Zo organiseer je een wijkvoorstelling

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Controleer daarna vergunningen en verzekering, bevestig de artiesten en verzamel hun technische wensen. Zodra de inhoud vaststaat, regel je uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en een draaiboek. Plan tenslotte de publieksontvangst, techniek, catering en opbouw ruim vooruit. Vooral dieetwensen, buren informeren en materiaaltransport worden bij een wijkvoorstelling vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Artiesten bevestigen
2 personen
6
Technische wensen verzamelen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Rolverdeling maken
2 personen
13
Draaiboek uitwerken
2 personen
14
Programma afdrukken
2 personen
15
Routebeschrijving publiceren
16
Buren informeren
2 personen
17
Reserveringen bevestigen
18
Publiekslijst bijwerken
2 personen
19
Dieetoverzicht afdrukken
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Decoratie sorteren
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
28
Podiumvlak vrijmaken
3 personen
29
Achterdoek ophangen
3 personen
30
Licht en kabels plaatsen
3 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Muziek afspelen testen
2 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Stoelen opstellen
4 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Programma's klaarleggen
2 personen
40
Dranken klaarzetten
3 personen
41
Hapjes klaarzetten
3 personen
42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Artiestenruimte inrichten
2 personen
44
Generale repetitie uitvoeren
6 personen

Event

45
Publiek ontvangen
4 personen
46
Programma's uitdelen
2 personen
47
Garderobe beheren
2 personen
48
Voorstelling openen
49
Licht bedienen
50
Geluid bedienen
51
Voorstelling begeleiden
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Publieksvragen begeleiden
57
Artiesten bedanken
58
Avondprogramma aankondigen
59
Avondvoorstelling begeleiden
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Laatste ronde aankondigen
62
Publiek uitgeleiden
3 personen
63
Garderobe afronden
2 personen

Nazorg

64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen inladen
4 personen
72
Locatie afsluiten
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
75
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Stoelenaantal 170
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Buffettafelsaantal 4
Artiestentafel
Artiestenstoelenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Theelepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Laptop
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Laptopstandaard

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2
Serveerschalenaantal 16
Keukenladdersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de speelvolgorde eerst vast en reserveer de locatie daarna definitief. Vraag artiesten direct om hun technische wensen, zodat je speakers, mengpaneel, microfoons en standaards tijdig kunt controleren.
Controleer vergunningen en verzekering minimaal 6 tot 8 weken voor de voorstelling. Informeer buren uiterlijk 2 weken vooraf over tijden, publiek en eventuele geluidsbelasting.
Maak één publiekslijst met aanmeldingen en dieetwensen en werk die wekelijks bij. Druk het dieetoverzicht pas kort voor de voorstelling af, maar verzamel ontbrekende reacties al 10 tot 14 dagen eerder.
Wijs vrijwilligers vaste rollen toe voor ontvangst, garderobe, techniek, catering en opruimen. Plan per rol minstens één reservepersoon en zet namen, telefoonnummers en overdrachtsmomenten in het draaiboek.
Breng tafels, stoelen, garderoberekken, decoratie en techniek niet op het laatste moment naar de locatie. Reserveer voor opbouw minimaal 3 uur en test microfoons, mengpaneel en speakers vóór het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wijkvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 maanden vooraf met datum, programma en locatie. Regel vergunningen, verzekering en artiesten uiterlijk 6 tot 8 weken voor de voorstelling.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een wijkvoorstelling?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke sluitingsdatum, bijvoorbeeld 10 dagen vóór de voorstelling.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wijkvoorstelling?: Reken voor een kleine wijkvoorstelling op minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en garderobe, 1 technisch aanspreekpunt en 2 mensen voor catering en opruimen. Voeg minstens 1 reservevrijwilliger toe.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een wijkvoorstelling?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, decoratie, catering en techniek. Test microfoons en speakers minstens 60 minuten vóór de inloop en houd daarna tijd over voor storingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.