Zo organiseer je een wijnfestival

Begin met de datum, locatie en gewenste groepsgrootte. Leg daarna leveranciers, het proefprogramma en de catering vast, zodat je weet hoeveel wijn, glazen, water en hapjes nodig zijn. Werk uiterlijk enkele weken vooraf de aanmeldingen, dieetwensen en indeling uit. Op de dag zelf draait alles om een logische route: ontvangst, proefstations, water en spuugbakken binnen handbereik en voldoende gekoelde witte wijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Wijnleveranciers selecteren
2 personen
3
Wijnbestellingen plaatsen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Proeverijprogramma samenstellen
2 personen
8
Wijnkaarten opstellen
9
Leveringen controleren
2 personen
10
Personeel inplannen
11
Catering bestellen
12
Glazen en materiaal reserveren
13
Plattegrond maken
14
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
15
Wijnkaarten printen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Wijnlevering ontvangen
2 personen
18
Wijnvoorraad controleren
2 personen
19
Witte wijn koelen
2 personen
20
Rode wijn klaarzetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
4 personen
22
Locatie schoonmaken
3 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Proefstations inrichten
4 personen
26
Wijnflessen per station verdelen
3 personen
27
Koelbakken vullen
2 personen
28
Glazen klaarzetten
3 personen
29
Servetten en spuugbakken plaatsen
2 personen
30
Hapjesbuffet opbouwen
3 personen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Verlichting testen
2 personen
33
Muziek testen
34
Ingang en registratie inrichten
2 personen
35
Briefing vrijwilligers geven

Event

36
Bezoekers registreren
2 personen
37
Wijnglazen uitdelen
2 personen
38
Wijnproeverij begeleiden
4 personen
39
Wijninformatie toelichten
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Glazen inzamelen
2 personen
43
Glazen afwassen
2 personen
44
Buffet tussentijds aanvullen
2 personen
45
Afvalbakken legen
46
Toiletten controleren
47
Laatste proeverij aankondigen
48
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

49
Wijnflessen afsluiten
2 personen
50
Restanten koelen
2 personen
51
Locatie opruimen
4 personen
52
Servies en glazen reinigen
3 personen
53
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
54
Decoratie verwijderen
2 personen
55
Afval afvoeren
2 personen
56
Materialen retourneren
2 personen
57
Voorraad veilig opbergen
2 personen
58
Eindcontrole locatie uitvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Barkrukkenaantal 16

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 120
Wijndecanteerdersaantal 8
Schenkkragenaantal 12
Spuugbakkenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koelbakkenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Wijnopenersaantal 12
Flessenstoppersaantal 20
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Digitale weegschaal

Decoratie

Wijnvatenaantal 4
Wijnflessen voor decoratieaantal 20
Tafellopersaantal 14
Wijnrankdecoratieaantal 6
Bloemstukkenaantal 10
Menustandaardsaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 12
Wijninformatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlantaarnsaantal 12
Tafellampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmessenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalen met dekselaantal 8
Schenklepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 24
Broodmessenaantal 4
Kaasmessenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Koelplatenaantal 12
Etikettenaantal 200
Stiftenaantal 12
Handschoenenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalzakhoudersaantal 8
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het proefprogramma voordat je wijn bestelt. Noteer per station de wijn, schenkvolgorde, serveertemperatuur en het aantal proefglazen; zo voorkom je dat witte wijn te laat wordt gekoeld.
Bestel niet alleen flessen, maar plan ook water, spuugbakken en wijnglazen per deelnemer. Zet bij elk proefstation minstens één waterpunt en controleer de voorraad bij ontvangst.
Controleer leveringen zodra ze binnenkomen en vergelijk flessen met de bestelling. Bewaar witte wijn direct in koelbakken of koelkasten en zet rode wijn per proefstation klaar, zodat medewerkers niet tijdens het programma hoeven te zoeken.
Maak de plattegrond vóór je tafels en stoelen plaatst. Houd loopruimte tussen de proefstations vrij en zet naamkaartjes, wijnkaarten en schenkkragen al klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Plan de opbouw in twee delen: eerst meubilair, koeling en techniek, daarna hapjes, wijn en drukwerk. Reserveer op de dag zelf minimaal 60 minuten voor het inrichten en nog 30 minuten voor een laatste voorraadcontrole.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnfestival?: Reken voor een proeverij op ongeveer 5 tot 7,5 cl per wijn per persoon. Bij 6 wijnen is dat 30 tot 45 cl per deelnemer; één fles van 75 cl is dan genoeg voor ongeveer 16 tot 25 proefporties.
Hoeveel wijnglazen heb je nodig per bezoeker?: Gebruik bij voorkeur één glas per wijn als je voldoende afwas- of opslagruimte hebt. Bij 6 wijnen betekent dat 6 glazen per deelnemer; met een wisselsysteem kun je met 2 tot 3 glazen per persoon werken.
Wanneer moet je witte wijn koelen voor een wijnfestival?: Zet witte wijn minimaal 4 uur vóór aanvang gekoeld weg. Vul koelbakken vlak voor de start bij met ijs en controleer na ongeveer 60 minuten of er nog voldoende koude voorraad beschikbaar is.
Hoe lang van tevoren organiseer je een wijnfestival?: Leg datum, locatie en leveranciers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken van tevoren en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het festival, zodat je catering en dieetwensen kunt doorgeven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.