Cómo organizar un Festival del vino sin perder el control
Organizar un Festival del vino empieza mucho antes de colocar las botellas sobre las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, calcula el aforo y cierra los proveedores; después coordina inscripciones, preferencias dietéticas y el programa de degustación. La última semana debes confirmar entregas, personal, catering y material. El día anterior se revisa el stock, se enfría el vino blanco y se prepara el espacio para que las estaciones de degustación funcionen sin colas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Seleccionar proveedores de vino
2 personas
- 3
Realizar pedidos de vino
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Preparar el programa de degustación
2 personas
- 8
Montar las cartas de vinos
- 9
Comprobar las entregas
2 personas
- 10
Programar al personal
- 11
Pedir el catering
- 12
Reservar vasos y material
- 13
Hacer el plano
- 14
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 15
Imprimir las cartas de vinos
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Recibir la entrega de vino
2 personas
- 18
Comprobar el stock de vino
2 personas
- 19
Enfriar el vino blanco
2 personas
- 20
Preparar vino tinto
2 personas
- 21
Preparar aperitivos
4 personas
- 22
Limpiar el lugar
3 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
3 personas
- 25
Montar estaciones de degustación
4 personas
- 26
Distribuir las botellas de vino por estación
3 personas
- 27
Llenar las neveras
2 personas
- 28
Preparar los vasos
3 personas
- 29
Colocar servilletas y escupideras
2 personas
- 30
Montar el bufé de aperitivos
3 personas
- 31
Colgar la decoración
2 personas
- 32
Probar la iluminación
2 personas
- 33
Probar la música
- 34
Montar la entrada y el registro
2 personas
- 35
Dar briefing a los voluntarios
Evento
- 36
Registrar a los visitantes
2 personas
- 37
Repartir copas de vino
2 personas
- 38
Guiar la cata de vinos
4 personas
- 39
Explicar la información sobre el vino
2 personas
- 40
Servir aperitivos
3 personas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Recoger vasos
2 personas
- 43
Lavar los vasos
2 personas
- 44
Reponer el buffet durante el evento
2 personas
- 45
Vaciar los contenedores de basura
- 46
Comprobar los baños
- 47
Anunciar la última degustación
- 48
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 49
Cerrar las botellas de vino
2 personas
- 50
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 51
Limpiar el lugar
4 personas
- 52
Limpiar la vajilla y los vasos
3 personas
- 53
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 54
Retirar la decoración
2 personas
- 55
Retirar los residuos
2 personas
- 56
Devolver los materiales
2 personas
- 57
Guardar el stock en un lugar seguro
2 personas
- 58
Realizar la revisión final del recinto
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 90
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas de cervezacant. 4
- Mesas altascant. 8
- Mantelescant. 14
- Taburetes de barcant. 16
Vajilla
- Copas de vinocant. 180
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 120
- Decantadores de vinocant. 8
- Collerinescant. 12
- Bacines para escupircant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 8
- Contenedores isotérmicoscant. 8
- Cubiterascant. 8
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neverascant. 2
- Sacacorchoscant. 12
- Tapones para botellascant. 20
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Reproductor de música
- Báscula digital
Decoración
- Barriles de vinocant. 4
- Botellas de vino para decoracióncant. 20
- Manteles runnerscant. 14
- Decoración de enredaderacant. 6
- Arreglos floralescant. 10
- Atriles para menúcant. 12
- Portanombrescant. 12
- Carteles informativos sobre el vinocant. 12
- Carteles direccionalescant. 8
- Números de mesacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Faroles LEDcant. 12
- Lámparas de mesacant. 10
- Baterías de repuestocant. 24
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillos de chefcant. 8
- Pinzas de servircant. 12
- Bandejas de servircant. 20
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Cucharones para servircant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Acumuladores de fríocant. 24
- Cuchillos de pancant. 4
- Cuchillos para quesocant. 8
- Cestas de pancant. 8
- Placas refrigerantescant. 12
- Etiquetascant. 200
- Rotuladorescant. 12
- Guantescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de microfibracant. 20
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Escobas de manocant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Escobillas de bañocant. 4
- Toallas de papelcant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra los proveedores y los pedidos de vino antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar qué se degustará y evitar cambios de última hora en las cartas de vinos.
- Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de al menos 7 días antes. Ese dato determina el pedido de catering y la distribución de las mesas.
- Prepara una estación de degustación por cada grupo que quieras atender a la vez y deja las copas, los vasos para agua, los bacines para escupir y los sacacorchos en cada punto.
- Comprueba cada entrega el mismo día que llega: cuenta las botellas, revisa el stock y separa el vino blanco para enfriarlo con tiempo. No esperes al montaje para descubrir faltantes.
- Reserva el montaje con varias horas de margen. Primero coloca mesas y sillas, luego las estaciones, las cartas de vinos y las tarjetas de nombre; al final prueba el micrófono, los altavoces y las regletas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival del vino?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, lugar, proveedores e invitaciones. Deja la última semana para confirmar inscripciones, catering, personal, material y entregas.
- ¿Cuándo se debe pedir el vino para un festival?
- Haz el pedido cuando conozcas el aforo previsto y hayas cerrado el programa de degustación, idealmente 3 o 4 semanas antes. Comprueba la entrega al recibirla y revisa el stock como máximo el día anterior.
- ¿Cuándo hay que enfriar el vino blanco?
- Enfría el vino blanco el día anterior, no durante el montaje. Usa neveras, contenedores isotérmicos o cubiteras y reserva espacio para mantenerlo frío durante la degustación.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el Festival del vino?
- Reserva al menos 3 horas para limpiar el lugar, montar mesas y sillas, colocar las estaciones y distribuir el material. Añade tiempo para imprimir y colocar las cartas de vinos y para probar el sonido.
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