Zo organiseer je een workshopdag zonder last-minute stress

Begin met het programma, de locatie en de begeleiders; pas daarna leg je deelnemers en catering vast. Een workshopdag vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een presentatie: werkvormen, werkbladen, techniek en materialen moeten op elkaar aansluiten. Verzamel dieetwensen op tijd en stuur route en programma vooraf, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Werk vervolgens van groot naar klein: ruimte indelen, apparatuur testen, materialen klaarleggen en catering voorbereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Workshopbegeleiders bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Programma en route versturen
9
Werkbladen voorbereiden
2 personen
10
Presentatie controleren
11
Werkvormen en materialen controleren
2 personen
12
Catering bestellen
13
Naamkaartjes maken
14
Deelnemers bevestigen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Ruimte ventileren
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
22
Presentatie testen
23
Werkmaterialen klaarleggen
2 personen
24
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
25
Cateringbuffet inrichten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Aanwezigheid registreren
28
Workshopprogramma toelichten
29
Eerste workshop begeleiden
2 personen
30
Koffiepauze verzorgen
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Tweede workshop begeleiden
2 personen
33
Dinerbuffet openen
2 personen
34
Diner serveren
3 personen
35
Derde workshop begeleiden
2 personen
36
Afsluitende vragenronde verzorgen
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Materialen sorteren
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
43
Apparatuur uitschakelen
44
Materialen terugbrengen
2 personen
45
Overgebleven voorraad opruimen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Tafelkledenaantal 6
Kledingrek

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Glazenaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerkommenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerplankenaantal 4
Flessenopenersaantal 2

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 36
Naamkaartjesaantal 36
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6

Workshopmateriaal

Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 2
Stiftenaantal 24
Post-itsaantal 12
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 12
Werkbladenaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Vuilniszakhouderaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst per onderdeel en noteer ook wisseltijden, pauzes en de benodigde werkvormen. Zo weet je hoeveel werktafels, stoelen, werkbladen en materialen je per sessie nodig hebt.
Bevestig begeleiders en locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen of er ruimte is voor tafels, een projectiescherm, stroompunten en een aparte plek voor koffie, thee en catering.
Verwerk aanmeldingen in één actuele deelnemerslijst en verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf. Maak naamkaartjes pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd, anders moet je ze op het laatste moment opnieuw maken.
Stuur programma en route enkele dagen vooraf en vermeld duidelijk hoe laat deelnemers binnen kunnen. Zet pijlbordjes en een welkomstbord klaar; bezoekers zoeken op een workshopdag vaak eerst de ingang, garderobe of juiste zaal.
Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor opbouw en tests. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker en microfoon aan, test de presentatie volledig en leg werkmaterialen per tafel klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een workshopdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en workshopbegeleiders. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en rond dieetwensen en catering uiterlijk 1 week voor de workshopdag af.
Hoeveel tijd heb je nodig om een workshopdag op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, techniek, werkmaterialen en catering. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten extra als je de ruimte niet eerder hebt gebruikt of meerdere workshopruimtes moet inrichten.
Wanneer stuur je het programma van een workshopdag?: Stuur het programma en de route 3 tot 5 dagen vooraf, nadat locatie en tijden definitief zijn. Vermeld ook de verwachte aankomsttijd, zodat deelnemers niet tegelijk met de laatste opbouw binnenkomen.
Hoe controleer je de techniek voor een workshopdag?: Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, speaker en microfoon uiterlijk 60 minuten voor aanvang aan. Test niet alleen de eerste dia, maar ook video’s, geluid, presentatie-afstandsbediening en de zichtbaarheid vanaf de achterste stoelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.