Zo organiseer je een zeilwedstrijd zonder verrassingen

Begin niet met de catering, maar met de wedstrijd zelf: datum, locatie, vergunning, format en veiligheidsplan bepalen de rest. Werk daarna de baan uit met start- en finishgebied, boeien, ankers en een veiligheidsboot. Open pas de inschrijving wanneer regels, startgroepen en deelnemersformulier klaarstaan. In de laatste week controleer je weer, bemanning, communicatie en materiaal; op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke briefing en een actuele deelnemerslijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
5
Startgroepen indelen
2 personen
6
Deelnemersformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijvingen openen
9
Wedstrijdregels publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Contactgegevens controleren
13
Reservering clubhuis maken
14
Start- en finishgebied bepalen
3 personen
15
Boeienplan uitwerken
2 personen
16
Veiligheidsboot regelen
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Startnummers voorbereiden
2 personen
20
Prijzen en certificaten regelen
21
Vrijwilligers instrueren
3 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Weer en vaarwater controleren
2 personen
27
Veiligheidsmateriaal inspecteren
2 personen
28
Boeien en ankers laden
3 personen
29
Startschip controleren
2 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen neerzetten
2 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Versiering ophangen
2 personen
36
Baan uitzetten
4 personen
37
Start- en finishlijn plaatsen
3 personen
38
Wedstrijdklokken synchroniseren
2 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
3 personen
40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Zeiluitrusting controleren
3 personen
43
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
44
Startvolgorde aankondigen
45
Eerste start begeleiden
4 personen
46
Tweede start begeleiden
4 personen
47
Wedstrijddeelnemers volgen
3 personen
48
Tussentijden registreren
2 personen
49
Veiligheidsboot paraat houden
2 personen
50
Finishers registreren
2 personen
51
Uitslagen controleren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Buffet aanvullen
2 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Prijsuitreiking houden
3 personen
58
Muziek en omroep verzorgen
59
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Boeien uit het water halen
4 personen
61
Startschip leegmaken
2 personen
62
Catering opruimen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
65
Tenten afbreken
4 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Materialen drogen en opbergen
3 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 8
Ankersaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 2
Baanmarkering
Fluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Windmetersaantal 2
Waterdichte scorebordenaantal 2

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 20
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Waterdichte zaklampenaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshelmenaantal 10
Veiligheidslintaantal 4

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printers
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Batterijladersaantal 4
Bluetoothspeaker
Microfoon

Registratie

Startnummersaantal 100
Polsbandjesaantal 120
Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Printpapier
Naamstickersaantal 120
Enveloppenaantal 100

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Prijzendisplay

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasteilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4

Tips

Regel de wedstrijdvergunning en het veiligheidsplan vroeg in het traject. Leg daarin ook vast wie de veiligheidsboot bemant, hoe je met wind of onweer omgaat en via welke portofoons of megafonen instructies worden gegeven.
Bepaal het wedstrijdformat voordat je inschrijvingen opent. Startgroepen, wedstrijdregels, startnummers en de indeling van het start- en finishgebied moeten deelnemers vooraf kunnen lezen; wijzigingen op de wedstrijddag zorgen snel voor verwarring.
Werk het boeienplan op papier én op het water uit. Controleer per wedstrijdboei de ankers en ankerlijnen, markeer het gebied duidelijk en spreek af wie de posities met een windmeter en stopwatch controleert.
Plan een aparte veiligheidscontrole voor reddingsvesten, reddingsboeien, werplijnen, EHBO-koffers en reddingsdekens. Leg waterdichte zaklampen en veiligheidshelmen klaar voor situaties waarin hulpverleners vroeg of laat op het water moeten werken.
Maak de laatste deelnemerslijst uiterlijk de dag vóór de wedstrijd en neem een geprinte versie mee. Controleer contactgegevens en dieetwensen, koel de dranken op tijd en instrueer vrijwilligers afzonderlijk over registratie, start, finish en de ontvangst in het clubhuis.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zeilwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunning en veiligheidsplan. Open de inschrijving pas wanneer format, regels en startgroepen vaststaan; plan de definitieve materiaal- en weerscheck in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zeilwedstrijd?: Reken minimaal op 1 wedstrijdleider, 2 mensen voor start en finish, 1 registratieverantwoordelijke, 1 coördinator aan wal en een bemande veiligheidsboot. Bij meerdere startgroepen of een grote baan heb je extra baan- en communicatiemensen nodig.
Wanneer controleer je het weer voor een zeilwedstrijd?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 tot 4 uur voor de start. Spreek vooraf af bij welke wind, zichtbaarheid of onweersdreiging je de baan aanpast, uitstelt of de wedstrijd stopt.
Hoeveel drinken en hapjes heb je nodig na een zeilwedstrijd?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en leg daarnaast water klaar. Voor hapjes kun je ongeveer 4 tot 6 stuks per persoon rekenen; vraag dieetwensen uiterlijk bij de inschrijving uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.