Zo organiseer je een winterborrel zonder last-minute gedoe

Begin een winterborrel niet met boodschappen doen, maar met datum, ruimte en het verwachte aantal gasten. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, verzamel je dieetwensen en bestel je catering en speciale dieetproducten. Plan daarna wat houdbaar is en wat pas op de dag zelf kan. Op de borreldag werk je van koud naar warm: dranken koelen, glühwein bereiden, hapjes voorbereiden en pas daarna buffet, verlichting, muziek en ontvangst inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Ruimte reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitief aantal gasten bepalen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Catering en dieetproducten bestellen
9
Dranken en houdbare producten kopen
2 personen
10
Verse producten kopen
2 personen
11
Leveringen controleren
2 personen
12
Dranken koud zetten
2 personen
13
Glühwein bereiden
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Koude hapjes schikken
2 personen
16
Warme hapjes klaarzetten
2 personen
17
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
18
Buffet- en drankentafels opstellen
3 personen
19
Jassenruimte inrichten
2 personen
20
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
21
Buffet en borrelplanken opmaken
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Verlichting en muziek testen
2 personen
24
Toiletten controleren
25
Ontvangsttafel gereedmaken
2 personen

Event

26
Gasten ontvangen
3 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Hapjes serveren
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Warm buffet bijhouden
2 personen
31
Glühwein bijvullen
32
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
33
Afvalbakken legen
34
Laatste ronde serveren
2 personen
35
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Buffet en drankvoorraad opruimen
3 personen
37
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Toiletten schoonmaken
41
Decoratie verwijderen
2 personen
42
Materialen controleren en opbergen
2 personen
43
Lege verpakkingen wegbrengen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Buffettafelsaantal 4
Bistrotafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2
Kledinghangersaantal 60

Servies

Wijnglazenaantal 60
Bierglazenaantal 60
Longdrinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Dessertbordjesaantal 60
Borrelbordjesaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Borrelplankenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 4
Glühweinbekersaantal 60
Soepkommenaantal 50

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Elektrische waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledkaarsenaantal 24

Decoratie

Wintertakkenaantal 12
Tafellopersaantal 10
Kerstballenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten enkele dagen voor de borrel en controleer daarna opnieuw je boodschappenlijst. Zo voorkom je dat je verse producten te vroeg koopt of dieetproducten mist.
Zet dranken en houdbare producten eerder klaar, maar koop verse producten pas kort voor de borrel. Reserveer daarnaast koelruimte voor flessen en gebruik koelboxen als de koelkast vol raakt.
Plan voor glühwein een aparte bereidingsronde en zet thermoskannen of glühweinbekers klaar voordat de eerste gasten binnenkomen. Een drankje dat nog moet worden opgewarmd zorgt snel voor een rij bij de bar.
Richt eerst de jassenruimte in met kapstokken en kledinghangers en zet daarna tafels en stoelen. Controleer ook of het buffet en de drankentafel geen doorgang blokkeren.
Test verlichting, muziek, koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudschalen vóór de ontvangst. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig weg en controleer de toiletten en ontvangsttafel als laatste.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een winterborrel organiseren?: Leg datum, locatie en ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk enkele dagen voor de borrel het definitieve aantal gasten en de dieetwensen hebt.
Wanneer moet je de boodschappen voor een winterborrel doen?: Koop dranken en houdbare producten enkele dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Controleer leveringen direct, zodat ontbrekende catering of dieetproducten nog op tijd kunnen worden geregeld.
Hoeveel tijd heb je nodig om een winterborrel klaar te zetten?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw en bereiding. Trek daarvan tijd uit voor glühwein, hapjes, tafels, buffet, jassenruimte en een technische test; houd minstens 30 minuten over voor onverwachte vertraging.
Wat moet je vlak voor een winterborrel controleren?: Controleer ongeveer 30 minuten voor de ontvangst de dranken, warme hapjes, verlichting, muziek, toiletten en ontvangsttafel. Kijk ook of servies, bestek, glazen en borrelbordjes op de juiste plek staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.