Zo organiseer je een zomerfeest in een zorginstelling

Begin niet met versiering of boodschappen, maar met het programma, de datum en de deelnemers. Bij een zomerfeest in een zorginstelling bepalen bewoners, familie, dieetwensen en toegankelijkheid hoeveel voorbereiding nodig is. Werk daarna in vaste stappen: uitnodigen, aanmelden verwerken, begeleiding indelen en pas dan inkopen en opbouwen. Controleer het weer vooraf en plan extra tijd voor stoelen, rolstoeltafels, partytenten en een rustige plek. Zo voorkom je dat de opbouw klaar is terwijl belangrijke informatie nog ontbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Bewoners en familie uitnodigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Toegankelijkheid inventariseren
2 personen
7
Reservering van extra stoelen maken
8
Partytenten reserveren
9
Muziek en afspeellijst voorbereiden
10
Spelmaterialen controleren
2 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Definitieve gastenlijst maken
13
Dieetoverzicht afdrukken
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Koelproducten controleren
2 personen
16
Versiering sorteren
2 personen
17
Spellen en prijzen klaarzetten
2 personen
18
Bewonersbegeleiding indelen
2 personen
19
Kleding en naamkaartjes klaarleggen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels aankleden
3 personen
23
Versiering ophangen
3 personen
24
Licht en kabels aanleggen
2 personen
25
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
26
Veilige looproutes vrijmaken
2 personen
27
Spelstations inrichten
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Buffet opbouwen
3 personen
32
Dieetmaaltijden apart klaarzetten
2 personen
33
Naamkaartjes neerleggen
34
Welkomsttafel inrichten
2 personen
35
Toiletten controleren
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

37
Gasten ontvangen
4 personen
38
Bewoners naar zitplaatsen begeleiden
5 personen
39
Welkomstdrankjes uitdelen
3 personen
40
Openingswoord verzorgen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Hapjes serveren
4 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Muziek bedienen
45
Fotomoment begeleiden
2 personen
46
Bingo begeleiden
2 personen
47
Bingoprijzen uitdelen
48
Rolstoelplaatsen vrijhouden
2 personen
49
Rustruimte beschikbaar houden
50
Barbecue veilig bedienen
3 personen
51
Barbecuebuffet aanvullen
3 personen
52
Salades en brood serveren
3 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
55
Dessert serveren
3 personen
56
Dans en muziek begeleiden
2 personen
57
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
58
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

59
Etensresten veilig koelen
2 personen
60
Buffet afbreken
3 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval sorteren
2 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Partytenten afbreken
4 personen
65
Versiering verwijderen
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Vloeren en terrassen schoonmaken
3 personen
68
Toiletten schoonmaken
2 personen
69
Koelers en apparatuur reinigen
2 personen
70
Spelmateriaal opbergen
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 75
Rolstoeltafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Rustruimtefauteuilsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Mokkenaantal 30
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerkommenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Catering

Boodschappen

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Windlichtenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Fotowand
Fotoaccessoiresaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Barbecuesaantal 2
Partytentgewichtenaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Tangenaantal 8
Barbecuetangenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Serveerlepelsaantal 10

Sportmateriaal

Bingokaartenaantal 100
Bingomolen
Bingoballenaantal 90
Ringwerpset
Sjoelbak
Zachte ballenaantal 12
Kegelsaantal 10
Bingoprijzenaantal 20

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6
Handgelhoudersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften meteen bij de aanmelding. Druk het definitieve dieetoverzicht op de feestdag af en leg het bij het buffet, zodat begeleiders niet met losse briefjes hoeven te werken.
Maak de gastenlijst uiterlijk enkele dagen voor het feest definitief. Reserveer op basis daarvan extra stoelen en controleer afzonderlijk hoeveel rolstoeltafels en rustruimtefauteuils nodig zijn.
Plan de opbouw in deze volgorde: partytenten, tafels en stoelen, licht en kabels, buffet, versiering en geluidsapparatuur. Test muziek en kabels voordat bewoners en familie arriveren.
Controleer de weersverwachting niet alleen op de ochtend zelf, maar ook de dag ervoor. Beslis dan al waar partytenten, tafels en een binnenruimte komen te staan; wachten tot het laatste moment maakt de opbouw onnodig krap.
Zet spelmaterialen, prijzen, naamkaartjes, kleding en de afspeellijst apart klaar voordat de boodschappen binnenkomen. Zo blijven kleine benodigdheden zichtbaar en verdwijnen ze niet tussen servies, tafelkleden en cateringartikelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een zomerfeest in een zorginstelling?: Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je aanmeldingen, dieetwensen, toegankelijkheid en begeleiding tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een zomerfeest versturen?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het feest. Vraag daarin direct om aanmelding, dieetwensen en informatie over toegankelijkheid, zodat je uiterlijk 1 week vooraf een definitieve gastenlijst kunt maken.
Hoeveel extra stoelen moet je reserveren voor een zorginstellingfeest?: Reserveer minimaal 10% extra stoelen boven op het verwachte aantal gasten. Controleer daarnaast apart de behoefte aan rolstoeltafels, omdat een gewone stoel niet altijd als vervanging kan dienen.
Wanneer controleer je het weer voor een zomerfeest buiten?: Bekijk de weersverwachting 2 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van het feest. Leg bij twijfel partytenten en een alternatief binnen klaar; wacht niet tot vlak voor de ontvangst met opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.