Organiser une régate, étape par étape

Une régate se prépare dans cet ordre : cadrer la compétition, sécuriser le parcours, ouvrir les inscriptions, puis organiser l’accueil et le départ. Commencez par fixer la date et le lieu avant de demander l’autorisation de compétition. Le plan de sécurité, la zone de départ et d’arrivée et le plan de bouées doivent être validés avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, imprimer les documents et briefer les bénévoles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander une autorisation de compétition
3
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
4
Définir le format du concours
2 personnes
5
Répartir les groupes de départ
2 personnes
6
Créer le formulaire des participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions
9
Publier le règlement du concours
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les coordonnées
13
Faire une réservation au club-house
14
Définir la zone de départ et d’arrivée
3 personnes
15
Élaborer le plan de bouées
2 personnes
16
Prévoir un bateau de sécurité
17
Vérifier les prévisions météo
18
Imprimer la liste des participants
19
Préparer les dossards
2 personnes
20
Prévoir les prix et les certificats
21
Briefer les bénévoles
3 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Vérifier la météo et l’état de l’eau
2 personnes
27
Inspecter le matériel de sécurité
2 personnes
28
Charger les amarres et les ancres
3 personnes
29
Vérifier le bateau de départ
2 personnes
30
Monter les tentes
4 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
2 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Suspendre la décoration
2 personnes
36
Tracer le parcours
4 personnes
37
Installer les lignes de départ et d'arrivée
3 personnes
38
Synchroniser les chronomètres de course
2 personnes

Événement

39
Accueillir les participants
3 personnes
40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Vérifier l’équipement de voile
3 personnes
43
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
44
Annoncer l’ordre de départ
45
Accompagner le premier départ
4 personnes
46
Encadrer le deuxième départ
4 personnes
47
Suivre les participants au concours
3 personnes
48
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
49
Maintenir le bateau de sécurité prêt
2 personnes
50
Enregistrer les arrivants
2 personnes
51
Vérifier les résultats
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Organiser la remise des prix
3 personnes
58
Assurer la musique et les annonces
59
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

60
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
61
Vider le bateau de départ
2 personnes
62
Ranger le service traiteur
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
65
Démonter les tentes
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Sécher et ranger le matériel
3 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Publier les résultats
71
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 8
Ancresqté 8
Lignes d’ancrageqté 8
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 2
Marquage de piste
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Anémomètresqté 2
Tableaux de score étanchesqté 2

Sécurité

Gilets de sauvetageqté 20
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Lampes de poche étanchesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Casques de sécuritéqté 10
Ruban de sécuritéqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de batterieqté 4
Enceinte Bluetooth
Microphone

Inscription

Numéros de départqté 100
Braceletsqté 120
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Papier d’impression
Étiquettes nominativesqté 120
Enveloppesqté 100

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Présentoir des prix

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 6
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4

Conseils

Fixez la date, le lieu et le format avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir l’autorisation, publier le règlement et traiter les réponses.
Dessinez le parcours avant de réserver tout le matériel. Repérez précisément les bouées, les ancres, les lignes d’ancrage, la zone de départ et la zone d’arrivée sur un plan partagé avec l’équipe de sécurité.
Ne laissez pas la sécurité au jour de la course : prévoyez un bateau de sécurité, les gilets de sauvetage, les bouées de sauvetage et les moyens de communication. Faites un briefing obligatoire des bénévoles le jour même, au moins 60 minutes avant le départ.
Fermez les inscriptions quelques jours avant la régate pour vérifier les coordonnées, les besoins alimentaires et les groupes de départ. Imprimez ensuite la liste des participants, les dossards et les tableaux de score étanches.
Contrôlez la météo la veille puis le matin de la course, notamment le vent et la visibilité. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des participants : ces tâches sont souvent repoussées jusqu’au moment où les bénévoles sont déjà mobilisés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une régate ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de fixer le format, demander l’autorisation, préparer le plan de sécurité, ouvrir les inscriptions et confirmer le parcours.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une régate ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, vérifier les coordonnées, répartir les groupes de départ et imprimer les listes et les dossards.
Quand vérifier la météo avant une régate ?: Consultez les prévisions une première fois 48 heures avant, puis de nouveau le matin de la régate. La décision finale concernant le parcours et le départ doit tenir compte du vent et des conditions réelles sur place.
Combien de temps dure le briefing des bénévoles ?: Réservez 30 à 45 minutes pour le briefing, au moins 60 minutes avant le départ. Expliquez les rôles, les communications par talkie-walkie, les procédures d’urgence et les zones de départ et d’arrivée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.