Organiser une réunion de conseil de quartier, étape par étape

Commencez par fixer la date et réserver la salle, puis construisez l’ordre du jour autour des intervenants confirmés. Les invitations et le formulaire d’inscription doivent partir assez tôt pour connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. Dans les jours précédant la réunion, rassemblez les présentations, imprimez les documents et testez toute la technique. Le jour même, prévoyez une personne à l’accueil, un secrétaire et une installation terminée avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de la réunion
2
Réserver une salle de réunion
3
Établir l’agenda
2 personnes
4
Confirmer les intervenants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Désigner un secrétaire
10
Rassembler les présentations
11
Tester la technique
2 personnes
12
Imprimer la liste des participants
13
Imprimer l'ordre du jour et les documents
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
16
Préparer les en-cas
2 personnes
17
Ouvrir la salle de réunion
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les chaises
3 personnes
20
Aménager la table de présentation
21
Brancher la technique
2 personnes
22
Installer la table d'inscription
23
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Enregistrer la présence
2 personnes
26
Ouvrir la réunion
27
Rédiger le compte rendu
28
Accompagner les intervenants
29
Réapprovisionner les boissons
30
Servir des amuse-bouches
2 personnes
31
Annoncer la pause
32
Recueillir les questions du quartier
33
Résumer les décisions
34
Clore la réunion

Suivi

35
Rassembler le matériel
2 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Trier les déchets
2 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Nettoyer l’espace
2 personnes
40
Débrancher le matériel technique
2 personnes
41
Fermer la salle
42
Rédiger le procès-verbal
43
Envoyer les actions à mener
44
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table de présentation

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateauxqté 4

Papeterie

Badges nominatifsqté 70
Blocs-notesqté 70
Stylos à billeqté 70
Papier d’impressionqté 250
Chemises de présentationqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièreqté 2
Balai

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle au moins 3 à 4 semaines avant la réunion et vérifiez qu’elle permet d’installer les tables, les chaises et une table séparée pour les inscriptions.
Envoyez les invitations dès que la date, l’ordre du jour provisoire et les intervenants sont confirmés. Laissez idéalement 10 à 14 jours pour les réponses et les besoins alimentaires.
Traitez les inscriptions deux fois : une première fois 7 jours avant, puis une dernière fois 48 heures avant. Imprimez ensuite la liste des participants et préparez les badges nominatifs.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant. Ouvrez chaque présentation sur l’ordinateur qui sera utilisé le jour même.
Prévoyez l’accueil et le café avant l’ouverture des portes : comptez environ 15 minutes pour installer la table d’inscription et 30 minutes pour préparer les boissons, les verres et les en-cas.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une réunion de conseil de quartier ?: Commencez 3 à 4 semaines avant avec la date, la salle et les intervenants. Gardez les 48 dernières heures pour le suivi des inscriptions, l’impression et le test final de la technique.
Quand envoyer les invitations pour une réunion de conseil de quartier ?: Envoyez-les dès que la date et l’ordre du jour provisoire sont fixés, idéalement 10 à 14 jours avant la réunion. Fermez ou actualisez les inscriptions 48 heures avant pour ajuster les documents et les en-cas.
Que faut-il tester avant une réunion avec vidéoprojecteur ?: Testez au minimum le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises 24 heures avant. Ouvrez aussi chaque présentation pour repérer un fichier manquant ou un problème de format.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public pour placer les tables et les chaises, brancher la technique, installer l’accueil et préparer le café. Ajoutez 15 minutes si la salle est utilisée par un autre groupe juste avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.