Sommerfest in der Pflegeeinrichtung organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Legen Sie Datum und Programm mindestens vier bis sechs Wochen vorher fest. Planen Sie dabei feste Ruhezeiten und einen geschützten Rückzugsraum ein, damit Bewohner nicht den ganzen Nachmittag im Trubel bleiben müssen.
• Verschicken Sie die Einladungen früh und setzen Sie eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Fest. Fragen Sie nicht nur nach der Personenzahl, sondern auch nach Rollstuhlplätzen, Begleitpersonen und Ernährungswünschen.
• Prüfen Sie die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher und legen Sie eine klare Entscheidung für Partyzelte oder eine geschützte Innenlösung fest. Zusätzliche Stühle, Rollstuhltische und Ruhemöbel sollten dann bereits reserviert sein.
• Erstellen Sie am Vortag eine endgültige Gästeliste und drucken Sie die Diätübersicht aus. Bereiten Sie Namensschilder getrennt nach Bewohnern, Familien und Mitarbeitenden vor, damit die Begleitung vor Ort schnell zugeordnet werden kann.
• Beginnen Sie am Veranstaltungstag mit Zelten, Tischen und Stühlen, bevor Sie eindecken und dekorieren. Verlegen Sie Licht- und Tonkabel erst nach der Wegeplanung und testen Sie die Tonanlage mindestens 60 Minuten vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Sommerfest in einer Pflegeeinrichtung planen?

Starten Sie etwa sechs Wochen vorher mit Datum und Programm. Einladungen sollten spätestens vier Wochen vor dem Fest verschickt werden, damit Anmeldungen, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit rechtzeitig erfasst werden können.

Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?

Setzen Sie die Anmeldefrist ungefähr 14 Tage vor dem Sommerfest. Die endgültige Gästeliste sollte spätestens am Vortag erstellt werden, damit Sitzplätze, Verpflegung und Bewohnerbegleitung passend eingeteilt werden können.

Was muss man bei einem Sommerfest mit Rollstuhlfahrern einplanen?

Erfassen Sie den Unterstützungsbedarf bereits mit der Anmeldung und reservieren Sie die benötigte Zahl an Rollstuhltischen und breiten Sitzplätzen. Prüfen Sie die Wege am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden vor Beginn auf Kabel, Möbel und Engstellen.

Wann sollte man den Aufbau am Festtag beginnen?

Planen Sie für Zelte, Mobiliar, Eindecken, Dekoration und Technik mindestens drei Stunden ein. Die Tonanlage, Beleuchtung und Wege sollten spätestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste geprüft sein.

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