Comment organiser une course cycliste sans rien oublier

Une course cycliste se prépare d’abord sur le papier, bien avant l’installation du départ. Commence par définir le format et les catégories, puis fixe le parcours et vérifie chaque point de sécurité. Les autorisations, le plan de circulation, les secours et le chronométrage doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organise les participants, les bénévoles, les dossards et le matériel pour que le jour de la course reste lisible et fluide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le concept de la compétition
2 personnes
2
Définir les catégories de compétition
2 personnes
3
Mettre en place le parcours
3 personnes
4
Vérifier la sécurité du parcours
3 personnes
5
Demander les autorisations
6
Soumettre le plan de circulation
7
Réserver des agents de circulation
8
Réserver le personnel de premiers secours
9
Réserver le chronométrage
10
Réserver le lieu de départ
11
Organiser l’assurance du match
12
Publier le formulaire d'inscription
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Vérifier les données des participants
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Envoyer la confirmation aux participants
18
Concevoir les dossards
19
Imprimer les dossards
2 personnes
20
Imprimer le programme
21
Commander les prix et médailles
22
Réserver les barrières et les tentes
23
Réserver des tables et des chaises
24
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
25
Répartir les bénévoles
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Faire les courses
3 personnes
28
Récupérer le matériel
3 personnes
29
Trier les dossards
2 personnes
30
Préparer les panneaux d’itinéraire
3 personnes

Événement

31
Fixer les dossards
3 personnes
32
Balisage du départ et de l'arrivée
6 personnes
33
Monter les tentes
6 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Installer le système de chronométrage
3 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Balisage du parcours
8 personnes
39
Tenir les postes de circulation
12 personnes
40
Installer le matériel de premiers secours
2 personnes
41
Aménager le parking à vélos
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Refroidir les boissons
2 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Inscrire les participants
4 personnes
46
Distribuer les dossards
3 personnes
47
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
3 personnes
48
Faire le briefing de départ
2 personnes
49
Lancer la compétition
3 personnes
50
Encadrer les coureurs et la circulation
12 personnes
51
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
52
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
4 personnes
53
Distribuer de l’eau à l’arrivée
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
56
Publier les classements intermédiaires
2 personnes
57
Distribuer le formulaire de protestation
58
Vérifier les résultats
3 personnes
59
Préparer la remise des prix
3 personnes
60
Assurer la remise des prix
4 personnes
61
Prendre les photos de fin
62
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

63
Retirer les panneaux du parcours
8 personnes
64
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
65
Rassembler le matériel
6 personnes
66
Démonter les tentes
6 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Publier les résultats en ligne
72
Remercier les participants
73
Partager les photos
74
Retourner les matériels
3 personnes
75
Archiver les dossards
76
Archiver l’administration du concours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 4
Barrières de sécuritéqté 40
Râteliers à vélosqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 14
Batteries externesqté 6
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 4
Glacièresqté 6
Marqueursqté 12
Calculatricesqté 2

Matériel de sport

Ceintures de dossardqté 120
Porte-dossardsqté 120
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Flèches de directionqté 80
Ruban d’arrivéeqté 10
Cônes de signalisationqté 30
Drapeauxqté 20
Tissu d’arrivée
Blocs de podiumqté 3
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 12
Cloche de départ
Presse-papiersqté 15
Gilets de sécuritéqté 20
Capes de pluieqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Catering

Distributeurs d'eauqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24
Casiers de boissonsqté 8
Poubellesqté 12
Table des prix

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Bandages pour le cou et le poignetqté 6
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bannière départ-arrivée
Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 20

Fournitures de bureau

Papier d’impressionqté 2
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Enveloppesqté 50
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 300
Ciseauxqté 6

Nettoyage

Pinces à déchetsqté 6
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs d'essuie-toutqté 4

Courses

Courses

Conseils

Commence par le parcours, pas par les inscriptions : mesure les horaires de passage, repère les croisements et prévois des barrières, cônes et flèches aux endroits où les coureurs peuvent hésiter.
Lance les démarches administratives dès que le tracé est stabilisé. Prévois un délai de plusieurs semaines pour les autorisations, l’assurance et le plan de circulation, puis ne publie le formulaire d’inscription qu’une fois ces points engagés.
Ferme les inscriptions assez tôt pour vérifier les données des participants, leurs catégories et leurs besoins alimentaires. Envoie la confirmation au moins 7 jours avant la course avec l’horaire, le lieu de départ et les consignes.
Prépare les dossards et le programme avant la dernière semaine. Imprime quelques exemplaires supplémentaires et teste l’ordinateur, l’imprimante, les chronomètres, les talkies-walkies et le matériel sonore au moins la veille.
Fais un briefing des bénévoles le jour précédent ou 2 heures avant le départ. Donne à chaque régulateur un emplacement précis, un moyen de communication et la procédure à suivre en cas d’incident ou de cycliste en difficulté.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course cycliste ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course sur route, surtout si le parcours nécessite des autorisations et un plan de circulation. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les dossards et le briefing.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions d’une course cycliste ?: Ouvrez les inscriptions lorsque le parcours, les catégories, l’assurance et les principales autorisations sont suffisamment avancés. Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant l’épreuve pour contrôler les informations et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course cycliste ?: Le nombre dépend des intersections et de la longueur du parcours, mais affectez au minimum une personne à chaque point de circulation à sécuriser. Ajoutez une équipe mobile et désignez un responsable qui coordonne les bénévoles par talkie-walkie.
Que faut-il prévoir pour le chronométrage et l’arrivée ?: Prévoyez le système de chronométrage, des chronomètres de secours, un ordinateur, une imprimante et une alimentation fiable avec rallonges et multiprises. Installez le ruban ou le tissu d’arrivée, les blocs de podium et les récompenses avant l’ouverture du départ.

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