Organiser une fête d’été en établissement de soins

Une fête d’été en établissement de soins demande surtout une bonne coordination entre résidents, familles et équipe. Commencez par fixer la date et le programme, puis avancez dans l’ordre : invitations, inscriptions, besoins alimentaires, accessibilité, matériel et installation. Prévoyez une solution pour la chaleur ou la pluie, et désignez clairement les personnes qui accompagnent les résidents. Les oublis les plus fréquents concernent les places adaptées, les régimes particuliers, les câbles et le temps nécessaire au montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Inviter les résidents et la famille
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Recenser l’accessibilité
2 personnes
7
Faire une réservation de chaises supplémentaires
8
Réserver des tentes de réception
9
Préparer la musique et la playlist
10
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
11
Vérifier les prévisions météo
12
Établir la liste définitive des invités
13
Imprimer l’aperçu du régime
14
Faire les courses
3 personnes
15
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
16
Trier la décoration
2 personnes
17
Préparer les jeux et les prix
2 personnes
18
Répartir l’accompagnement des résidents
2 personnes
19
Préparer les vêtements et les badges nominatifs
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Monter les tentes de réception
4 personnes
22
Dresser les tables
3 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Installer les lumières et les câbles
2 personnes
25
Installer l’équipement sonore
2 personnes
26
Dégager les voies de circulation sécurisées
2 personnes
27
Installer les stations de jeu
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Préparer le café et le thé
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Monter le buffet
3 personnes
32
Préparer séparément les repas diététiques
2 personnes
33
Déposer les badges nominatifs
34
Installer la table d’accueil
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

37
Accueillir les invités
4 personnes
38
Accompagner les résidents vers leurs places
5 personnes
39
Distribuer les boissons de bienvenue
3 personnes
40
Faire le discours d’ouverture
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Servir des amuse-bouches
4 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Gérer la musique
45
Animer le moment photo
2 personnes
46
Animer le bingo
2 personnes
47
Distribuer les prix du bingo
48
Réserver des places pour fauteuils roulants
2 personnes
49
Garder la salle de repos disponible
50
Utiliser le barbecue en toute sécurité
3 personnes
51
Réapprovisionner le buffet barbecue
3 personnes
52
Servir les salades et le pain
3 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
55
Servir le dessert
3 personnes
56
Animer la danse et la musique
2 personnes
57
Accompagner les départs
4 personnes
58
Rassembler les objets perdus

Suivi

59
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
60
Démonter le buffet
3 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Trier les déchets
2 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer les sols et les terrasses
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Nettoyer les refroidisseurs et le matériel
2 personnes
70
Ranger le matériel de jeu
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 75
Tables pour fauteuils roulantsqté 4
Tabourets de barqté 4
Tables de buffetqté 3
Fauteuils de l’espace de reposqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 80
Tassesqté 30
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Petits bolsqté 20
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Catering

Courses

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 12
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Lanternesqté 12
Badges nominatifsqté 80
Mur photo
Accessoires photoqté 20

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Barbecuesqté 2
Poids pour tente de réceptionqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Pincesqté 8
Pinces de barbecueqté 4
Pains de glaceqté 20
Cuillères de serviceqté 10

Matériel de sport

Cartes de bingoqté 100
Boule de bingo
Boules de bingoqté 90
Set de lancer d’anneaux
Jeu de palets
Balles souplesqté 12
Cônesqté 10
Prix du bingoqté 20

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Fixez la date et le programme au moins quatre semaines à l’avance. Gardez une marge d’environ 30 minutes pour les arrivées, les déplacements et l’installation des résidents.
Demandez les inscriptions avec les besoins alimentaires et d’accessibilité, puis relancez les familles sept à dix jours avant la fête. Le nombre final d’invités détermine les chaises, les tables adaptées, la vaisselle et les portions.
Vérifiez la météo 72 heures avant, puis à nouveau le matin même. Une tente de réception ne remplace pas un espace de repli : prévoyez où installer les résidents si la pluie, le vent ou la chaleur rendent l’extérieur inconfortable.
Répartissez l’accompagnement résident par résident avant le jour de la fête. Chaque accompagnant doit connaître les déplacements prévus, les pauses et l’emplacement de l’espace de repos.
Commencez le montage au moins deux heures avant l’arrivée des invités. Installez d’abord les tentes, tables et chaises, puis le buffet, la décoration, l’éclairage et enfin la sonorisation afin de limiter les câbles dans les zones de passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête d’été en établissement de soins ?: Prévoyez quatre à six semaines pour gérer les invitations, les inscriptions, les régimes alimentaires et l’accessibilité. Réservez les tentes et les chaises supplémentaires dès que la date est fixée.
Quand confirmer le nombre d’invités pour une fête en établissement de soins ?: Demandez une réponse environ trois semaines avant l’événement et arrêtez la liste définitive sept à dix jours avant. Gardez quelques portions et places de réserve pour les changements de dernière minute.
Comment prévoir les repas et les régimes alimentaires des résidents ?: Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifiez l’aperçu du régime deux à trois jours avant la fête. Contrôlez les produits réfrigérés le jour même et séparez clairement les préparations particulières.
À quel moment installer une fête d’été en extérieur ?: Commencez l’installation environ deux heures avant l’arrivée des invités, et davantage si les tentes ou l’équipement sonore demandent un montage. Vérifiez la météo la veille et le matin même avant de sortir les tables et la décoration.

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