Zo organiseer je een wijkraadsvergadering

Begin met de vergaderdatum en ruimte; pas daarna kun je uitnodigingen, sprekers en aanmeldingen goed plannen. Stel de agenda vroeg op en verzamel presentaties en vergaderstukken uiterlijk enkele dagen vooraf. Regel tegelijk de notulist, dieetwensen en techniek, want juist die onderdelen worden vaak te laat gecontroleerd. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, een werkende presentatie en een zaal die vóór binnenkomst van deelnemers klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergaderdatum bevestigen
2
Vergaderruimte reserveren
3
Agenda opstellen
2 personen
4
Sprekers bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Notulist aanwijzen
10
Presentaties verzamelen
11
Techniek testen
2 personen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Agenda en stukken afdrukken
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Hapjes voorbereiden
2 personen
17
Vergaderruimte openen
18
Tafels opstellen
3 personen
19
Stoelen plaatsen
3 personen
20
Presentatietafel inrichten
21
Techniek aansluiten
2 personen
22
Inschrijftafel klaarzetten
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Vergadering openen
27
Notulen vastleggen
28
Sprekers begeleiden
29
Dranken bijvullen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Pauze aankondigen
32
Vragen uit de wijk verzamelen
33
Besluiten samenvatten
34
Vergadering afsluiten

Nazorg

35
Materialen verzamelen
2 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Afval sorteren
2 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Ruimte schoonmaken
2 personen
40
Techniek afkoppelen
2 personen
41
Ruimte afsluiten
42
Notulen uitwerken
43
Actiepunten versturen
44
Gevonden spullen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Vergadertafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Inschrijftafel
Presentatietafel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Dienbladenaantal 4

Papierwaren

Naamkaartjesaantal 70
Notitieblokkenaantal 70
Balpennenaantal 70
Printpapieraantal 250
Presentatiemappenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilaantal 2
Bezem

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst de datum, ruimte en agenda. Bevestig sprekers en verstuur de uitnodigingen daarna, zodat deelnemers meteen weten waar de vergadering over gaat en hoe ze zich aanmelden.
Open het aanmeldformulier ruim vóór de vergadering en verwerk aanmeldingen doorlopend. Verzamel dieetwensen niet pas bij de koffie, maar noteer ze samen met de inschrijving.
Wijs uiterlijk enkele dagen vooraf een notulist aan en verzamel alle presentaties en stukken op één plek. Druk de deelnemerslijst, agenda en vergaderstukken pas af nadat de laatste wijzigingen zijn verwerkt.
Test de beamer, laptop, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers vóór de deelnemers binnenkomen. Neem ook verlengkabels en stekkerdozen mee; een presentatie die alleen op de eigen laptop werkt, zorgt snel voor vertraging.
Open de ruimte vroeg genoeg om tafels, stoelen, inschrijftafel en presentatietafel klaar te zetten. Zet koffie, thee, water en gekoelde dranken klaar voordat je de aanwezigheid registreert, zodat de ontvangst niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wijkraadsvergadering plannen?: Leg de datum en ruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen zodra de agenda en praktische informatie voldoende definitief zijn.
Wanneer moet je de agenda voor een wijkraadsvergadering versturen?: Stuur de agenda en beschikbare stukken idealiter 5 tot 7 dagen vóór de vergadering. Zo kunnen deelnemers onderwerpen voorbereiden en kun je ontbrekende presentaties nog opvragen.
Hoeveel koffie en thee heb je nodig voor een wijkraadsvergadering?: Reken tijdens een vergadering van 2 uur op ongeveer 3 koppen koffie of thee per persoon, naast water. Voor 20 deelnemers betekent dat circa 60 koppen; houd extra bekers en een reservekan achter de hand.
Wanneer test je de techniek voor een wijkraadsvergadering?: Test alle apparatuur minimaal 60 minuten vóór aanvang en controleer ook de aansluitingen en het geluid in de hele ruimte. Open de presentaties alvast om te zien of lettertypen, video’s en dia’s goed werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.