Cómo organizar un paseo por el viñedo sin improvisar
Un paseo por el viñedo combina una caminata, una visita a la bodega y una cata, así que el orden de preparación importa. Empieza fijando la fecha y la ruta, y reserva cuanto antes la bodega y la guía. Después controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y la información práctica que recibirá cada participante. La última semana se centra en el tiempo, el catering, las bebidas y la señalización del recorrido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Reservar la bodega
- 3
Reservar guía de caminata
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Actualizar la lista de participantes
- 8
Comprobar la ruta y el terreno
2 personas
- 9
Definir una ruta alternativa
2 personas
- 10
Organizar una cata de vinos
2 personas
- 11
Pedir el catering
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Enviar información práctica a los participantes
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar el vino y las bebidas
2 personas
- 16
Imprimir mapas de ruta
- 17
Preparar acreditaciones
2 personas
- 18
Preparar los vasos de degustación
2 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 20
Montar las carpas
4 personas
- 21
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 22
Montar la mesa de cata de vino
2 personas
- 23
Preparar aperitivos y buffet
3 personas
- 24
Colocar flechas de ruta
2 personas
- 25
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 26
Registrar a los participantes
3 personas
- 27
Dar la bienvenida y la instrucción de seguridad
2 personas
- 28
Guiar al grupo durante la caminata
3 personas
- 29
Repartir agua en el camino
2 personas
- 30
Guiar la cata de vinos
3 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Servir los aperitivos y el bufé
3 personas
- 33
Recoger vasos y vajilla
2 personas
- 34
Despedir a los últimos invitados
2 personas
Seguimiento
- 35
Retirar las flechas de ruta
2 personas
- 36
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
- 37
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 38
Desmontar las carpas
4 personas
- 39
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
- 40
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 41
Limpiar el lugar
3 personas
- 42
Devolver el material prestado
2 personas
- 43
Guardar las bebidas sobrantes
- 44
Comprobar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas bistrocant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Copas de vinocant. 120
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Cuencoscant. 20
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Jarrascant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz portátil
- Micrófono
Material para caminatas
- Mapas de rutacant. 50
- Brújulacant. 2
- Flechas de rutacant. 20
- Conoscant. 12
- Chalecos reflectantescant. 8
- Mochilascant. 3
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 6
- Baterías externascant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Portanombrescant. 50
- Cartel de bienvenida
- Cartas del menúcant. 10
- Carteles de mesacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Esponjascant. 6
- Cepillos para fregarcant. 3
- Toallascant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ruta y las reservas antes de enviar las invitaciones. Confirma con la bodega la duración de la cata y con la guía el ritmo previsto para que puedas indicar una hora realista de llegada.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, por ejemplo, 7 días antes. Actualiza la lista de participantes y entrega al catering el número final para evitar raciones insuficientes.
- Comprueba el terreno y prepara una ruta alternativa antes de la semana del evento. Si hay barro, calor intenso o lluvia, podrás cambiar el recorrido sin dejar a los participantes esperando.
- Envía la información práctica al menos 3 días antes: hora de encuentro, duración aproximada, tipo de terreno, ropa y calzado recomendados, y qué hacer si alguien llega tarde. Imprime los mapas y prepara las acreditaciones antes del montaje.
- Monta primero la recepción y la señalización, y después las mesas de cata y el buffet. Coloca las flechas en los cruces, revisa el control de seguridad y enfría el vino y las bebidas con tiempo suficiente para servirlos al inicio de la cata.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un paseo por el viñedo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la ruta y reservar la bodega y la guía. Deja la lista final de participantes, el catering y las preferencias dietéticas cerrados como máximo 7 días antes.
- ¿Cuándo se envía la información a los participantes?
- Envíala al menos 3 días antes del paseo. Incluye la hora de encuentro, la ruta, la duración, el terreno, la ropa recomendada y el contacto de la organización.
- ¿Qué hacer si llueve durante un paseo por el viñedo?
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Ten definida una ruta alternativa y confirma con la bodega si puede recibir al grupo en caso de reducir o cancelar la caminata.
- ¿Cuánto vino y comida hay que preparar para la cata?
- Calcula las cantidades a partir del número confirmado de participantes y añade aproximadamente un 10 % de margen. Enfría las bebidas el mismo día y entrega al catering el recuento final al menos 7 días antes.
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