Cómo organizar un festival del vino sin perder el control

Un festival del vino se organiza en este orden: primero aseguras fecha, lugar y proveedores; después cierras la selección de vinos, las inscripciones y el servicio. La parte que más se retrasa suele ser la coordinación de entregas y la conservación de las botellas. También necesitas calcular con precisión las copas, el agua, los aperitivos y los puntos de pago. El día del evento, una revisión del recinto y un plano sencillo evitan colas, botellas mal colocadas y material que falta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contactar con proveedores de vino
2 personas
3
Preparar la lista de cata de vinos
2 personas
4
Hacer reservas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Coordinar las entregas con los proveedores
9
Reservar vasos de degustación y vajilla
10
Definir el menú y los aperitivos
2 personas
11
Hacer el plano
2 personas
12
Hacer el horario del personal
13
Actualizar la lista de visitantes
14
Comprobar las etiquetas de vino
2 personas
15
Comprobar la lista de la compra
16
Comprobar el stock de vino
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Recibir los vinos
3 personas
19
Guardar los vinos refrigerados
2 personas
20
Preparar aperitivos
4 personas
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Cargar el equipo de pago
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Inspeccionar el recinto
2 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Montar las estaciones de vino
4 personas
31
Llenar las neveras portátiles
3 personas
32
Preparar los vasos de degustación
3 personas
33
Montar aperitivos
3 personas
34
Colocar carteles y menús
2 personas
35
Montar el mostrador de registro
2 personas
36
Probar el punto de pago
2 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Sesión informativa para el personal
8 personas

Evento

40
Abrir la entrada
3 personas
41
Registrar a los visitantes
3 personas
42
Repartir vasos de degustación
2 personas
43
Presentar vinos
6 personas
44
Servir vino
6 personas
45
Servir aperitivos
4 personas
46
Rellenar agua
2 personas
47
Reponer el vino blanco
2 personas
48
Rellenar rosé
2 personas
49
Reponer vino tinto
2 personas
50
Recoger los vasos usados
3 personas
51
Lavar la vajilla
2 personas
52
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
53
Sustituir las bolsas de basura
2 personas
54
Comprobar los baños periódicamente
55
Servir café y té
2 personas
56
Anunciar la última ronda
57
Cerrar la entrada
2 personas
58
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

59
Cerrar el inventario de vino
2 personas
60
Guardar los restos de forma segura
2 personas
61
Lavar vasos y vajilla
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Desmontar las tiendas
4 personas
65
Limpiar el lugar
4 personas
66
Inventariar materiales
2 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Devolver el vino sobrante
2 personas
69
Guardar la decoración
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 18
Mesas altascant. 10
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Manteleríacant. 18
Taburetescant. 20

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 180
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cuencoscant. 30
Jarrascant. 20
Cubiterascant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 10
Sacacorchoscant. 18
Sacacorchoscant. 12
Enfriadores de vinocant. 12
Terminales de pagocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Carritos de manocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 20
Contenedores para botellascant. 12
Cajas de almacenamientocant. 20

Decoración

Carteles del menúcant. 12
Tarjetas de región vinícolacant. 12
Números de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 12
Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 12

Catering

Dispensadores de aguacant. 4
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Cestas de pancant. 8
Acumuladores de fríocant. 40
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los proveedores antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas entre la confirmación de las entregas y el festival para poder corregir cambios en la selección.
Prepara la lista de cata con antelación y comprueba cada etiqueta cuando recibas las botellas. Reserva un espacio refrigerado y mantén separados los vinos listos para servir de las cajas de reposición.
Calcula el material por asistente y añade un margen del 10 %: copas de degustación, vasos de agua, platos y cubiertos. Las copas suelen ser lo primero que se queda corto cuando coinciden varias catas.
Organiza las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Usa esos datos para ajustar los aperitivos, distribuir las mesas y preparar una lista de visitantes actualizada para la entrada.
Haz la inspección final el mismo día, antes de abrir, y reserva 60 minutos para comprobar carpas, mesas, cables, terminales de pago, hielo y refrigeración. Comprueba también el pronóstico del tiempo antes de montar la zona exterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival del vino?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar el lugar, contactar con proveedores y preparar la lista de cata. Deja la semana final para confirmar inscripciones, entregas, preferencias dietéticas y material.
¿Cuántas copas de degustación necesito por persona?: Calcula una copa por asistente si habrá lavado o reposición durante el evento, y añade un 10 % de reserva. Si no puedes lavar copas, prepara al menos una por vino servido en paralelo más ese mismo margen.
¿Cuándo debo recibir y refrigerar los vinos?: Coordina la entrega entre 24 y 48 horas antes del festival, siempre que el proveedor lo permita. Al recibirlos, comprueba cantidades y etiquetas y guarda refrigerados los vinos que deban servirse fríos.
¿Cuánto tiempo antes hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para actualizar la lista de visitantes y comprar aperitivos. Después de ese plazo, acepta cambios solo si puedes ajustar las preferencias dietéticas y el aforo.

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