Zo organiseer je een Wmo-informatieavond

Begin met de datum, locatie en toegankelijkheid; pas daarna leg je sprekers en programma vast. Een Wmo-informatieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen stoelen en koffie: inventariseer vroeg welke ondersteuning bezoekers nodig hebben, zoals een tolk of hulpmiddel. Werk vervolgens toe naar aanmeldingen, bevestigingen en een praktische zaalindeling. Controleer techniek, folders en catering uiterlijk op de dag zelf, zodat bezoekers rustig binnenkomen en de informatie goed kunnen volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Ruimte toegankelijkheidscheck uitvoeren
2 personen
3
Sprekers en deskundigen vastleggen
4
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
5
Presentaties en informatie maken
3 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Informatie op website plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Ondersteuningsbehoeften inventariseren
12
Tolken en hulpmiddelen reserveren
13
Catering bestellen
14
Drukwerk laten maken
15
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
16
Presentatiemateriaal controleren
2 personen
17
Bezoekerslijst en badges maken
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Locatiesleutels ophalen
20
Ruimte ventileren
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Toegankelijke zitplaatsen vrijhouden
2 personen
23
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
24
Informatietafels inrichten
3 personen
25
Beamer en laptop aansluiten
2 personen
26
Geluidsinstallatie testen
2 personen
27
Presentatie en video testen
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Broodjes en fruit klaarzetten
2 personen
30
Routebordjes ophangen
2 personen

Event

31
Ontvangst en registratie verzorgen
3 personen
32
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
2 personen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Opening en welkomstwoord verzorgen
35
Wmo-presentatie verzorgen
2 personen
36
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
37
Informatietafels bemensen
5 personen
38
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
39
Individuele vragen beantwoorden
4 personen
40
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
41
Informatie en feedback verzamelen
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Overgebleven catering verpakken
2 personen
44
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Materialen retourneren
2 personen
49
Bedankbericht versturen
50
Informatie digitaal nasturen
51
Aanmeldgegevens veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerplankenaantal 6
Koeltassenaantal 2

Informatie

Informatiefoldersaantal 120
Programmaflyersaantal 80
Naamstickersaantal 80
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 40
Feedbackformulierenaantal 80
Bezoekersbadgesaantal 80
Routebordjesaantal 8
Flip-over
Flip-overvellenaantal 30
Stiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfecterende gelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Doe de toegankelijkheidscheck voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer niet alleen de ingang, maar ook de route naar de zaal, toiletten, zitplaatsen en ruimte voor hulpmiddelen; houd vervolgens enkele toegankelijke plaatsen vrij.
Vraag bij de aanmelding naar ondersteuningsbehoeften en dieetwensen. Reserveer tolken en andere hulpmiddelen zodra je weet hoeveel bezoekers ze nodig hebben, bij voorkeur minimaal twee weken vooraf.
Plan het programma met duidelijke tijden voor ontvangst, uitleg, vragen en pauze. Maak presentaties en informatiefolders minstens één week eerder af, zodat sprekers de inhoud en volgorde kunnen controleren.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers in de daadwerkelijke zaal. Neem HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen mee; een technische controle van 60 minuten voorkomt vertraging bij de start.
Richt ontvangst- en informatietafels in voordat bezoekers arriveren. Leg bezoekerslijst, badges, programmaflyers en informatiefolders klaar en zet koffie, thee en water zo neer dat de looproute toegankelijk blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de voorbereiding van een Wmo-informatieavond?: Reken op minimaal zes weken voorbereiding. Leg locatie, sprekers en toegankelijkheidsbehoeften in de eerste twee weken vast; gebruik de laatste week voor bevestigingen, drukwerk en een techniekcheck.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Wmo-informatieavond versturen?: Verstuur de uitnodiging ongeveer vier weken vooraf. Sluit de aanmelding bij voorkeur vijf tot zeven dagen voor de avond, zodat je bezoekerslijst, badges, catering en eventuele tolken kunt regelen.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor het opbouwen van de zaal?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, toegankelijke zitplaatsen, ontvangst en informatietafels. Reserveer daarnaast 60 minuten voor het aansluiten en testen van laptop, beamer en geluidsapparatuur.
Wanneer moet ik een tolk of ander hulpmiddel regelen?: Vraag dit direct bij de aanmelding uit en reserveer de ondersteuning zodra de behoefte bekend is. Houd uiterlijk twee weken voor de bijeenkomst een controletermijn aan, omdat last-minute beschikbaarheid niet vanzelfsprekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.