Zo organiseer je een wijnavond zonder last-minute stress

Begin een wijnavond niet met hapjes, maar met het aantal gasten en de proefvolgorde. Daarmee bepaal je hoeveel wijn, glazen, tafels en koeling je nodig hebt. Verzamel dieetwensen zodra de uitnodigingen binnen zijn en bestel de wijn op tijd, zodat je nog kunt controleren wat er geleverd wordt. Zet witte wijn vooraf koud, laat rode wijn op temperatuur komen en bereid kaasplanken en hapjes zo veel mogelijk eerder op de dag voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Wijnlevering bestellen
6
Proefvolgorde bepalen
2 personen
7
Tafelschikking maken
8
Menukaarten afdrukken
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Wijnen controleren
11
Witte wijn koelen
12
Rode wijn klaarzetten
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Kaasplanken samenstellen
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
2 personen
17
Tafels dekken
3 personen
18
Glazen klaarzetten
2 personen
19
Wijnkaarten plaatsen
20
Versiering ophangen
2 personen
21
Muziek testen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Ontvangstruimte controleren
2 personen

Event

24
Gasten ontvangen
2 personen
25
Aperitief serveren
2 personen
26
Wijnproeverij begeleiden
2 personen
27
Hapjes serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Kaasplanken aanvullen
2 personen
30
Water en koffie serveren
31
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

32
Restanten veilig afsluiten
2 personen
33
Afval verzamelen
2 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
36
Locatie schoonmaken
3 personen
37
Koelboxen leegmaken
38
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 44
Tafellopersaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 50
Bordenaantal 50
Kleine bordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Karaffenaantal 8
Kaasplankenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Kurkentrekkersaantal 4
Wijnopenersaantal 2
Decanteerkannenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 12
Ledkaarsenaantal 24
Wijnkaarthoudersaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de proefvolgorde vóór je de wijn bestelt. Zet lichtere wijnen voor zwaardere en zoetere wijnen; zo voorkom je dat je tijdens de avond nog moet improviseren.
Controleer de wijnlevering uiterlijk 2 dagen vooraf. Kijk niet alleen naar het aantal flessen, maar ook naar ontbrekende glazen, kurkentrekkers, karaffen en decanteerkannen.
Koel witte wijn niet pas bij aankomst van de gasten. Gebruik koelboxen of ijscontainers en houd daarnaast waterglazen en karaffen klaar, zodat gasten tussen de proefrondes kunnen drinken.
Maak de tafelschikking en menukaarten vóór het dekken. Reken per gast op een wijnglas en een waterglas; bij meerdere rondes voorkomt een extra set glazen opstopping bij de afwas.
Reserveer het laatste uur vóór ontvangst voor controle van de ruimte. Test de Bluetoothspeaker, controleer verlengsnoeren en lichtslingers en zet afvalbakken, emmers en een dweil klaar voor morsen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnavond?: Reken voor een proefavond op ongeveer 1 fles per 6 tot 8 gasten per proefronde, afhankelijk van de schenkgrootte. Voor 4 proefrondes komt dat neer op circa een halve tot twee derde fles per gast; plan extra voor het aperitief en de afsluiting.
Hoe lang van tevoren moet je een wijnavond organiseren?: Begin 3 tot 4 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het verzamelen van aanmeldingen. Bestel de wijn minimaal 1 week vooraf en controleer de levering uiterlijk 2 dagen voor de avond.
Hoeveel glazen heb je nodig voor een wijnproeverij?: Gebruik minimaal 1 wijnglas en 1 waterglas per gast. Bij verschillende wijnen zijn 2 tot 4 wijnglazen per gast praktischer, tenzij je tussen de rondes kunt afruimen en spoelen.
Wanneer moet je witte en rode wijn klaarzetten?: Zet witte wijn minimaal 3 uur vooraf koud, bij voorkeur in koelboxen of ijscontainers. Haal rode wijn ongeveer 1 tot 2 uur voor ontvangst uit een koele ruimte en open flessen pas volgens de proefvolgorde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.