Zo organiseer je een zomerdansfeest zonder last-minute stress

Begin vier tot zes weken vooraf met de gastenlijst, locatie en een plan voor goed én slecht weer. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en bepaal hoeveel zit- en staplekken je nodig hebt. Werk daarna toe naar muziek, verlichting, catering en de technische opbouw. Op de dag zelf draait alles om een vrije dansvloer, gekoelde dranken en een geluids- en stroomtest voordat de eerste gasten komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Reservering locatie bevestigen
5
Muziekprogramma samenstellen
6
Afspeellijsten downloaden
7
Weersvoorspelling controleren
8
Leveringen controleren
2 personen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Hapjes inkopen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Fruit wassen en snijden
2 personen
15
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Dansvloer vrijmaken
2 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Geluid aansluiten
2 personen
21
Geluidsniveau testen
2 personen
22
Verlichting aansluiten
2 personen
23
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Welkomsttafel inrichten
2 personen
26
Buffettafels inrichten
3 personen
27
Drankenstation inrichten
2 personen
28
Afvalpunten plaatsen
29
Toiletten controleren
30
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
31
Aanmeldlijst klaarleggen
32
Vrijwilligers instrueren

Event

33
Deuren openen
2 personen
34
Gasten verwelkomen
2 personen
35
Aanwezigheid registreren
2 personen
36
Polsbandjes uitdelen
37
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
38
Muziek starten
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Dansvloer begeleiden
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Buffet aanvullen
2 personen
43
Koffie en thee bijvullen
44
Afvalbakken legen
2 personen
45
Toiletten tussentijds controleren
46
Lichtstanden aanpassen
47
Avondhapjes serveren
3 personen
48
Verjaardagsmoment begeleiden
2 personen
49
Laatste ronde aankondigen
50
Muziek beëindigen
51
Gasten uitzwaaien
2 personen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

53
Restanten gekoeld wegzetten
2 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Geluid demonteren
2 personen
56
Verlichting demonteren
2 personen
57
Versiering verwijderen
3 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
60
Servies verzamelen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval sorteren
2 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Toiletten schoonmaken
2 personen
65
Meubilair terugplaatsen
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Restanten opruimen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
DJ-laptop
Microfoonaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 2
Laptopoplader

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-spotsaantal 4
Discolampenaantal 2
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Papieren waaiersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Drankdispensersaantal 3
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de weersvoorspelling uiterlijk 48 uur vooraf en beslis dan definitief waar de partytenten komen. Zet tafels en stoelen zo neer dat de dansvloer ook bij een bui vrij blijft.
Test geluid en stroom voordat je de versiering ophangt. Sluit actieve speakers, mengpaneel en laptop aan, controleer de microfoon en plak verlengkabels en kabelhaspels veilig af.
Download afspeellijsten minimaal één dag vooraf en laad de DJ-laptop en telefoon volledig op. Zet een reserve-afspeellijst klaar voor het geval wifi of streaming uitvalt.
Koel dranken ten minste vier uur vooraf en reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Zet herbruikbare glazen, wijnglazen en een duidelijk inzamelpunt klaar voordat de gasten arriveren.
Bereid fruit en hapjes zoveel mogelijk dezelfde dag voor, maar begin met snijden en klaarzetten uiterlijk drie uur voor aanvang. Controleer leveringen en boodschappen voordat je de buffettafels en welkomsttafel inricht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zomerdansfeest organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met locatie, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de muziek, materialen en catering uiterlijk één week voor het feest; controleer het weer 48 uur vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een zomerdansfeest?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Voor de resterende uren kun je gemiddeld één tot twee drankjes per persoon per uur aanhouden en zorg je daarnaast voor voldoende water.
Wanneer zet ik de muziek en verlichting klaar?: Bouw geluid en verlichting minimaal twee uur voor aanvang op. Test speakers, mengpaneel, microfoon, LED-verlichting en stroomkabels voordat de gasten binnenkomen.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een zomerdansfeest?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over het weerplan. Gebruik partytenten voor eten en zitplaatsen, houd de dansvloer vrij en controleer of alle kabels en stekkerdozen droog en veilig liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.