Zo organiseer je een wijkdebat zonder losse eindjes

Begin met het doel van het debat en leg daarna de datum, locatie en hoofdonderwerpen vast. Regel sprekers en een onafhankelijke gespreksleider voordat je uitnodigingen maakt; hun beschikbaarheid bepaalt vaak het programma. Werk vervolgens aan aanmeldingen, wijkpromotie, toegankelijkheid en de technische voorbereiding. In de laatste week controleer je deelnemers, vragen, naamkaartjes, stembiljetten en de rolverdeling voor de avond.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Gespreksleider vastleggen
5
Programma opstellen
2 personen
6
Debatonderwerpen bepalen
3 personen
7
Vragen voor sprekers maken
2 personen
8
Aanmeldformulier maken
9
Uitnodigingen ontwerpen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Wijkpromotie plaatsen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Toegankelijkheid inventariseren
15
Reservering locatie maken
16
Reservering stoelen maken
17
Reservering apparatuur maken
18
Sprekersinformatie versturen
19
Technische eisen opvragen
20
Vrijwilligers werven
2 personen
21
Taken verdelen
2 personen
22
Aanmeldingen bevestigen
23
Herinnering versturen
24
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
25
Stembiljetten printen
26
Programma's printen
27
Routebordjes printen
28
Boodschappen doen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Locatiesleutels ophalen
32
Materialen controleren
2 personen
33
Zaal ventileren
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Stoelen plaatsen
3 personen
36
Podiumtafel plaatsen
2 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
38
Microfoons testen
2 personen
39
Presentatie testen
2 personen
40
Infotafel inrichten
2 personen
41
Registratietafel inrichten
2 personen
42
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
43
Buffettafel inrichten
3 personen
44
Naamkaartjes klaarleggen
45
Programma's klaarleggen

Event

46
Sprekers ontvangen
2 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
50
Debat openen
51
Sprekers introduceren
52
Debat begeleiden
2 personen
53
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
57
Pauze aankondigen
58
Vervolgdebat begeleiden
2 personen
59
Publieksreacties noteren
2 personen
60
Stemming uitleggen
61
Stembiljetten uitdelen
2 personen
62
Stembiljetten innemen
2 personen
63
Stemmen tellen
3 personen
64
Uitkomst presenteren
65
Debat afsluiten
66
Informeel napraten begeleiden
2 personen
67
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

68
Afval verzamelen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Buffet opruimen
2 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
73
Apparatuur demonteren
2 personen
74
Zaal schoonmaken
3 personen
75
Toiletten controleren
76
Gevonden voorwerpen verzamelen
77
Locatie afsluiten
2 personen
78
Materialen terugbrengen
2 personen
79
Apparatuur retourneren
2 personen
80
Overgebleven eten verdelen
2 personen
81
Afval wegbrengen
2 personen
82
Bezoekers bedanken
83
Sprekers bedanken
84
Debatresultaten delen
85
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Spreektafel
Podiumstoelenaantal 6
Registratietafel
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Geluidsmengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Schenkkanaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Soepkommenaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Voedseltangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 120
Pennenaantal 30
Infobordenaantal 6
Wegwijzerbordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal vier weken voor het debat de datum en locatie vast en controleer direct of vergunningen nodig zijn. Vraag ook na hoeveel stoelen, podiumstoelen en tafels beschikbaar zijn, zodat je niet pas bij de opbouw tekorten ontdekt.
Benader sprekers voordat je het programma publiceert en vraag hun technische eisen uiterlijk twee weken vooraf op. Controleer bijvoorbeeld of zij een laptop, beamer, projectiescherm of draadloze microfoon nodig hebben.
Houd het programma strak: plan per debatonderwerp een vaste spreektijd en laat de gespreksleider vooraf de vragen ontvangen. Reserveer daarnaast tijd voor vragen uit de zaal en een duidelijke afsluiting.
Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Stuur deelnemers uiterlijk drie dagen voor het wijkdebat een bevestiging met tijd, locatie, bereikbaarheid en eventuele praktische instructies.
Maak één draaiboek met de taakverdeling voor vrijwilligers, ontvangst, techniek en catering. Test geluidsmengpaneel, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen vóór binnenkomst van het publiek en leg naamkaartjes en stembiljetten bij de registratietafel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wijkdebat organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren. Plan de locatie, sprekers en gespreksleider in de eerste 2 weken; gebruik de resterende tijd voor promotie, aanmeldingen en techniek.
Hoeveel sprekers heb je nodig voor een wijkdebat?: Voor een overzichtelijk debat zijn meestal 3 tot 5 sprekers werkbaar. Geef iedere spreker vooraf de onderwerpen, vragen en spreektijden, zodat het programma niet uitloopt.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een wijkdebat?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en plaats wijkpromotie op meerdere momenten. Stuur een herinnering 3 tot 5 dagen voor het debat aan iedereen die zich heeft aangemeld.
Wat moet je een week voor een wijkdebat controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, toegankelijkheid, technische eisen en vrijwilligersplanning. Print naamkaartjes en stembiljetten uiterlijk 1 dag van tevoren en test de apparatuur vóór de zaal opengaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.