Zo organiseer je een zakelijke lunch zonder tijdverlies

Begin een zakelijke lunch niet met boodschappen, maar met het aantal gasten, het tijdstip en het doel van de bijeenkomst. Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en leg daarna menu, leveranciers en tafelindeling vast. Plan houdbare boodschappen eerder en haal verse en gekoelde producten pas kort voor de lunch. Op de dag zelf werk je van inrichting naar bereiding: eerst tafels en stoelen, daarna buffet en servies, en ten slotte koffie, thee en koude dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Menu samenstellen
2 personen
6
Leveranciers bevestigen
7
Tafelindeling maken
8
Naamkaartjes voorbereiden
9
Programma afdrukken
10
Boodschappen controleren
11
Houdbare boodschappen doen
2 personen
12
Servies en materiaal controleren
2 personen
13
Verse boodschappen ophalen
2 personen
14
Koelproducten controleren
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Groenten en fruit wassen
2 personen
17
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
18
Salades voorbereiden
2 personen
19
Soep opwarmen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
2 personen
22
Tafels dekken
3 personen
23
Buffet opbouwen
3 personen
24
Naamkaartjes plaatsen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
29
Dieetmaaltijden aanwijzen
30
Lunchbuffet openen
2 personen
31
Lunch serveren
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet netjes houden
34
Koffie en thee bijvullen
35
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
36
Afscheid nemen van gasten

Nazorg

37
Eten en dranken opruimen
2 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Apparatuur reinigen
2 personen
43
Materialen inventariseren
44
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 40
Broodbordenaantal 40
Soepkommenaantal 40
Waterglazenaantal 40
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Soeppannenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Warmhoudschalenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummerkaartenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding uit en zet ze per gast op één overzicht. Controleer dat het menu minstens één passende optie per veelvoorkomende dieetwens bevat.
Bevestig leveranciers en aantallen minimaal 3 werkdagen vooraf. Controleer daarna opnieuw of er voldoende borden, kommen, glazen, bestek en serveermateriaal aanwezig zijn.
Zet houdbare boodschappen eerder klaar, maar haal verse boodschappen en koelproducten op de dag zelf of maximaal 1 dag vooraf. Zo voorkom je slappe groenten, oud brood en onvoldoende gekoelde dranken.
Plan de opbouw achterstevoren vanaf het geplande lunchtijdstip. Reken voor tafels, stoelen, tafeldekking en buffet samen minstens 60 minuten, exclusief het opwarmen van soep en het bereiden van salades.
Maak naamkaartjes en tafelnummerkaarten vóór de opbouw en leg ze pas neer nadat de tafelindeling definitief is. Controleer ook verlengsnoeren, koffiezetapparaten en waterkokers voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een zakelijke lunch?: Start 2 tot 3 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en het menu. Rond dieetwensen, leveranciers en aantallen uiterlijk 3 werkdagen voor de lunch af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een zakelijke lunch klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, tafelkleden, servies, naamkaartjes en het buffet. Voeg 30 tot 45 minuten toe voor het voorbereiden van brood, beleg, salades, soep en koffie.
Wanneer haal je verse boodschappen voor een zakelijke lunch?: Haal verse groenten, fruit, brood en gekoelde producten bij voorkeur op de dag zelf. Als dat niet kan, haal je ze maximaal 1 dag vooraf en bewaar je ze gekoeld.
Hoeveel drank heb je nodig voor een zakelijke lunch?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en thee. Zet water en koude dranken vooraf klaar en plan na de lunch nog een koffieronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.