Zo organiseer je een zeilwedstrijd

Begin niet met de startvlag, maar met het wedstrijdformat, de datum en de locatie op het water. Daarna leg je vergunningen, veiligheidsmaatregelen, baan en bemanning vast voordat je deelnemers uitnodigt. Reserveer een startschip en rescueboot ruim op tijd en test alle marifoons en portofoons vooraf. In de laatste week bevestig je de deelnemers, controleer je het weer en maak je de wedstrijdinformatie klaar voor de wal en het water.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
2
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
3
Haven en startgebied reserveren
2 personen
4
Wedstrijdvergunning aanvragen
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Noodnummers verzamelen
7
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
8
Baan en boeiposities bepalen
3 personen
9
Deelnemerslijst openen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Startschip vastleggen
15
Rescueboot vastleggen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemers definitief bevestigen
18
Startnummers toewijzen
2 personen
19
Wedstrijdformulieren printen
20
Deelnemerspakket samenstellen
2 personen
21
Boeien en ankers controleren
2 personen
22
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
23
Zeilboten technisch controleren
3 personen
24
Marifoons en portofoons testen
2 personen
25
Prijzen en medailles klaarleggen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Routebord en informatieborden maken
2 personen
29
Weersbesluit voorbereiden
2 personen
30
Terrein inspecteren
2 personen
31
Startschip en rescueboot controleren
3 personen
32
Wedstrijdbaan uitzetten
4 personen
33
Tenten en tafels opstellen
4 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Cateringpunt inrichten
3 personen
36
Omroep en communicatie testen
2 personen

Event

37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Inschrijvingen controleren
2 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
41
Schippersbriefing geven
2 personen
42
Koffie en thee serveren
2 personen
43
Zeilboten naar de start begeleiden
3 personen
44
Startprocedure uitvoeren
3 personen
45
Wedstrijd observeren
4 personen
46
Rondetijden registreren
2 personen
47
Veiligheid op het water bewaken
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Finishvolgorde vastleggen
2 personen
51
Zeilboten terug naar de haven begeleiden
3 personen
52
Uitslag controleren
2 personen
53
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
54
Diner serveren
4 personen
55
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
56
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
57
Vrije borrel begeleiden
2 personen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

60
Boeien en ankers binnenhalen
4 personen
61
Startschip en rescueboot opruimen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Tenten afbreken
4 personen
66
Locatie schoonmaken
3 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Zeilboten schoonmaken
3 personen
69
Veiligheidsmateriaal drogen
2 personen
70
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
71
Uitslag publiceren
72
Deelnemers bedankbericht sturen
73
Wedstrijdformulieren archiveren
74
Beschadigde spullen apart zetten
2 personen
75
Waarborg en sleutels afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Zeilbotenaantal 12
Reddingsvestenaantal 30
Wedstrijdboeienaantal 8
Ankersaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Startvlaggenaantal 5
Finishvlag
Startnummersaantal 20
Wedstrijdklokkenaantal 2
Meetlintenaantal 2
Waterdichte scorebordenaantal 2

Apparatuur

Startschip
Rescueboot
Buitenmarifoonsaantal 3
Portofoonsaantal 4
Megafonoon
Verlenghaspelsaantal 3
Batterijladersaantal 4
Weersmeter

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 6
Routebordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 70
Medaillesaantal 12
Bekers voor winnaarsaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffer
Reddingsboeienaantal 4
Reddingslijnenaantal 4
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsdekensaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 3
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format, de wedstrijddatum en het startgebied eerst vast. Reserveer haven, startschip en rescueboot zodra de datum bekend is; zonder die drie onderdelen kun je deelnemers nog niet betrouwbaar informeren.
Vraag de wedstrijdvergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk tegelijk een veiligheidsplan uit met noodnummers, rollen voor de rescueboot en een duidelijke procedure bij slecht weer.
Bepaal de baan en boeiposities op basis van het startgebied en de verwachte wind. Controleer wedstrijdboeien, ankers en ankerlijnen uiterlijk een week vooraf, zodat je nog vervangend materiaal kunt regelen.
Open de deelnemerslijst en verzamel naast aanmeldingen ook dieetwensen en relevante bootinformatie. Deel vrijwilligers in voor start, finish, registratie en veiligheid; geef iedereen uiterlijk de dag ervoor een portofoon- of marifooninstructie.
Maak de wedstrijddag praktisch met startnummers, wedstrijdformulieren en een deelnemerspakket. Test communicatie, wedstrijdklokken en veiligheidsmateriaal vóór de eerste briefing en leg prijzen en medailles alvast klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zeilwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, haven, vergunning en wedstrijdformat. Reserveer startschip en rescueboot meteen, want die bepalen of de wedstrijddag veilig kan doorgaan.
Wanneer vraag je een vergunning voor een zeilwedstrijd aan?: Vraag de vergunning minimaal 6 tot 8 weken vóór de wedstrijddatum aan, tenzij de bevoegde instantie een andere termijn voorschrijft. Voeg je baanopzet en veiligheidsplan toe zodra die beschikbaar zijn.
Hoeveel boten heb je nodig voor een zeilwedstrijd?: Je hebt minimaal één startschip en één rescueboot nodig naast de deelnemende zeilboten. Bij een groot deelnemersveld, meerdere banen of een druk vaargebied kan extra toezicht nodig zijn.
Wanneer controleer je het weer voor een zeilwedstrijd?: Bekijk de verwachting dagelijks in de laatste drie dagen en maak op de wedstrijddag zelf een definitieve beoordeling. Communiceer een besluit over doorgaan, uitstel of afgelasting vóór deelnemers naar het water vertrekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.