Zo organiseer je een wijnfestival zonder last-minute gedoe

Begin een wijnfestival niet met de wijnbestelling, maar met datum, programma en locatie. Daarna bepaal je hoeveel bezoekers je verwacht en hoeveel proefglazen, water, wijn en hapjes daarbij passen. Leg leveranciers, catering, muziek en vergunningen vroeg vast; leveringstijden en dieetwensen lopen anders snel door elkaar. In de laatste week draait alles om bevestigen, koelen, klaarzetten en een duidelijke indeling van proefpunten, bar en zitplekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Wijnleveranciers benaderen
2 personen
5
Wijnselectie samenstellen
3 personen
6
Catering reserveren
7
Muziek regelen
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Proeverijkaarten opstellen
2 personen
13
Wijnbestelling plaatsen
14
Leveringstijden bevestigen
15
Personeelsrooster maken
2 personen
16
Leveranciersinstructies versturen
17
Menukaarten laten drukken
18
Plattegrond maken
19
Proefglazen controleren
2 personen
20
Decoratie inkopen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Wijnlevering ontvangen
3 personen
23
Wijnvoorraad controleren
2 personen
24
Dranken koelen
3 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Locatie schoonmaken
3 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
28
Partytenten opbouwen
5 personen
29
Wijnstands opbouwen
4 personen
30
Koelvoorzieningen plaatsen
3 personen
31
Glazen klaarzetten
3 personen
32
Proefporties klaarzetten
4 personen
33
Buffet opbouwen
4 personen
34
Registratietafel inrichten
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Verlichting testen
2 personen
37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
40
Kassa en betaalterminals testen
2 personen

Event

41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Entree en polsbandjes uitgeven
3 personen
43
Wijnproeverijen begeleiden
6 personen
44
Wijnflessen openen
4 personen
45
Wijn serveren
8 personen
46
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Buffet bijvullen
3 personen
50
Glazen inzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Tafels schoonhouden
2 personen
54
Voorraad bijhouden
55
Muziek verzorgen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Wijnvoorraad veilig opslaan
3 personen
60
Locatie opruimen
6 personen
61
Partytenten afbreken
5 personen
62
Tafels en stoelen terugzetten
5 personen
63
Glazen en servies afwassen
4 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
66
Apparatuur schoonmaken
3 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven wijn retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Partytentenaantal 3
Buffettafelsaantal 4
Barbladenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Servies

Wijnglazenaantal 300
Waterglazenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Wijnkaraffenaantal 24
Waterkaraffenaantal 16
Serveerplateausaantal 20
Serveerschalenaantal 16

Keuken

Kurketrekkersaantal 12
Wijnstoppersaantal 24
Wijnkoelersaantal 12
IJslepelsaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Kassa'saantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Wijnrankdecoratieaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Menukaartenaantal 60
Wijnkaartbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 120
Polsbandjesaantal 250
Krijtbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een vast proefprogramma en zet per wijn de volgorde, schenkhoeveelheid en herkomst op de proeverijkaart. Reken per bezoeker meerdere kleine proefporties en plan water tussen de rondes.
Bestel proefglazen, waterglazen en wijnkaraffen op basis van het maximale aantal gasten tegelijk, niet alleen op basis van het totaal aantal aanmeldingen. Controleer de glazen uiterlijk één week vooraf op aantallen en breuk.
Bevestig de wijnlevering uiterlijk 3 dagen voor het festival opnieuw met een tijdvak en losplaats. Controleer bij ontvangst elke doos tegen de bestelling en houd een aparte voorraad voor bijschenken en beschadigde flessen.
Maak de plattegrond voordat je tafels en tenten neerzet. Houd loopruimte vrij tussen statafels, buffettafels, bar en afzetpalen, zodat bezoekers met een glas niet door een opstopping hoeven.
Plan het personeelsrooster in blokken van 2 tot 3 uur en wijs iemand aan voor voorraad, iemand voor betalingen en iemand voor leveranciers. Zet kurketrekkers, wijnstoppers, koelers, ijslepels en serveertangen op vaste werkplekken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnfestival?: Begin met het aantal bezoekers, het aantal proefwijnen en de schenkhoeveelheid per proefportie. Reken daarnaast een reserve van ongeveer 10 tot 15 procent voor bijschenken, morsen en onverwacht hogere belangstelling.
Hoe lang van tevoren moet je een wijnfestival organiseren?: Start bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Benader wijnleveranciers en catering minstens 8 weken vooraf; verstuur uitnodigingen zodra capaciteit en programma vaststaan.
Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een wijnfestival?: Voorzie minimaal één proefglas per gelijktijdige bezoeker als je tussendoor afwast; zonder afwasronde heb je één glas per bezoeker plus reserve nodig. Bestel 5 tot 10 procent extra en controleer de levering uiterlijk 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je wijn bestellen voor een wijnfestival?: Plaats de wijnbestelling zodra het programma, de verwachte opkomst en de selectie vaststaan, meestal 2 tot 4 weken voor het festival. Bevestig de levering nogmaals 3 dagen vooraf en koel witte en mousserende wijn op tijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.