Geschäftsessen organisieren: der Ablauf von der Einladung bis zum Kaffee
Ein Geschäftsessen gelingt, wenn du zuerst Gäste, Menü und Ablauf festlegst und erst danach Einkäufe und Raumplanung abstimmst. Beginne mindestens drei Wochen vorher mit der Gästeliste und verschicke die Einladungen. Danach sammelst du Zusagen, Ernährungswünsche und Liefertermine, bevor du Tischordnung und Programm erstellst. Am Veranstaltungstag trennst du Aufbau, Küchenvorbereitung und Service zeitlich: Plane für Tische, Buffet und kalte Getränke mindestens zwei Stunden Vorlauf ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Menü zusammenstellen
2 Personen
- 6
Lieferanten bestätigen
- 7
Tischordnung erstellen
- 8
Namensschilder vorbereiten
- 9
Programm drucken
- 10
Einkäufe prüfen
- 11
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
- 12
Geschirr und Material prüfen
2 Personen
- 13
Frische Einkäufe abholen
2 Personen
- 14
Kühlprodukte kontrollieren
- 15
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 16
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
- 17
Brot und Aufstriche vorbereiten
3 Personen
- 18
Salate vorbereiten
2 Personen
- 19
Suppe aufwärmen
- 20
Tische aufstellen
3 Personen
- 21
Stühle aufstellen
2 Personen
- 22
Tische eindecken
3 Personen
- 23
Buffet aufbauen
3 Personen
- 24
Namensschilder platzieren
- 25
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 26
Empfangstisch einrichten
Event
- 27
Gäste empfangen
2 Personen
- 28
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 29
Diätmahlzeiten zuweisen
- 30
Mittagsbuffet eröffnen
2 Personen
- 31
Mittagessen servieren
3 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Buffet ordentlich halten
- 34
Kaffee und Tee nachfüllen
- 35
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 36
Sich von Gästen verabschieden
Nachbereitung
- 37
Essen und Getränke aufräumen
2 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 40
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 41
Location reinigen
3 Personen
- 42
Geräte reinigen
2 Personen
- 43
Materialien inventarisieren
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 36
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 40
- BrottellerAnz. 40
- SuppenschalenAnz. 40
- WassergläserAnz. 40
- WeingläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 40
- MesserAnz. 40
- GabelnAnz. 40
- LöffelAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 4
- SuppentöpfeAnz. 2
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- WarmhalteschalenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 40
- TischnummernkartenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Frage Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung ab und setze eine feste Rückmeldefrist, idealerweise 7 Tage vor dem Geschäftsessen. So kannst du das Menü anpassen, ohne kurz vor Beginn Sonderportionen organisieren zu müssen.
- Bestätige Lieferanten und Frischeinkäufe spätestens 48 Stunden vorher. Haltbare Lebensmittel kannst du früher prüfen; Kühlprodukte gehören erst am Veranstaltungstag in Kühlboxen oder Kühlschränke.
- Plane die Sitzordnung erst, wenn die Anmeldungen abgeschlossen sind. Drucke Namensschilder und Tischnummernkarten mindestens einen Tag vorher, damit Änderungen nicht zwischen Aufbau und Empfang entstehen.
- Beginne den Raumaufbau etwa 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, decke danach mit Tellern, Besteck und Gläsern ein und baue das Buffet mit Servierschalen und Servierzangen zuletzt auf.
- Bereite Kaffee und Tee mit eigenem Vorlauf vor: Stelle Kaffeemaschine, Wasserkocher, Tassen und Löffel etwa 20 Minuten vor dem geplanten Servieren bereit. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und die Stellfläche, bevor die Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Geschäftsessen organisieren?
- Starte mindestens 3 Wochen vorher mit Gästeliste und Einladungen. Menü, Ernährungswünsche und Lieferanten sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Geschäftsessen?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Tischdecken, Geschirr, Buffet und Namensschilder ein. Bei vielen Gästen oder mehreren Buffetischen sind 3 Stunden realistischer.
- Wann kauft man die Lebensmittel für ein Geschäftsessen ein?
- Haltbare Lebensmittel kannst du 3 bis 5 Tage vorher besorgen. Frische und Kühlprodukte holst du am besten am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher ab.
- Wann sollte man die Sitzordnung und Namensschilder vorbereiten?
- Erstelle die Sitzordnung nach Ablauf der Anmeldefrist, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Essen. Drucke die Namensschilder spätestens am Vortag und lege sie erst nach dem Eindecken auf die Tische.
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