Comment organiser une fête d’été sans rien oublier

Pour une fête d’été, commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver le lieu, les barbecues et le mobilier. Les quantités de nourriture et de boissons doivent être fixées assez tôt pour faire les courses en deux temps : produits non périssables, puis produits frais. Le jour même, prévoyez plusieurs heures pour installer les tentes, les tables, l’éclairage, le buffet et les zones de déchets. Les oublis les plus fréquents concernent les boissons à refroidir, les rallonges, les toilettes et le lavage des mains.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Organiser la confirmation du lieu
5
Réserver les barbecues
6
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
7
Établir la liste de courses
8
Vérifier le mobilier et le matériel
2 personnes
9
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
10
Récupérer le matériel
2 personnes
11
Mettre les boissons au frais
2 personnes
12
Trier la décoration
2 personnes
13
Étiqueter les stocks et les besoins alimentaires
2 personnes
14
Inspecter le lieu
2 personnes
15
Récupérer les courses
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Monter les tentes de réception
4 personnes
18
Installer les barbecues en toute sécurité
2 personnes
19
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
20
Tester l’installation musicale
2 personnes
21
Suspendre la décoration
3 personnes
22
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
23
Préparer les salades et les amuse-bouches
3 personnes
24
Vérifier les toilettes et le point de lavage des mains
25
Mettre en place les stocks et points de déchets
2 personnes

Événement

26
Accueillir les invités
2 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
30
Allumer le barbecue
2 personnes
31
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
32
Servir les plats de barbecue
3 personnes
33
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
34
Rassembler les déchets
2 personnes
35
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
36
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

37
Éteindre et laisser refroidir les barbecues
2 personnes
38
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
2 personnes
39
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
40
Ranger le lieu
4 personnes
41
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
42
Essuyer les tables et les chaises
2 personnes
43
Démonter les tentes de fête
4 personnes
44
Retirer la décoration
2 personnes
45
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
46
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couverts réutilisablesqté 70
Assiettes de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Thermosqté 4
Plateaux à grillades en aluminiumqté 6
Thermomètres à viandeqté 2

Équipement

Barbecuesqté 2
Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Caisses réfrigéréesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 4
Décoration de tableqté 8

Matériel de sport

Jeux traditionnels hollandaisqté 4
Ballons de footballqté 2
Mikadoqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Balais et pelleqté 2
Serpillièresqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Couverture anti-feuqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la fête. Vous pourrez ainsi recueillir les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires avant de calculer le menu.
Réservez les barbecues, les tentes et le mobilier dès que le lieu est confirmé, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Vérifiez aussi les tables, les chaises, les nappes et la vaisselle disponibles : le matériel manquant est difficile à remplacer le jour même.
Faites les courses en deux étapes : les produits non périssables 5 à 7 jours avant, puis les produits frais la veille ou le matin même. Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez selon la durée et la météo.
Installez les barbecues sur une surface stable et dégagée, puis testez l’alimentation, les rallonges, les multiprises, l’éclairage et la musique avant l’arrivée des invités. Gardez les lampes à piles comme solution de secours si la fête se prolonge après la tombée de la nuit.
Consacrez 2 à 3 heures à l’installation : tentes, tables, chaises, buffet, bar, décoration et zones de déchets. Étiquetez les stocks et les plats répondant à des besoins alimentaires particuliers pour éviter les erreurs au moment du service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête d’été ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la fête et demandez une réponse définitive 7 jours avant. Ce délai laisse le temps de confirmer le nombre de participants et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour une fête d’été ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge si la fête se déroule par forte chaleur et mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités.
Combien de temps faut-il pour installer une fête d’été ?: Prévoyez 2 à 3 heures pour installer les tentes, le mobilier, les barbecues, l’éclairage, le buffet et la décoration. Faites l’inspection du lieu et les tests techniques au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités.
Quand faire les courses pour une fête d’été ?: Achetez les produits non périssables 5 à 7 jours avant, puis les produits frais la veille ou le matin de la fête. Refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance et récupérez le matériel réservé avant le début de l’installation.

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