Einen Wmo-Informationsabend gut organisieren
Bei einem Wmo-Informationsabend müssen Informationen verständlich und für alle zugänglich sein. Beginnen Sie mit Termin, Raum und Referenten, bevor Sie Einladungen und Anmeldungen veröffentlichen. Danach klären Sie Unterstützungsbedarf, Dolmetschung, Technik und Verpflegung anhand der Anmeldungen. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Empfangs- und Technikablauf darüber, ob die ersten Minuten ruhig starten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Barrierefreiheitscheck des Veranstaltungsraums durchführen
2 Personen
- 3
Referenten und Experten festlegen
- 4
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 5
Präsentationen und Informationen erstellen
3 Personen
- 6
Anmeldeformular veröffentlichen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Informationen auf der Website veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Unterstützungsbedarf erfassen
- 12
Dolmetscher und Hilfsmittel reservieren
- 13
Catering bestellen
- 14
Drucksachen anfertigen lassen
- 15
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
- 16
Präsentationsmaterial kontrollieren
2 Personen
- 17
Besucherliste und Badges erstellen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Standortschlüssel abholen
- 20
Raum lüften
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Barrierefreie Sitzplätze freihalten
2 Personen
- 23
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 24
Informationstische einrichten
3 Personen
- 25
Beamer und Laptop anschließen
2 Personen
- 26
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 27
Präsentation und Video testen
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 29
Brötchen und Obst bereitstellen
2 Personen
- 30
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Event
- 31
Empfang und Registrierung übernehmen
3 Personen
- 32
Besucher zu den Plätzen begleiten
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 34
Eröffnung und Begrüßungsrede übernehmen
- 35
Wmo-Präsentation halten
2 Personen
- 36
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 37
Informationstische besetzen
5 Personen
- 38
Getränke und Snacks auffüllen
2 Personen
- 39
Individuelle Fragen beantworten
4 Personen
- 40
Besucher verabschieden
3 Personen
- 41
Informationen und Feedback sammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 44
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 47
Raum reinigen
3 Personen
- 48
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 49
Dankesnachricht versenden
- 50
Informationen digital nachsenden
- 51
Anmeldedaten sicher archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- TischdeckenAnz. 8
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- PowerbanksAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbretterAnz. 6
- KühltaschenAnz. 2
Informationen
- InformationsbroschürenAnz. 120
- ProgrammflyerAnz. 80
- NamensaufkleberAnz. 80
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 8
- NotizblöckeAnz. 40
- Feedback-FormulareAnz. 80
- BesucherbadgesAnz. 80
- WegweiserAnz. 8
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 30
- StifteAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- HandfegerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
- DesinfektionsgelAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfen Sie den Veranstaltungsraum mindestens 4 Wochen vorher auf Barrierefreiheit: Zugang, Türen, Sitzplätze, Toiletten und Wege müssen praktisch nutzbar sein. Halten Sie barrierefreie Plätze nahe am Ausgang oder an der Bühne frei.
- Legen Sie Programm und Zeitplan früh fest und planen Sie für Begrüßung, Vortrag, Fragen und Pausen konkrete Minuten ein. Verschicken Sie die Einladungen erst, wenn Referenten, Beginn, Ende und Anmeldeweg bestätigt sind.
- Fragen Sie im Anmeldeformular nicht nur nach der Teilnahme, sondern auch nach Ernährungswünschen und Unterstützungsbedarf. Reservieren Sie Dolmetscher und benötigte Hilfsmittel sofort nach der ersten Rückmeldung, nicht erst in der Veranstaltungswoche.
- Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone, Lautsprecher und HDMI-Kabel spätestens am Vortag gemeinsam. Ein Ersatzkabel und geladene Powerbanks verhindern, dass ein kleiner Technikfehler den Vortrag unterbricht.
- Bereiten Sie Empfangstisch, Besucherliste, Badges, Programmflyer und Informationsbroschüren am Veranstaltungstag gemeinsam vor. Öffnen Sie den Raum mindestens 60 Minuten vorher, damit Lüften, Bestuhlung, Informationstische und Catering ohne Zeitdruck erledigt werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Wmo-Informationsabend planen?
- Starten Sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. So bleiben ausreichend Zeit für die Raumbestätigung, Referenten, Einladungen, Anmeldungen sowie Dolmetscher und Hilfsmittel.
- Wann sollte die Anmeldung für den Informationsabend starten?
- Veröffentlichen Sie das Anmeldeformular etwa 4 Wochen vor der Veranstaltung. Schließen Sie die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher, damit Besucherliste, Badges, Sitzplätze und Verpflegung rechtzeitig vorbereitet werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor dem Wmo-Informationsabend?
- Planen Sie mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein. Für Technik, barrierefreie Sitzplätze, Empfangstisch, Informationstische und Catering sind 90 Minuten sicherer, besonders wenn der Raum nicht vertraut ist.
- Wann muss man Dolmetscher und Hilfsmittel reservieren?
- Reservieren Sie diese möglichst 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, sobald der erste Unterstützungsbedarf erkennbar ist. Warten Sie nicht bis zur finalen Anmeldeliste, weil kurzfristige Verfügbarkeiten begrenzt sein können.
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