Zo organiseer je een wijngaardwandeling

Begin met een vaste datum, een haalbare route en afspraken met de wijngaard. Reserveer daarna de wandelbegeleider en bepaal hoeveel deelnemers de proeverij en catering aankunnen. Verzamel dieetwensen ruim vooraf en controleer route, ondergrond en weersverwachting voordat je de praktische informatie verstuurt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, gekoelde dranken, zichtbare routepijlen en een veilige terugvaloptie bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Wijngaard reserveren
3
Wandelbegeleider reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Route en ondergrond controleren
2 personen
9
Alternatieve route bepalen
2 personen
10
Wijnproeverij samenstellen
2 personen
11
Catering bestellen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers praktische info sturen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Wijn en dranken koelen
2 personen
16
Routekaarten printen
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Proefglazen klaarzetten
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
22
Wijnproeftafel inrichten
2 personen
23
Hapjes en buffet voorbereiden
3 personen
24
Routepijlen plaatsen
2 personen
25
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

26
Deelnemers registreren
3 personen
27
Welkom en veiligheidsinstructie geven
2 personen
28
Groep begeleiden tijdens wandeling
3 personen
29
Water uitdelen onderweg
2 personen
30
Wijnproeverij begeleiden
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes en buffet serveren
3 personen
33
Glazen en servies afruimen
2 personen
34
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Routepijlen verwijderen
2 personen
36
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
37
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
38
Partytenten afbreken
4 personen
39
Servies en glazen afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Overgebleven dranken opslaan
44
Verloren voorwerpen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Bistrotafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 20
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Karaffenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker
Microfoon

Wandelmateriaal

Routekaartenaantal 50
Kompasaantal 2
Routepijlenaantal 20
Pionnenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
Rugzakkenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Powerbanksaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 50
Welkomstbord
Menukaartenaantal 10
Tafelbordjesaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast vóór je uitnodigingen verstuurt. Controleer niet alleen de afstand, maar ook ondergrond, hellingen, rustpunten en de plek waar je routepijlen en pionnen kunt plaatsen.
Reserveer de wijngaard en wandelbegeleider zodra de datum bekend is. Stem af waar de ontvangst, wijnproeverij en catering plaatsvinden en hoeveel proefglazen, tafels en stoelen daar passen.
Sluit de deelnemerslijst op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de wandeling. Gebruik het definitieve aantal voor de wijnproeverij, catering, wijnglazen, waterglazen en eventuele dieetwensen.
Plan de voorbereiding achteruit vanaf de starttijd: koel wijn en dranken vooraf, zet de ontvangst- en wijnproeftafel klaar en plaats routekaarten en pijlen vóór de eerste deelnemers arriveren.
Maak een alternatief voor regen of een onbegaanbaar pad en controleer de weersverwachting uiterlijk de dag ervoor. Stuur deelnemers dan meteen vertrekpunt, kledingadvies, route-informatie en wijzigingen; houd EHBO-koffers, zaklampen en reflecterende hesjes bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een wijngaardwandeling?: Plan meestal 2 tot 3 uur voor het wandelgedeelte en de wijnproeverij, afhankelijk van de route en het aantal stops. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor ontvangst en 30 minuten voor hapjes of buffet.
Wanneer moet ik een wijngaard reserveren?: Leg de wijngaard bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast, zeker als je op een weekenddag wilt wandelen. Vraag direct naar de beschikbare ruimte voor proeverij, catering en een alternatief bij slecht weer.
Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijngaardwandeling?: Reken voor een proeverij op ongeveer 5 tot 6 kleine proefglazen per deelnemer, naast water en eventueel extra drank. Bestel op basis van de definitieve deelnemerslijst en houd rekening met dieetwensen en alcoholvrije opties.
Wanneer stuur je praktische informatie naar deelnemers?: Stuur de route, starttijd, kledingadvies, bereikbaarheid en weersafspraken uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Bevestig eventuele routewijzigingen nogmaals op de dag vóór de wandeling.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.