Cómo organizar una fiesta de verano en una institución sanitaria

Una fiesta de verano en una institución sanitaria necesita más planificación que una celebración informal. Empieza por fijar la fecha y el programa, y después confirma quién asistirá, qué apoyo necesitan los residentes y qué preferencias dietéticas hay. La accesibilidad, las carpas y las sillas adicionales deben resolverse antes de comprar o decorar. En los últimos días, trabaja con una lista definitiva de invitados, un resumen de dietas y un horario claro para que el montaje y la atención durante la fiesta no recaigan en las mismas personas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Invitar a residentes y familiares
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Inventariar la accesibilidad
2 personas
7
Hacer una reserva de sillas extra
8
Reservar carpas de fiesta
9
Preparar la música y la lista de reproducción
10
Comprobar el material de juegos
2 personas
11
Comprobar el pronóstico del tiempo
12
Hacer la lista definitiva de invitados
13
Imprimir el resumen de dietas
14
Hacer la compra
3 personas
15
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
16
Clasificar la decoración
2 personas
17
Preparar juegos y premios
2 personas
18
Asignar la atención a los residentes
2 personas
19
Preparar la ropa y las tarjetas con nombres
20
Montar mesas y sillas
4 personas
21
Montar las carpas
4 personas
22
Preparar las mesas
3 personas
23
Colgar la decoración
3 personas
24
Instalar luces y cables
2 personas
25
Montar el equipo de sonido
2 personas
26
Despejar las rutas de paso seguras
2 personas
27
Montar las estaciones de juegos
3 personas
28
Enfriar las bebidas
2 personas
29
Preparar café y té
2 personas
30
Preparar aperitivos
4 personas
31
Montar el buffet
3 personas
32
Preparar por separado las comidas de dieta
2 personas
33
Colocar los carteles de nombre
34
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
35
Comprobar los baños
36
Probar el sistema de sonido
2 personas

Evento

37
Recibir a los invitados
4 personas
38
Guiar a los residentes hacia sus asientos
5 personas
39
Repartir bebidas de bienvenida
3 personas
40
Dar el discurso de apertura
41
Servir café y té
3 personas
42
Servir aperitivos
4 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Controlar la música
45
Coordinar el momento de fotos
2 personas
46
Acompañar el bingo
2 personas
47
Repartir los premios del bingo
48
Mantener libres los asientos para sillas de ruedas
2 personas
49
Mantener disponible la zona de descanso
50
Operar la barbacoa con seguridad
3 personas
51
Reponer el buffet de barbacoa
3 personas
52
Servir ensaladas y pan
3 personas
53
Servir comidas especiales
2 personas
54
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
55
Servir el postre
3 personas
56
Coordinar la danza y la música
2 personas
57
Coordinar la despedida y la salida
4 personas
58
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

59
Enfriar de forma segura los restos de comida
2 personas
60
Desmontar el bufé
3 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Clasificar residuos
2 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las carpas
4 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar los suelos y las terrazas
3 personas
68
Limpiar los baños
2 personas
69
Limpiar enfriadores y equipos
2 personas
70
Guardar el material del juego
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Guardar el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 75
Mesas para silla de ruedascant. 4
Taburetes de barcant. 4
Mesas de buffetcant. 3
Sillones de la sala de descansocant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 80
Tazascant. 30
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Catering

Compras

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 8
Farolescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 80
Photowall
Accesorios de fotografíacant. 20

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófonocant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Barbacoascant. 2
Pesos para carpa plegablecant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 3
Pinzascant. 8
Pinzas para barbacoacant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Cucharones de servircant. 10

Material deportivo

Cartones de bingocant. 100
Bombo de bingo
Bolas de bingocant. 90
Set de lanzamiento de anillas
Juego de mesa de hockey
Pelotas blandascant. 12
Conoscant. 10
Premios de bingocant. 20

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Cierra las inscripciones antes de hacer la compra. Con la lista definitiva puedes calcular las raciones, separar las dietas y prever mesas para silla de ruedas, sillas extra y espacio suficiente para los residentes.
Comprueba la accesibilidad antes de distribuir las mesas. Deja recorridos despejados y reserva con antelación las sillas adicionales y las mesas adecuadas para personas usuarias de silla de ruedas.
No dejes las carpas para el último día: consulta el pronóstico y confirma su reserva con varios días de margen. Así tendrás tiempo para ajustar el programa si el calor o la lluvia cambian las condiciones.
Prepara por separado la ropa, las tarjetas con nombres, los juegos, los premios y el resumen de dietas. Son elementos pequeños que suelen olvidarse cuando todo el equipo está ocupado montando mesas, decoración y sonido.
Haz una prueba de luces, cables y equipo de sonido antes de que lleguen los invitados. Asigna también quién atenderá a cada residente durante la fiesta, en lugar de improvisarlo cuando empiece la música.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de verano en una residencia?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Cierra la lista definitiva y las dietas al menos 5 días antes; reserva carpas y sillas adicionales cuanto antes.
¿Cuándo hay que preguntar por las dietas de los invitados?: Incluye la pregunta en la inscripción y recopila las respuestas antes de hacer la compra. Imprime un resumen definitivo entre 1 y 2 días antes para que quien prepare y sirva la comida pueda consultarlo fácilmente.
¿Cómo se organiza una fiesta de verano accesible para residentes?: Revisa la accesibilidad antes de decidir la distribución y cuenta las necesidades de cada residente y familiar. Deja los recorridos despejados, prepara mesas para silla de ruedas y confirma las sillas extra al menos una semana antes.
¿Cuándo se monta todo para la fiesta de verano?: Monta mesas, sillas, carpas y decoración el mismo día con varias horas de margen, según el tamaño del recinto. La música, las luces, los cables y el sonido deben probarse antes de que llegue el primer invitado.

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