Zo organiseer je een wetenschapsbeurs

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte. Nodig daarna exposanten uit en open een aanmeldformulier, zodat je weet hoeveel stands, demonstraties en bezoekers je moet plannen. Leg de exposantenlijst vast voordat je de plattegrond en het programma maakt. Regel vervolgens vergunningen, verzekering, veiligheidsinstructies en techniek. In de laatste week controleer je presentaties, demonstratiematerialen, bewegwijzering, naambadges en de stroomvoorziening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Exposanten uitnodigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Exposantenlijst vastleggen
2 personen
8
Plattegrond indelen
2 personen
9
Demonstraties selecteren
3 personen
10
Programma opstellen
2 personen
11
Sprekers bevestigen
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Vergunningen controleren
14
Verzekering controleren
15
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
16
Exposanteninstructies versturen
2 personen
17
Bewegwijzering ontwerpen
18
Naambadges ontwerpen
19
Infoborden afdrukken
2 personen
20
Naambadges afdrukken
21
Presentaties verzamelen
2 personen
22
Techniek testen
2 personen
23
Demonstratiematerialen controleren
3 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Materialen sorteren
3 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
31
Exposantenplekken markeren
2 personen
32
Exposanten ontvangen
3 personen
33
Exposanten helpen opbouwen
5 personen
34
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
35
Infobalie inrichten
2 personen
36
Catering klaarzetten
3 personen
37
Registratiebalie bemannen
2 personen
38
Bezoekers verwelkomen
3 personen
39
Programma uitdelen
2 personen
40
Demonstraties begeleiden
4 personen
41
Lezingen aankondigen
42
Lezingen ondersteunen
2 personen
43
Dranken serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Fotomomenten vastleggen
49
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
50
Publieksstemming begeleiden
2 personen
51
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
52
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
53
Exposanten helpen afbouwen
5 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

55
Materialen verzamelen
4 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Afval sorteren
2 personen
58
Locatie schoonmaken
4 personen
59
Gevonden voorwerpen verzamelen
60
Sleutels en toegangspassen inleveren
61
Geleende materialen retourneren
2 personen
62
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
63
Foto's en documenten archiveren
64
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 24

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 6
Pillarsnoerenaantal 2
Powerbanksaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Lijmpistolenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Beursbannersaantal 6
Pijlenbordenaantal 20
Exposantenbordenaantal 30
Tafelbordjesaantal 30
Naamkaartjesaantal 100
Klembordenaantal 20
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 80
Stembiljetdoos
Prijzenaantal 3
Polsbandjesaantal 250
Draadrekkenaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 40
Nitrilhandschoenenaantal 200
Brandblussersaantal 2
Waarschuwingslintaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de plattegrond pas nadat de exposantenlijst is gesloten. Reserveer per stand niet alleen een tafel, maar ook ruimte voor bezoekers, stoelen en demonstratiematerialen.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit die inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Zo kun je catering en servies in één keer controleren.
Verzamel presentaties en bestanden minimaal 3 dagen vooraf op één plek, bijvoorbeeld op USB-sticks. Test daarna de laptops, beamer, speakers, microfoon en het mengpaneel op de locatie.
Maak per demonstratie een korte veiligheidsinstructie en controleer materialen uiterlijk de dag vóór de beurs. Leg verlengsnoeren vast met kabelbinders en gaffer tape, zodat looproutes vrij blijven.
Maak de registratie en bewegwijzering zichtbaar vanaf de ingang. Druk naambadges en infoborden uiterlijk 2 dagen vooraf af en leg bij de registratietafel extra exemplaren en pennen klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wetenschapsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum en locatie vast, nodig exposanten uit en controleer vergunningen en verzekering.
Wanneer moet ik exposanten voor een wetenschapsbeurs uitnodigen?: Stuur de uitnodigingen 8 weken voor de beurs en geef minimaal 3 weken aanmeldtijd. Sluit daarna de exposantenlijst, zodat je de plattegrond en het programma definitief kunt maken.
Wanneer test je de techniek voor een wetenschapsbeurs?: Test laptops, beamer, projectiescherm, speakers, microfoon en mengpaneel minimaal 3 dagen vooraf en nogmaals op de opbouwdag. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en powerbanks.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een wetenschapsbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, registratie, bewegwijzering, techniek en exposantenmaterialen. Plan daarna nog 30 minuten voor een veiligheidsronde en een laatste controle van de demonstraties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.