Cómo organizar una fiesta de baile de verano
Una fiesta de baile de verano se organiza mejor empezando por el recinto, el número de invitados y el plan musical. Después se cierran las inscripciones, las preferencias dietéticas y las compras, antes de pasar al montaje. La pista debe quedar despejada y el sonido, la iluminación y los cables se prueban antes de que lleguen los invitados. Reserva también tiempo para enfriar bebidas, preparar aperitivos y reaccionar a la previsión meteorológica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Confirmar la reserva del recinto
- 5
Preparar el programa musical
- 6
Descargar listas de reproducción
- 7
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 8
Comprobar las entregas
2 personas
- 9
Comprobar la lista de la compra
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Enfriar bebidas
2 personas
- 12
Comprar aperitivos
2 personas
- 13
Preparar aperitivos
3 personas
- 14
Lavar y cortar la fruta
2 personas
- 15
Preparar café y té
2 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
3 personas
- 18
Despejar la pista de baile
2 personas
- 19
Montar las carpas
4 personas
- 20
Conectar el sonido
2 personas
- 21
Probar el nivel de sonido
2 personas
- 22
Conectar la iluminación
2 personas
- 23
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
- 24
Colgar la decoración
3 personas
- 25
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
- 26
Montar mesas de buffet
3 personas
- 27
Montar la estación de bebidas
2 personas
- 28
Colocar puntos de recogida de basura
- 29
Comprobar los baños
- 30
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
- 31
Preparar la lista de registro
- 32
Instruir a los voluntarios
Evento
- 33
Abrir las puertas
2 personas
- 34
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 35
Registrar la asistencia
2 personas
- 36
Repartir pulseras
- 37
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 38
Poner la música en marcha
- 39
Servir aperitivos
3 personas
- 40
Coordinar la pista de baile
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Reponer el bufé
2 personas
- 43
Reponer café y té
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Comprobar los baños periódicamente
- 46
Ajustar los modos de iluminación
- 47
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
- 48
Guiar el momento de cumpleaños
2 personas
- 49
Anunciar la última ronda
- 50
Finalizar la música
- 51
Despedir a los invitados
2 personas
- 52
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 53
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
- 54
Apagar el equipo
2 personas
- 55
Desmontar el sonido
2 personas
- 56
Desmontar la iluminación
2 personas
- 57
Retirar la decoración
3 personas
- 58
Desmontar las carpas
4 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 60
Recoger la vajilla
2 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Clasificar residuos
2 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Limpiar los baños
2 personas
- 65
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 66
Inventariar materiales
2 personas
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 68
Recoger los restos
2 personas
- 69
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetes de barcant. 8
- Mantelescant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 80
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Copas de vinocant. 40
- Tazas de cafécant. 40
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 80
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil para DJ
- Micrófonocant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Enrollacablescant. 2
- Cargador de portátil
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Focos LEDcant. 4
- Luces de discotecacant. 2
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Globoscant. 150
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Abanicos de papelcant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Decoración de mesacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 100
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas para servircant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite para las inscripciones. Así sabrás cuántas sillas, vasos, platos y raciones necesitas antes de hacer la compra.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día de la fiesta. Separa los aperitivos y platos especiales, y etiqueta las bandejas para evitar dudas durante el servicio.
- Prepara el programa musical y descarga las listas de reproducción al menos 24 horas antes. Prueba el portátil, la mesa de mezclas, los altavoces y el micrófono en el recinto, no solo en casa.
- Monta primero las mesas, las sillas y las carpas; después despeja la pista de baile. Deja un paso libre hacia la bienvenida, el buffet y las bebidas para que no se formen cruces de gente.
- Comprueba el pronóstico y las entregas el día anterior y vuelve a revisarlos el mismo día. Enfría las bebidas con varias horas de margen, fija los cables con cinta y prueba la iluminación antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de baile de verano?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar el recinto, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Reserva los últimos 2 días para compras, entregas, bebidas y comprobaciones técnicas.
- ¿Cuándo debo preparar la música y probar el sonido?
- Prepara y descarga las listas de reproducción al menos 24 horas antes. Haz una prueba completa de altavoces, mesa de mezclas, micrófono y cables entre 2 y 3 horas antes de recibir a los invitados.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una fiesta de baile?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade opciones sin alcohol y enfría una parte al menos 4 horas antes.
- ¿Qué hago si llueve durante la fiesta de baile de verano?
- Comprueba la previsión 48 horas antes y de nuevo la mañana del evento. Monta las carpas con tiempo, protege el equipo eléctrico y deja despejado un recorrido cubierto entre la entrada, las mesas y la pista.
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