Organiser une soirée d’information Wmo, étape par étape
Une soirée d’information Wmo demande plus qu’une salle et un programme. Il faut vérifier l’accessibilité, confirmer les intervenants, recueillir les besoins des participants et tester le matériel avant l’arrivée du public. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance dans l’ordre : contenu, inscriptions, accompagnement, restauration et installation. Cette méthode évite les oublis fréquents, notamment les interprètes réservés trop tard, les places accessibles mal positionnées ou les câbles manquants le jour même.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Effectuer le contrôle d’accessibilité de la salle
2 personnes
- 3
Confirmer les intervenants et les experts
- 4
Établir le programme et le planning
2 personnes
- 5
Créer les présentations et les informations
3 personnes
- 6
Publier le formulaire d'inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier les informations sur le site web
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Recenser les besoins de soutien
- 12
Réserver les interprètes et les aides techniques
- 13
Commander le catering
- 14
Faire réaliser les imprimés
- 15
Confirmer les inscriptions
2 personnes
- 16
Vérifier le matériel de présentation
2 personnes
- 17
Créer la liste des participants et les badges
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Récupérer les clés du lieu
- 20
Aérer la salle
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 22
Réserver des places accessibles
2 personnes
- 23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 24
Installer les tables d’information
3 personnes
- 25
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
- 26
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 27
Tester la présentation et la vidéo
2 personnes
- 28
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 29
Préparer les sandwichs et les fruits
2 personnes
- 30
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Événement
- 31
Assurer l’accueil et l’enregistrement
3 personnes
- 32
Accompagner les visiteurs à leur place
2 personnes
- 33
Servir le café et le thé
2 personnes
- 34
Assurer l’ouverture et le mot de bienvenue
- 35
Assurer la présentation Wmo
2 personnes
- 36
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
- 37
Assurer la permanence aux tables d’information
5 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
- 39
Répondre aux questions individuelles
4 personnes
- 40
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
- 41
Collecter les informations et les retours
2 personnes
Suivi
- 42
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 43
Emballer le catering restant
2 personnes
- 44
Collecter et trier les déchets
3 personnes
- 45
Faire la vaisselle
2 personnes
- 46
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 47
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 48
Retourner les matériels
2 personnes
- 49
Envoyer un message de remerciement
- 50
Renvoyer les informations par voie numérique
- 51
Archiver les inscriptions en toute sécurité
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Nappesqté 8
- Tabouretsqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Louchesqté 8
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Câbles HDMIqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches de serviceqté 6
- Sacs isothermesqté 2
Informations
- Brochures d’informationqté 120
- Flyers du programmeqté 80
- Étiquettes nominativesqté 80
- Stylosqté 40
- Presse-papiersqté 8
- Blocs-notesqté 40
- Formulaires de feedbackqté 80
- Badges visiteursqté 80
- Panneaux d’orientationqté 8
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueursqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Balais à mainqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Gel désinfectantqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par la salle : contrôle les accès, les sanitaires, la circulation et l’emplacement des places accessibles avant de confirmer la réservation. Fais ce contrôle au moins 6 semaines avant la soirée.
- Confirme les intervenants et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Prévois un déroulé avec les horaires d’accueil, des présentations, des questions et les pauses, puis utilise-le dans le formulaire et les invitations.
- Demande les besoins alimentaires et de soutien directement lors de l’inscription. Réserve les interprètes et les aides techniques dès que ces besoins sont connus, idéalement au moins 3 semaines avant l’événement.
- Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs dans la salle. Fais l’essai complet la veille ou au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants, avec les câbles HDMI, rallonges et multiprises.
- Prépare l’accueil la veille : liste des participants, badges, brochures d’information et flyers du programme. Le jour même, installe les tables et les chaises, récupère les clés, aère la salle et garde une personne disponible pour orienter les participants.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une soirée d’information Wmo ?
- Commence environ 8 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la confirmation du lieu, le contrôle d’accessibilité, les intervenants et le programme ; les interprètes et aides techniques peuvent ensuite être réservés sans urgence.
- Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?
- Ouvre le formulaire 4 à 6 semaines avant la soirée. Ferme ou vérifie les inscriptions environ 5 jours ouvrés avant l’événement afin de confirmer les badges, les places accessibles, les besoins alimentaires et le soutien nécessaire.
- Comment prévoir l’accessibilité d’une soirée d’information Wmo ?
- Contrôle au moins 5 points : entrée, circulation dans la salle, sanitaires, places accessibles et visibilité de l’écran. Réserve les places accessibles avant l’installation et confirme les interprètes ou aides techniques au plus tard 3 semaines avant.
- Que vérifier le jour d’une soirée d’information Wmo ?
- Prévois une vérification finale 2 heures avant l’accueil : salle aérée, tables installées, matériel branché, présentations ouvertes et badges disposés. Teste chaque microphone et le son avec un court extrait avant l’arrivée du public.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !