van salades en hapjes.
Bouw partytenten en zet barbecues op vóór je de rest van het terrein aankleedt. Houd barbecues vrij van tentdoek en looproutes, test verlengkabels en stekkerdozen en controleer of de verlichting na zonsondergang voldoende is.
Maak op de feestdag aparte, duidelijk gelabelde plekken voor voorraad, dieeteten en afval. Zet toilet, handenwasplek, koelboxen en thermoskannen vóór aankomst van de gasten klaar; dat voorkomt zoeken zodra het druk wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomerfeest organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met locatie, uitnodigingen en barbecues. Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren en leg het menu 7 dagen voor het feest vast.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een zomerfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zet dranken minstens enkele uren vooraf koud en houd extra water apart, vooral bij warm weer.
Wanneer zet ik de partytenten en barbecues op?: Zet partytenten en barbecues op voordat tafels, buffet en versiering komen, bij voorkeur 2 tot 3 uur voor de ontvangst. Zo kun je de plaatsing, veiligheid en looproutes nog aanpassen.
Hoe voorkom ik problemen met dieetwensen op een zomerfeest?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding en verzamel ze uiterlijk 7 dagen vooraf. Label de aparte voorraad en serveerschalen vóór het buffet opengaat, zodat gasten niet hoeven te raden wat ze kunnen eten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.