Zo organiseer je een wijnproeverij

Begin met het aantal deelnemers, de locatie en de wijnleverancier. Daarna leg je de proefvolgorde vast en verzamel je dieetwensen, zodat je hapjes en materialen op tijd kunt regelen. Een wijnproeverij loopt vooral vast als witte wijn niet gekoeld is, glazen ontbreken of flessen pas vlak voor aanvang worden klaargezet. Werk daarom met een draaiboek per moment: vooraf regelen, ophalen, opbouwen en ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Wijnleverancier reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Proefvolgorde samenstellen
2 personen
7
Wijnkaarten voorbereiden
8
Naamkaartjes maken
9
Locatie en parkeerinformatie delen
10
Wijn en materialen ophalen
2 personen
11
Voorraad controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Wijnen rechtop laten rusten
14
Witte wijn koelen
15
Koelboxen en ijs klaarzetten
2 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Proeftafels indelen
2 personen
18
Tafelkleden neerleggen
2 personen
19
Glazen en servies klaarzetten
3 personen
20
Wijnen per ronde klaarzetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Koffie en thee klaarzetten
23
Naamregistratie inrichten
2 personen
24
Muziek en verlichting testen
25
Toiletten controleren

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Welkomstdrank serveren
2 personen
28
Proefregels toelichten
29
Wijnen per ronde schenken
4 personen
30
Wijninformatie toelichten
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Water en brood bijvullen
2 personen
33
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
34
Servies tussentijds afwassen
2 personen
35
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
36
Alcoholvrije dranken schenken
37
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

38
Overgebleven wijn afsluiten
2 personen
39
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
40
Glazen en servies afwassen
3 personen
41
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Materialen inventariseren
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Koelboxen en servies opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Tafelkledenaantal 6

Servies

Wijnproefglazenaantal 200
Waterglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 20
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Wijnkaraffenaantal 8
Spuugbakkenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Kaasmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Serveertangenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeaker

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4

Decoratie

Wijnkaartstandaardsaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 45
Tafeldecoratiesaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blik
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de proefvolgorde vóór je de wijnkaarten maakt. Zet lichtere en frisse wijnen vóór vollere of zoetere wijnen, zodat eerdere smaken de volgende ronde niet overheersen.
Controleer per deelnemer hoeveel proefglazen nodig zijn. Bij meerdere rondes voorkom je verwarring door glazen klaar te zetten of tussendoor te spoelen; reken ook waterglazen en spuugbakken mee.
Laat rode wijnflessen rechtop rusten zodra je ze ophaalt. Koel witte wijn ruim vóór de start en leg koelboxen en ijs klaar; vlak voor binnenkomst bijvullen kost onnodig tijd.
Zet de hapjes afstemd op dieetwensen vooraf klaar op snijplanken met aparte serveertangen. Regel die wensen bij de aanmelding, niet pas op de dag zelf.
Bouw de proeftafels minstens 60 minuten voor aanvang op. Test dan ook de naamregistratie, verlichting en muziek, en houd tijd over om toiletten en de voorraad te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproeverij?: Voor een proeverij schenk je meestal 50 tot 75 milliliter per wijn per persoon. Bij zes wijnen is dat 300 tot 450 milliliter per deelnemer; één fles van 750 milliliter is dan genoeg voor ongeveer twee personen.
Hoeveel glazen heb je nodig voor een wijnproeverij?: Gebruik bij voorkeur één proefglas per wijn per deelnemer. Voor 20 deelnemers en vijf wijnen heb je dus 100 wijnproefglazen nodig, tenzij je tussen de rondes afwast of glazen wisselt.
Wanneer moet je witte wijn koelen voor een proeverij?: Zet witte wijn minimaal 4 uur vooraf koud als je een koelkast gebruikt. Met koelboxen en voldoende ijs kan het sneller, maar controleer de temperatuur uiterlijk 60 minuten voor de start.
Hoe lang van tevoren moet je een wijnproeverij voorbereiden?: Leg leverancier, locatie en uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf vast. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de proeverij en begin minimaal 60 minuten voor aanvang met opbouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.