Zo organiseer je een wijnfestival zonder last-minute chaos

Begin met de datum, locatie en gewenste omvang; die keuzes bepalen hoeveel wijn, proefglazen, koeling en medewerkers je nodig hebt. Benader daarna wijnleveranciers en maak een proeflijst met een duidelijke volgorde. Verstuur uitnodigingen pas wanneer reserveringen, capaciteit en betaalwijze vaststaan. In de laatste week controleer je leveringen, etiketten, voorraad en dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om gekoelde wijn, een logische indeling en een korte controle vóór de bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wijnleveranciers benaderen
2 personen
3
Wijnproeflijst samenstellen
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Leveringen met leveranciers afspreken
9
Proefglazen en servies reserveren
10
Menu en hapjes bepalen
2 personen
11
Plattegrond maken
2 personen
12
Personeelsrooster maken
13
Bezoekerslijst bijwerken
14
Wijnetiketten controleren
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Wijnvoorraad controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Wijnen ontvangen
3 personen
19
Wijnen gekoeld opslaan
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
4 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Betaalapparatuur opladen
23
Weersverwachting controleren
24
Locatie openen
2 personen
25
Terrein controleren
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Wijnstations inrichten
4 personen
31
Koelboxen vullen
3 personen
32
Proefglazen klaarzetten
3 personen
33
Hapjes uitstallen
3 personen
34
Bordjes en menukaarten plaatsen
2 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Betaalpunt testen
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Briefing van medewerkers
8 personen

Event

40
Entree openen
3 personen
41
Bezoekers registreren
3 personen
42
Proefglazen uitdelen
2 personen
43
Wijnen presenteren
6 personen
44
Wijn schenken
6 personen
45
Hapjes serveren
4 personen
46
Water bijvullen
2 personen
47
Witte wijn bijvullen
2 personen
48
Rosé bijvullen
2 personen
49
Rode wijn bijvullen
2 personen
50
Gebruikte glazen inzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Tafels afruimen
2 personen
53
Afvalzakken vervangen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Laatste ronde aankondigen
57
Entree sluiten
2 personen
58
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

59
Wijnvoorraad afsluiten
2 personen
60
Restanten veilig opslaan
2 personen
61
Glazen en servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Tenten afbreken
4 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven wijn terugbrengen
2 personen
69
Decoratie opbergen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
71
Facturen en bonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 18
Statafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Tafellinnenaantal 18
Krukkenaantal 20

Servies

Proefglazenaantal 180
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Schaaltjesaantal 30
Karaffenaantal 20
Ijsemmersaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 10
Kurkentrekkersaantal 18
Wijnopenersaantal 12
Wijnkoelersaantal 12
Betaalterminalsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Handkarrenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelmattenaantal 20
Flessenbakkenaantal 12
Voorraadkrattenaantal 20

Decoratie

Menubordenaantal 12
Wijnregiokaartenaantal 12
Tafelnummersaantal 20
Bloemstukkenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 12

Catering

Waterdispensersaantal 4
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Broodmandenaantal 8
Koelelementenaantal 40
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Tips

Plan per wijn minimaal één proefpunt en reken op extra proefglazen: bij 100 bezoekers zijn 150 tot 200 glazen praktischer dan precies 100. Regel ook waterglazen, karaffen en ijsemmers per proefzone.
Maak de proeflijst uiterlijk 2 weken vooraf en zet de wijnen in een vaste volgorde, bijvoorbeeld van licht naar vol en van droog naar zoet. Controleer de etiketten opnieuw zodra de levering binnen is.
Spreek levermomenten per leverancier af en reserveer gekoelde opslag vóór de wijn arriveert. Zet witte en mousserende wijn niet pas tijdens de opbouw koud; gebruik koelkasten, koelboxen of wijnkoelers vanaf ontvangst.
Maak de plattegrond vóór je tafels, statafels en partytenten plaatst. Houd looppaden vrij en zet water, spuugbakken en betaalpunten zo neer dat bezoekers niet bij één tafel ophopen.
Laad betaalterminals de avond ervoor op en controleer verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de locatie opent. Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor terreincontrole, materiaalcontrole en het klaarzetten van hapjes.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnfestival?: Reken voor een proeverij meestal op 6 tot 8 kleine proefglazen per bezoeker. Voor 100 bezoekers betekent dat ongeveer 600 tot 800 proefporties; bestel daarnaast reservevoorraad voor de populairste wijnen.
Hoe lang van tevoren moet je een wijnfestival organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en leveranciers. Verstuur uitnodigingen zodra capaciteit en reserveringen vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het festival.
Hoe houd je wijn gekoeld tijdens een wijnfestival?: Zet gekoelde wijn direct na levering in koelkasten, koelboxen of wijnkoelers en vul ijsemmers vlak vóór opening. Controleer de voorraad en temperatuur ongeveer 60 minuten voor de eerste bezoekers komen.
Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een wijnfestival?: Plan 1,5 tot 2 proefglazen per verwachte bezoeker als je niet na elke wijn afwast. Voor 100 bezoekers heb je dan 150 tot 200 proefglazen nodig, plus waterglazen en reserveglazen voor breuk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.