Zo organiseer je een zomerborrel zonder last-minute stress

Begin een zomerborrel ongeveer vier weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Vraag meteen naar dieetwensen en geef een uiterste aanmelddatum, zodat je het menu, meubilair en de boodschappen kunt afstemmen. Controleer in de laatste week de weersverwachting en beslis waar tenten, tafels en stoelen komen te staan. Op de dag zelf werk je van opbouw naar ontvangst: eerst de ruimte, daarna buffet en drankenstation, en pas als laatste de hapjes en gekoelde drankjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie en ruimte reserveren
6
Meubilair reserveren
7
Menu en drankkaart bepalen
2 personen
8
Boodschappenlijst opstellen
9
Weersverwachting controleren
10
Definitieve aantallen doorgeven
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Materialen verzamelen
2 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Groenten en fruit wassen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Broodjes en salades bereiden
3 personen
17
Buffet schikken
2 personen
18
Tenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Tafelkleden en servies klaarzetten
3 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Verlichting aansluiten
2 personen
23
Muziek aansluiten
2 personen
24
Drankenstation inrichten
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten

Event

26
Gasten ontvangen
2 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Buffet aanvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Glazen en servies ophalen
2 personen
32
Afval verzamelen
2 personen
33
Toiletten aanvullen

Nazorg

34
Overgebleven eten koelen
2 personen
35
Meubilair afbreken
4 personen
36
Versiering en verlichting verwijderen
2 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Afval afvoeren
2 personen
40
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schaaltjesaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Menukaartenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 2
IJscontainersaantal 4
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Koffiethermoskannenaantal 3
Waterkokersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Afwasteilaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-buitenlampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging vier weken vooraf en zet de aanmelddatum op uiterlijk zeven dagen voor de borrel. Dan heb je nog tijd om definitieve aantallen, dieetwensen en meubilair door te geven.
Maak het menu uiterlijk twee weken vooraf definitief. Plan naast hapjes en salades ook broodjes, fruit en een duidelijke keuze voor alcoholvrije drank; die worden vaak pas op het laatste moment aangevuld.
Controleer het weer vijf dagen vooraf en nogmaals de ochtend zelf. Bij kans op regen moeten partytenten, verlichting en verlenghaspels klaarstaan voordat je tafels, stoelen en het buffet opbouwt.
Zet gekoelde dranken minimaal vier uur vooraf in koelboxen of drankdispensers. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en houd water de hele middag zichtbaar beschikbaar.
Reserveer de laatste 60 minuten voor de ontvangstzone: zet glazen, servies, menukaarten en een tafel voor binnenkomende gasten klaar. Bouw het buffet zo op dat gasten aan één kant pakken en niet terug hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren stuur je uitnodigingen voor een zomerborrel?: Stuur de uitnodigingen ongeveer vier weken vooraf. Geef gasten minimaal drie weken om te reageren en sluit de aanmeldingen zeven dagen voor de borrel, zodat je aantallen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel drank heb je nodig voor een zomerborrel?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna ongeveer één tot twee per uur. Zet daarnaast per persoon minstens een halve liter water klaar en koop extra ijs voor de laatste drie uur.
Wanneer controleer je het weer voor een zomerborrel buiten?: Controleer de weersverwachting vijf dagen vooraf en opnieuw op de ochtend van de borrel. Regel bij kans op regen uiterlijk twee dagen vooraf partytenten en bepaal waar tafels, stoelen en verlichting droog blijven.
Wanneer bereid je het eten voor een zomerborrel?: Was groenten en fruit de dag ervoor en maak salades, broodjes en hapjes zo veel mogelijk op dezelfde dag. Begin drie uur vooraf met de koude voorbereiding en schik het buffet maximaal 30 minuten voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.