Organiser une présentation de quartier, étape par étape

Une présentation de quartier réussie se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de contacter les artistes ou d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les autorisations, l’assurance, les besoins techniques et les rôles des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, gérer les inscriptions, préparer les boissons et acheminer le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Confirmer les artistes
2 personnes
6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
7
Concevoir les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les rôles
2 personnes
13
Élaborer le déroulé
2 personnes
14
Imprimer le programme
2 personnes
15
Publier l’itinéraire
16
Informer les voisins
2 personnes
17
Confirmer les réservations
18
Mettre à jour la liste du public
2 personnes
19
Imprimer l’aperçu du régime
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
28
Dégager la zone de la scène
3 personnes
29
Suspendre le fond de scène
3 personnes
30
Installer l’éclairage et les câbles
3 personnes
31
Raccorder le matériel audio
3 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Tester la diffusion de musique
2 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Préparer les programmes
2 personnes
40
Préparer les boissons
3 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Aménager la loge des artistes
2 personnes
44
Effectuer la répétition générale
6 personnes

Événement

45
Accueillir le public
4 personnes
46
Distribuer les programmes
2 personnes
47
Gérer le vestiaire
2 personnes
48
Ouvrir la représentation
49
Gérer l’éclairage
50
Gérer le son
51
Animer le spectacle
2 personnes
52
Annoncer la pause
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Animer les questions du public
57
Remercier les artistes
58
Annoncer le programme du soir
59
Animer la représentation du soir
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Annoncer le dernier tour
62
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
63
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Charger le matériel
4 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 170
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Tables de buffetqté 4
Table des artistes
Chaises pour artistesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Support pour ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2
Plateaux de serviceqté 16
Échelles de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de concevoir les invitations : gardez au moins 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer les artistes et recueillir leurs besoins techniques.
Vérifiez les autorisations et l’assurance au moins 4 semaines à l’avance. Informez aussi les voisins avant l’envoi des invitations, surtout si des haut-parleurs ou des microphones sans fil sont prévus.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : accueil, orientation, buffet, artistes et rangement. Une seule personne ne devrait pas gérer à la fois les inscriptions et la régie sonore.
Traitez les inscriptions jusqu’à 7 jours avant la présentation et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Imprimez ensuite un aperçu du régime pour éviter les oublis au buffet.
Achetez et acheminez le matériel au plus tard la veille : refroidissez les boissons, préparez les en-cas et vérifiez les tables, chaises, thermos, verres, assiettes et équipements audio avec une liste unique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une présentation de quartier ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les artistes, envoyer les invitations et recruter les bénévoles sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une présentation de quartier ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec le programme, l’itinéraire et une date limite d’inscription. Faites une relance 7 à 10 jours avant pour mettre à jour la liste du public.
Quand vérifier les besoins techniques des artistes ?: Demandez-les dès la confirmation des artistes, idéalement 3 à 4 semaines avant la présentation. Faites un dernier contrôle 48 heures avant pour les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et les pieds de micro.
Que préparer la veille d’une présentation de quartier ?: La veille, acheminez le matériel, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et triez la décoration. Contrôlez aussi les panneaux indicateurs, les badges nominatifs, les nappes et la liste actualisée du public.

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