Organiser un festival du vin, étape par étape

Un festival du vin se prépare d’abord comme un parcours de dégustation, puis comme un événement accueillant et fluide. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de contacter les fournisseurs. La sélection des vins, le catering, les inscriptions et les autorisations doivent avancer ensemble. Gardez enfin une marge pour la livraison, le refroidissement des boissons et l’installation des verres, tables et espaces de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Contacter les fournisseurs de vin
2 personnes
5
Composer la sélection de vins
3 personnes
6
Réserver le catering
7
Gérer la musique
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Préparer les cartes de dégustation
2 personnes
13
Passer la commande de vin
14
Confirmer les délais de livraison
15
Établir le planning du personnel
2 personnes
16
Envoyer les instructions aux fournisseurs
17
Faire imprimer les menus
18
Créer le plan
19
Vérifier les verres de dégustation
2 personnes
20
Acheter la décoration
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Réceptionner la livraison de vin
3 personnes
23
Vérifier le stock de vin
2 personnes
24
Refroidir les boissons
3 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Nettoyer le lieu
3 personnes
27
Installer les tables et les chaises
5 personnes
28
Monter les tentes de réception
5 personnes
29
Monter les stands de vin
4 personnes
30
Installer les équipements de refroidissement
3 personnes
31
Préparer les verres
3 personnes
32
Préparer les portions de dégustation
4 personnes
33
Monter le buffet
4 personnes
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Tester l’éclairage
2 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes
40
Tester la caisse et les terminaux de paiement
2 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Distribuer les entrées et les bracelets
3 personnes
43
Animer les dégustations de vin
6 personnes
44
Ouvrir les bouteilles de vin
4 personnes
45
Servir du vin
8 personnes
46
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
50
Récupérer les verres
3 personnes
51
Faire la vaisselle
3 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Garder les tables propres
2 personnes
54
Gérer le stock
55
Fournir la musique
56
Annoncer le dernier tour
57
Encadrer la sortie
2 personnes

Suivi

58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Stocker le vin en toute sécurité
3 personnes
60
Ranger le lieu
6 personnes
61
Démonter les tentes de fête
5 personnes
62
Remettre les tables et les chaises en place
5 personnes
63
Laver les verres et la vaisselle
4 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
66
Nettoyer le matériel
3 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Retourner le vin restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tentes de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Sous-mains de barqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Verres à vinqté 300
Verres à eauqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Carafes à vinqté 24
Carafes d'eauqté 16
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Tire-bouchonsqté 12
Bouchons de vinqté 24
Refroidisseurs à vinqté 12
Cuillères à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Glacièresqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Décoration

Nappesqté 16
Décoration de vigneqté 6
Compositions floralesqté 8
Cartes de menuqté 60
Panneaux de carte des vinsqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 120
Braceletsqté 250
Panneaux en ardoiseqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant de commander le vin : prévoyez le nombre de domaines ou de cuvées, la durée des dégustations et les temps de pause. Une sélection arrêtée au moins 4 semaines avant l’événement laisse encore du temps pour imprimer les cartes et les menus.
Vérifiez les autorisations et les contraintes du lieu dès la réservation. Contrôlez notamment l’accès des fournisseurs, l’alimentation électrique pour la sonorisation, les zones couvertes et la capacité d’accueil avant d’envoyer les invitations.
Ne commandez pas le vin au dernier moment. Confirmez les délais de livraison au moins 7 jours avant, puis vérifiez les caisses à leur arrivée : références, quantités, bouteilles endommagées et conditions de stockage.
Prévoyez le service avant l’ouverture des portes : verres de dégustation, carafes, tire-bouchons, rafraîchisseurs et eau doivent être répartis sur chaque espace. Comptez au minimum un verre par participant et gardez une réserve pour les pertes ou les changements de verre.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser le catering. Transmettez le nombre définitif de participants au traiteur 5 à 7 jours avant, puis préparez les en-cas avant l’arrivée du public pour éviter une rupture pendant les dégustations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du vin ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, le lieu, les fournisseurs de vin, le catering, les invitations et la livraison demandent plusieurs validations successives.
Quand commander le vin pour un festival ?: Passez la commande environ 3 à 4 semaines avant l’événement, puis confirmez le délai de livraison au plus tard 7 jours avant. Contrôlez le stock dès réception et prévoyez un espace adapté pour les bouteilles.
Combien de verres prévoir par personne ?: Prévoyez au moins un verre de dégustation par participant, plus 10 à 15 % de réserve. Ajoutez des verres à eau et des carafes afin de limiter les attentes aux tables de service.
Quand envoyer les invitations à un festival du vin ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date et fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant. Vous pourrez ainsi confirmer le catering, les besoins alimentaires et le planning du personnel.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.