Comment organiser un afterwork d'été

Un afterwork d'été se prépare dans un ordre précis : confirmer les participants, réserver le lieu, puis régler le repas, les boissons et le matériel. Commencez par le nombre d'invités, car il détermine les tables, les chaises, les verres et les quantités à acheter. Prévoyez aussi une solution en cas de pluie si l'événement se déroule dehors. Les dernières heures servent à refroidir les boissons, préparer le buffet et installer l'espace sans courir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver le lieu et la salle
6
Réserver le mobilier
7
Définir le menu et la carte des boissons
2 personnes
8
Établir la liste de courses
9
Vérifier les prévisions météo
10
Communiquer les chiffres définitifs
11
Faire les courses
3 personnes
12
Rassembler le matériel
2 personnes
13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
14
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Préparer les sandwiches et les salades
3 personnes
17
Disposer le buffet
2 personnes
18
Monter les tentes
4 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer les nappes et la vaisselle
3 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Brancher l’éclairage
2 personnes
23
Brancher la musique
2 personnes
24
Installer le bar à boissons
2 personnes
25
Aménager la table d'accueil

Événement

26
Accueillir les invités
2 personnes
27
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
28
Servir des amuse-bouches
3 personnes
29
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
32
Rassembler les déchets
2 personnes
33
Réapprovisionner les toilettes

Suivi

34
Réfrigérer les restes
2 personnes
35
Démonter le mobilier
4 personnes
36
Retirer la décoration et l’éclairage
2 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Évacuer les déchets
2 personnes
40
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 4
Tables de bièreqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Petits bolsqté 12
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 12
Cartes de menuqté 8

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Conteneurs à glaceqté 4
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Thermos à caféqté 3
Bouilloiresqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Bac à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes extérieures LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d'inscription au moins 7 jours avant l'afterwork. Demandez en même temps les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires afin d'adapter les sandwiches, salades et encas.
Réservez le lieu, les tentes, les tables et les chaises dès que la date est connue, idéalement 3 à 4 semaines à l'avance. Pour un espace extérieur, vérifiez aussi les possibilités de branchement électrique et l'éclairage.
Calculez les boissons sur la base de 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis environ 1 verre par heure. Mettez les bouteilles et les distributeurs au frais plusieurs heures avant l'arrivée, avec des glacières et des contenants à glace séparés.
Transmettez les chiffres définitifs au traiteur, au lieu ou à l'équipe d'achat 3 à 5 jours avant l'événement. Faites les courses après cette confirmation, en gardant une petite marge pour le pain, les fruits et les boissons sans alcool.
Gardez au moins 90 minutes pour l'installation finale : monter les tentes, placer les tables et les chaises, préparer le buffet, brancher la musique et aménager l'accueil. Testez les rallonges, les multiprises et les haut-parleurs avant l'arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un afterwork d'été ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, le mobilier et les tentes. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être clôturés environ 7 jours avant, puis les quantités définitives confirmées 3 à 5 jours avant.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un afterwork d'été ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une réponse définitive 7 jours avant afin d'avoir le nombre de participants et les informations alimentaires à temps.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un afterwork ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne durant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Prévoyez plusieurs options sans alcool et faites refroidir les boissons au moins 4 heures avant le début.
Que prévoir en cas de pluie pour un afterwork extérieur ?: Décidez d'une solution de repli au plus tard 48 heures avant, après avoir vérifié les prévisions météo. Si vous utilisez des tentes, vérifiez dès la réservation leur capacité, leur stabilité et l'accès à l'électricité.

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