Zo organiseer je een wielerwedstrijd

Begin niet met startnummers of medailles, maar met het parcours en de vergunning. Zodra start- en finishlocatie vaststaan, regel je verkeersmaatregelen, EHBO en vrijwilligers. Daarna volgt de inschrijving: deelnemers verwerken, startgroepen indelen en dieetwensen verzamelen. In de laatste week controleer je het parcours opnieuw, sorteer je de startnummers en bereid je routeborden en de prijzentafel voor. Zo voorkom je dat cruciale zaken pas op de wedstrijddag zichtbaar worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdvergunning aanvragen
2
Parcours vastleggen
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Finishlocatie reserveren
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
EHBO-bezetting vastleggen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Omwonenden informeren
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Startgroepen indelen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startnummers ontwerpen
14
Routekaarten afdrukken
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Verkeersposten indelen
2 personen
17
Vrijwilligersinstructies afdrukken
18
Prijzen en medailles bestellen
19
Fietsen voor controle verzamelen
2 personen
20
Parcours opnieuw controleren
3 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Routeborden voorbereiden
3 personen
25
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Start- en finishgebied opbouwen
6 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
Tijdregistratie installeren
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
EHBO-post inrichten
2 personen
33
Verkeersposten uitrusten
4 personen
34
Parcours bewegwijzeren
6 personen
35
Afzettingen plaatsen
6 personen

Event

36
Startnummers uitdelen
4 personen
37
Fietscontroles uitvoeren
3 personen
38
Renners naar start begeleiden
3 personen
39
Startschot geven
40
Verkeersposten bemannen
12 personen
41
Renners langs parcours begeleiden
4 personen
42
Tussentijden registreren
3 personen
43
Finishers registreren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
46
Muziek verzorgen
47
EHBO-post bemannen
2 personen
48
Uitslagen controleren
2 personen
49
Prijzen klaarleggen
2 personen
50
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
51
Publiek informeren
2 personen
52
Avondverlichting inschakelen
2 personen
53
Avondprogramma begeleiden
3 personen
54
Catering serveren
4 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Parcours afzetten controleren
3 personen

Nazorg

58
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
59
Afzettingen verwijderen
6 personen
60
Routeborden verwijderen
6 personen
61
Meubilair afbreken
5 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
65
Materiaal inventariseren
2 personen
66
Huurmateriaal retourneren
2 personen
67
Restanten opslaan
2 personen
68
Uitslagen publiceren
69
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Klaptafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Racefietsenaantal 2
Reservewielenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Startnummersaantal 200
Startnummerhoudersaantal 200
Rennershesjesaantal 20
Finishlint
Medaillesaantal 30
Bekersaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
Klembordenaantal 10
Stopwatchesaantal 6
Verrekijkersaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 12
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Koelboxenaantal 6

Veiligheid

Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 40
Waarschuwingsbordenaantal 25
Reflecterende hesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Nitrilhandschoenenaantal 4
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Bannersaantal 8
Vlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Afzetlintaantal 10
Pijlbordenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Sponsjesaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg vast en reserveer daarna start- en finishlocatie. Controleer de route in de laatste week nogmaals; wegwerkzaamheden of gewijzigde verkeerssituaties kunnen je oorspronkelijke plan onbruikbaar maken.
Vraag de wedstrijdvergunning en verkeersmaatregelen ruim vóór de wedstrijddag aan. Deel verkeersposten daarna per kruispunt in en geef iedere vrijwilliger schriftelijke instructies plus een telefoon of portofoon.
Sluit de inschrijving niet pas op de startdag. Verwerk de aanmeldingen vooraf, deel renners in startgroepen in en sorteer de startnummers per groep, zodat uitgifte niet voor opstopping zorgt.
Plan materiaalcontrole als apart moment. Verzamel fietsen voor controle en leg reservewielen, fietspompen en fietsgereedschapssets klaar; een ontbrekende pomp of sleutel vertraagt de start direct.
Maak een wedstrijddagindeling met vaste tijden voor routecontrole, vrijwilligersbriefing, start, finish en prijsuitreiking. Test laptop, printer, geluidsset, microfoons en portofoons vooraf en laad powerbanks op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met vergunning, parcours en locaties. Regel vrijwilligers, verkeersposten en materiaal uiterlijk enkele weken voor de wedstrijddag; de laatste week gebruik je voor controle en voorbereiding.
Wanneer vraag je een vergunning voor een wielerwedstrijd aan?: Vraag de wedstrijdvergunning aan voordat je de deelnemers definitief uitnodigt en neem hiervoor meerdere weken voorbereidingstijd. De benodigde termijn verschilt per bevoegde instantie, dus controleer die meteen bij het vastleggen van het parcours.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wielerwedstrijd?: Het aantal hangt af van parcourslengte, kruisingen en deelnemersaantal. Tel eerst alle verkeersposten, start- en finishfuncties, EHBO en inschrijving op en wijs daarna per post een vervanger aan; plan minimaal één briefing vooraf.
Wat controleer je in de laatste week voor een wielerwedstrijd?: Controleer het parcours, de weersverwachting en de verkeersposten. Sorteer startnummers, bereid routeborden en de prijzentafel voor, test portofoons en geluidsapparatuur en doe de boodschappen uiterlijk vóór de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.