Organiser une journée d’atelier, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Bloquez d’abord la date, le programme et le lieu, puis confirmez les animateurs avant d’envoyer les invitations. Sans ces trois éléments, les inscriptions génèrent rapidement des changements de dernière minute.
• Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’atelier. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de créer les badges nominatifs et de transmettre le nombre définitif au traiteur.
• Envoyez le programme et l’itinéraire 3 à 5 jours avant la journée. Indiquez les horaires, l’accès, les consignes pratiques et les éventuels besoins à prévoir ; les participants posent ainsi moins de questions le matin même.
• Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises la veille. Une présentation qui fonctionne sur un ordinateur peut encore poser problème avec le projecteur ou le système audio du lieu.
• Prévoyez l’installation au moins 60 minutes avant l’arrivée du groupe. Aérez la salle, disposez les tables et les chaises, branchez le matériel, préparez le café et le thé, puis installez le buffet et les panneaux de direction.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée d’atelier ?

Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez dès le départ une date limite d’inscription, idéalement 7 jours avant l’atelier, pour commander le catering et préparer les badges.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée d’atelier ?

Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer un vidéoprojecteur, une enceinte, un microphone, plusieurs tables de travail ou un buffet traiteur.

Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?

Confirmez le nombre définitif et les besoins alimentaires environ 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez ensuite la liste à jour jusqu’à la veille pour éviter de manquer de portions ou de couverts.

Que faut-il vérifier la veille d’une journée d’atelier ?

Vérifiez la présentation, les méthodes de travail et tout le matériel, puis rassemblez les fournitures et mettez les boissons au frais. Cette vérification, réalisée la veille, laisse encore le temps de remplacer un câble, une rallonge ou un équipement défaillant.