Eine Stadtteildebatte strukturiert organisieren

Eine Stadtteildebatte gelingt, wenn Inhalt, Beteiligung und Ablauf früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ort und Debattenthemen fest, prüfe notwendige Genehmigungen und sprich passende Referenten an. Danach folgen Moderation, Programm, Anmeldung und lokale Werbung. Plane Technik, Sitzordnung und Helfer nicht erst am Veranstaltungstag: Funkmikrofone, Beamer, Registrierung und barrierefreie Zugänge müssen vorab getestet und bestätigt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Referenten ansprechen
2 Personen
4
Moderation festlegen
5
Programm erstellen
2 Personen
6
Debattenthemen festlegen
3 Personen
7
Fragen für Redner erstellen
2 Personen
8
Anmeldeformular erstellen
9
Einladungen gestalten
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Stadtteilwerbung anbringen
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Barrierefreiheit erfassen
15
Location reservieren
16
Sitzplatzreservierung vornehmen
17
Gerätereservierung erstellen
18
Referenteninformationen versenden
19
Technische Anforderungen anfragen
20
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
21
Aufgaben verteilen
2 Personen
22
Anmeldungen bestätigen
23
Erinnerung senden
24
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
25
Stimmzettel drucken
26
Programme drucken
27
Wegweiser drucken
28
Einkaufen gehen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Standortschlüssel abholen
32
Materialien prüfen
2 Personen
33
Saal lüften
34
Tische aufstellen
3 Personen
35
Stühle aufstellen
3 Personen
36
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
37
Tontechnik anschließen
2 Personen
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Präsentation testen
2 Personen
40
Infotafel einrichten
2 Personen
41
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
42
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
43
Buffet-Tisch einrichten
3 Personen
44
Namensschilder bereitlegen
45
Programme bereitlegen

Event

46
Referenten empfangen
2 Personen
47
Besucher registrieren
3 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
50
Debatte eröffnen
51
Redner vorstellen
52
Debatte moderieren
2 Personen
53
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
57
Pause ankündigen
58
Folgedebatte moderieren
2 Personen
59
Publikumsreaktionen notieren
2 Personen
60
Abstimmung erklären
61
Stimmzettel ausgeben
2 Personen
62
Stimmzettel einsammeln
2 Personen
63
Stimmen zählen
3 Personen
64
Ergebnis präsentieren
65
Debatte beenden
66
Informellen Austausch moderieren
2 Personen
67
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Buffet aufräumen
2 Personen
71
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
72
Tonanlage ausschalten
2 Personen
73
Geräte abbauen
2 Personen
74
Saal reinigen
3 Personen
75
Toiletten kontrollieren
76
Fundsachen sammeln
77
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
78
Materialien zurückbringen
2 Personen
79
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
81
Müll entsorgen
2 Personen
82
Besucher bedanken
83
Sprecher danken
84
Debattergebnisse teilen
85
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 100
Rednertisch
BühnensitzeAnz. 6
Registrierungstisch
Buffet-TischAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
Tonmischpult
LautsprecherAnz. 2
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 2
Präsentationsklicker

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TrinkgläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 100
KaraffeAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SuppenschalenAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
LebensmittelzangenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 120
StifteAnz. 30
InfotafelnAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
PutzeimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Debattenthemen fest, bevor du Einladungen verschickst. Formuliere pro Thema konkrete Fragen für die Redner, damit die Moderation nicht spontan nachhaken muss.
Bestätige Referenten spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung und sende ihnen danach Programm, technische Anforderungen sowie die geplante Redezeit schriftlich.
Schließe das Anmeldeformular mit Feldern für Ernährungswünsche und Barrierefreiheit ab. Prüfe die Angaben mindestens 7 Tage vorher und kläre nötige Sitzplatzreservierungen mit der Location.
Plane für Registrierung und Namensschilder mindestens 30 Minuten vor Beginn. Teile Helfer festen Aufgaben zu, statt nur allgemein um Unterstützung zu bitten.
Teste Tonanlage, Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Präsentationsklicker mindestens 60 Minuten vor Einlass. Lege Verlängerungskabel und Powerbanks bereit, damit ein leerer Akku oder eine ungünstige Steckdose den Ablauf nicht stoppt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Stadtteildebatte organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Ort und Genehmigungen klären, Referenten anfragen, Themen festlegen und Einladungen rechtzeitig verschicken.
Wie viele Themen braucht eine Stadtteildebatte?: Plane für einen Abend mit etwa 90 bis 120 Minuten meist 2 bis 4 Themen. Rechne pro Thema ungefähr 20 bis 30 Minuten einschließlich Fragen aus dem Publikum ein.
Wann sollte ich die Technik für eine Stadtteildebatte prüfen?: Frage die technischen Anforderungen der Referenten spätestens 2 Wochen vorher ab. Teste Mikrofone, Tonmischpult, Beamer und Präsentationen zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass vor Ort.
Wie lange vorher sollte man die Anmeldung schließen?: Schließe die Anmeldung, sobald die Raumkapazität erreicht ist, spätestens aber 2 bis 3 Tage vor der Debatte. So bleiben Zeit für Bestätigungen, Sitzplätze, Namensschilder und die Erfassung von Barrierefreiheit.

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