Comment organiser une course cycliste sans rien laisser au hasard

Une course cycliste se prépare d’abord sur le plan administratif, puis sur le terrain. Commencez par obtenir l’autorisation de course, fixer le parcours et réserver séparément le départ et l’arrivée. Les mesures de circulation, les postes de bénévoles et la couverture des secours doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les derniers jours, vérifiez à nouveau le parcours, triez les dossards et préparez les panneaux de direction, le matériel de dépannage et la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation de compétition
2
Définir le parcours
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ
4
Réserver le lieu d'arrivée
5
Demander des mesures de circulation
6
Assurer la présence des secours
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Informer les riverains
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Répartir les groupes de départ
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Concevoir les dossards
14
Imprimer les cartes d'itinéraire
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les postes de circulation
2 personnes
17
Imprimer les consignes des bénévoles
18
Commander les prix et médailles
19
Rassembler les vélos pour contrôle
2 personnes
20
Revérifier le parcours
3 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Faire les courses
3 personnes
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
25
Préparer la table des prix
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Installer le système de chronométrage
2 personnes
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
33
Équiper les postes de circulation
4 personnes
34
Balisage du parcours
6 personnes
35
Installer les barrières
6 personnes

Événement

36
Distribuer les dossards
4 personnes
37
Effectuer les contrôles des vélos
3 personnes
38
Accompagner les coureurs au départ
3 personnes
39
Donner le coup d’envoi
40
Tenir les postes de circulation
12 personnes
41
Accompagner les coureurs le long du parcours
4 personnes
42
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
43
Enregistrer les arrivants
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
46
Fournir la musique
47
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
48
Vérifier les résultats
2 personnes
49
Préparer les prix
2 personnes
50
Animer la remise des prix
3 personnes
51
Informer le public
2 personnes
52
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
53
Encadrer le programme du soir
3 personnes
54
Servir le service traiteur
4 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Vérifier le balisage du parcours
3 personnes

Suivi

58
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
59
Retirer les barrières
6 personnes
60
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
61
Démonter le mobilier
5 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
5 personnes
64
Rassembler les objets perdus
2 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Retourner le matériel loué
2 personnes
67
Ranger les restes
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables pliantesqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Vélos de courseqté 2
Roues de rechangeqté 6
Pompes à véloqté 4
Kits d’outils pour véloqté 3
Numéros de départqté 200
Porte-dossardsqté 200
Maillots de coureurqté 20
Ruban d'arrivée
Médaillesqté 30
Gobeletsqté 12
Blocs de podiumqté 3
Presse-papiersqté 10
Chronomètresqté 6
Jumellesqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 6

Sécurité

Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 40
Panneaux d'avertissementqté 25
Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Gants en nitrileqté 4
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Bannièresqté 8
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 100
Ruban de balisageqté 10
Panneaux indicateursqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 200
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours avant de publier le formulaire d’inscription. Prévoyez ensuite un second contrôle sur place quelques jours avant la course : travaux, déviations et chaussée dégradée peuvent modifier votre plan.
Réservez les signaleurs tôt et répartissez chaque poste avec une consigne écrite. Remettez les instructions imprimées aux bénévoles et prévoyez des talkies-walkies ou des téléphones pour les points éloignés.
Ne laissez pas les dossards au dernier moment : triez-les par groupe de départ dès que les inscriptions sont stabilisées. Préparez aussi les porte-dossards, les feuilles de contrôle et un chronomètre pour éviter une file au départ.
Installez séparément les zones de départ et d’arrivée, avec tables, chaises, tentes et alimentation électrique. Testez l’ordinateur, l’imprimante, la sonorisation, les rallonges et les batteries avant l’ouverture des participants.
Contrôlez les vélos et le dépannage avant l’accueil des coureurs : pompes, roues de rechange et outils doivent être regroupés à un endroit connu. Préparez également les médailles, les coupes et les blocs du podium avant le début des arrivées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course cycliste ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une course avec autorisation, mesures de circulation et bénévoles. Commencez encore plus tôt si le parcours traverse plusieurs communes ou si la date est très demandée.
Quand ouvrir les inscriptions d’une course cycliste ?: Ouvrez-les lorsque le parcours, les lieux de départ et d’arrivée et les principales mesures de sécurité sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Fixez une date de clôture environ 7 jours avant la course pour trier les groupes et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une course cycliste ?: Le nombre dépend surtout des carrefours et des points de circulation, mais comptez au minimum un bénévole par poste à tenir, plus une réserve de 10 à 15 % pour les absences. Chaque poste doit recevoir sa consigne, son horaire et un moyen de communication.
Que vérifier la veille d’une course cycliste ?: Refaites le parcours, consultez la météo, confirmez les secours et les bénévoles, puis contrôlez les dossards, les panneaux, les tables et l’alimentation électrique. Gardez une marge d’au moins 2 heures le matin pour installer le départ et tester la sonorisation.

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